写作素材“管理学”

【本文是“素材三部曲”之二，刊于《应用写作》2019年第8期，原名《你不理材 材不理你——管好素材的“八个维度”》，解决的是素材“怎么管”的问题。初衷源于一个洞察：有些人收集素材时有“捡到篮里就是菜”的心理，只顾往篮里装，一存了之，殊不知随着东西越装越多，秩序就越来越乱，临时根本不知材料在哪儿，甚至已忘记“有过”材料。怎么管好素材？思索良久，一天，我从一本书中捕获一个灵感，我注意到，一支军队无论兵马再多，也秩序井然，关键时召之即来、来之能战。奥妙在哪里？就在建制方法上，如军、师、团、营、连、排、班，按序列编番号、分层级，各就其位、各司其职。于是我就跨界思考，不是也将写作比喻为打仗吗？那写作素材就是作者麾下的兵马了，也应该有一套管理的建制吧！不错，确实有一套，而且与军队建制一样，灵魂就在一个“分”字上，将笼统的东西分类、分块、分层，形成不同层级、种类、板块后，秩序自然就出来，需要时只管“按图索骥”即可“手到擒来”。于是，我结合实践写了此文，提出素材分类的形态、业务、作者、事理、时间、空间、文种、空间八个维度，这个过程是系统思维、逻辑思维、跨界思维的综合运用。】

常言说：手中有粮，心里不慌。这句话对写作而言，却不尽然。因为在写作中，若只是做到“有”材料，而不会“管”材料，纵使有材料万千，临到用时照样“没”料可用。

怎样才能管好素材，让素材服从调遣呢？

笔者以为，可以借鉴军队管理经验，建立起一套系统的管理体制，从不同的维度对素材进行分门别类管理。归纳起来，可从以下八个维度来分类。

1.形态维度

这是从素材的外在表现形态考虑，把素材按形态划分为若干类别，建立“类型库”。素材的表现形态通常有三种分法。

一是按“载体”分，大致有四类：一类是手写资料，是在阅读中亲手记录、摘抄而形成的资料，这类资料最好用专门的记录本，可按内容准备不同的本子。第二类是剪辑资料，是从报刊杂志或其他纸质资料上裁剪下来粘贴汇集而成的资料，为便于管理，最好准备专门的剪辑本，条件允许时，还可以按刊物类型分类。第三类是电子资料，是在电脑中复制而成的资料，这种资料是本文探讨的主要对象。第四类是网络资料，是在手机或电脑里通过“收藏”功能保存下来的资料。

二是按“内容”分，大致也有四类：即文字、图片、音频和视频。这几种素材，要数文字资料数量最大，可以说是素材中的绝对主角，是文字工作者的主要武器。而图片、音频和视频资料通常只作为痕迹资料保存，通常用来辅助记忆。譬如，在某种场合，由于领导讲话语速快、记录不方便等原因，手写跟不上，难以保证记录的完整性和准确性，这种情况下，就会用设备先录下来，回来慢慢听。这些素材由于格式、大小不一，建议分门别类建立文件夹，分别存储。

三是按“存在”分，有两种：以上几种划分，不管是手写、剪辑、电子、网络，或是文字、图片、音频、视频，归根结底就两种形态。一类是实物形态，如读书笔记、工作笔记、剪贴本、复印件等，以物质的形式存在。另一类是虚拟形态，主要是指电子版本、网络链接等，以虚拟的形式存在。在当今信息技术越来越发达的今天，虚拟形态的资料越来越占主流，值得我们深入研究其管理方法。

2.业务维度

这是从机构和职能的角度考虑，把素材归入单位、部门或具体职能之下，建立“业务库”。业务划分有三个层次。

一是单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的资料，首先要站在全单位的高度，以单位名称建立一个根目录，用这个根目录来统领所有部门的资料。如果从外单位收集的资料数量多、规律性强，为防止与本单位资料混淆，不妨给外单位也建立素材库，如“省商务厅文件”“某某市政府文件”等。

二是部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系，分为若干层级和组成部门，如办公室，人事部、财务部、市场部、技术部等，每个部门必然会产生很多资料。若是作为单位的综合文稿起草者，意味着每个单位的资料都不能放过，把它们笼统地堆在一起显然不行，最好还是按部门、层次，为每个部门建立一个资料库，归口管理为宜。

三是职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责，都要负责一些非常具体的工作任务。每种职能和任务都意味着一系列的材料，要把它们管好，还不能忽略这一茬。比如，办公室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理等职能，在管理资料时，要细化到职能职责这个层面才行，对其他部门来说，也是一样的道理。

3.作者维度

这是从素材的著作权的角度考虑，把素材按权属分别归入作者的名下，建立“作者库”。素材的作者通常有三种类型。

一类是上级领导的资料。不管在什么单位工作，也不管是在机关或企业，通常情况下，都会面对多位领导，要为他们起草文稿、处理大量文件、资料，时间一长，管理的难度必然增大，若不分类管理，多个领导的资料混在一起，必然乱套。所以，笔者建议不要怕麻烦，尽量为每一位领导建立一个资料库，直接以他的姓名来命名，每个领导下面，再按其他标准进行必要的分类。

一类是领导上级的资料。在机关写材料的人都知道，要想写好自己上级领导的稿子，必然要大量收集研读领导的领导讲过的稿子、发表过的文章或讲过的话。所以，笔者也建议，对于一些重要领导，有必要专门建立素材库，将这些素材集中起来管理。

再一类就是专家学者的资料。有时，写好材料，还会大量学习借鉴行业领域内专家学者的研究成果，而这些成果与领导的文稿有所区别，不适宜归为一类。这种情况下，若某位专家的资料过多，可以为他专门建库；若资料不多，可把所有专家资料集中起来，建立“专家学者资料库”。

4.事理维度

这是从事物发展的规律和过程来考虑，把素材按基本流程排列起来，归入到关键环节中，建立“事理库”。这种方法分三步骤。

首先，理清发展脉络。俗话说的好，劈柴不照纹，累死劈材人。要做好任何事情都要遵循事物发展的基本规律，把基本脉络理清楚，明白先干什么、后干什么，然后再按规律来做，才会做的顺畅，管理材料也是这个道理，不能颠倒了次序。

其次，把握关键节点。如果脉络是线的话，节点则是线上的关键，关键点上的素材最多，也最重要。所以要善于从脉络上把关键点找出来。以项目管理为例，从头到尾，关键点就是方案策划、规划设计、行政审批、工程建设、投产见效、运营发展等，必须做到心中有数。

最后，建立管理目录。在梳理清楚发展脉络和关键环节后，就可以沿着发展脉络，依次在关键环节上建立素材库了。譬如，笔者近年来收集了大量的写作经验文章，我先梳理了写作的基本流程，最后在调研、构思、提纲、写作、修改、校对等六个关键节点上分别建立了“调研资料库”“构思资料库”“提纲资料库”等六个库，非常清爽。

5.时间维度

从时间演变的角度考虑，把工作过程分为若干时间段或时间点，按先后顺序排列起来，就像《资治通鉴》一样，以时间为线索，形成一套“编年体”素材。时间的划分有两种：

第一种：时间的“段”。工作中，每天都会产生大量的材料，时间越长，资料越多，若不把它们按照一定的时间段来管理，在无限的时间里，资料也会无限堆积，没有个止境。所以，最好将工作过程分割为一个个的时间段，如年、季、月等，一个时间段建一个阶段库，管理起来就容易多了。不瞒大家说，笔者就是这样管理素材的，我一般每年元旦后，都会习惯性地在电脑硬盘中建一个新文件夹，比如2017年过后，就建个“2018年资料” 2018年过了，就建个“2019年资料”以此类推，每过一年，就按相同结构复制一个，这种方法我坚持了十多年，到现在，什么文件大概存在什么地方，都能记个八九不离十。

另外一种：时间的“点”。现在很多单位都会定期召开一些专题会议，组织开展大型活动，如党委和政府每年开全会、人大政协开“两会”，一些地区定期举办会展、论坛，另外还有一些专题例会。这些都会产生一系列的文件资料，若不把它们集中起来管理，下一次会议或活动时，查阅资料就很不方便，往往会挂一漏万，找不全面。所以，最好以届、次、期等为节点，每进行一次就建立一个库，把资料全收起来，依次排列，如“第九次党代会资料”“第十次党代会资料”，一目了然。

6.空间维度

从素材所在空间的纵、横双向考虑，把素材划分为不同的级别、层次、区域，建立“级别库”“区域库”。

其一，纵向分层。在实际工作中，与单位相关的上级和下级都有大量的文件资料，对上级来说，要层层掌握下级工作进展；对下级来说，要层层贯彻上级精神。这就需要对同一件事情从上到下建立不同层级的素材库。若是企业，可以把总公司的文件归为一类，把分公司的文件归为一类，依次排列起来；若是党政机关，则可以把国家级的文件归为一类，省级的文件归为一类，依此类推，一直到市、县、区乃至乡镇（街道）。如此，每个层级都有相应管理目录，从上到下的素材就显得井井有条了。

其二，横向分块。考虑了纵向分级后，还有个横向的关系。比方说，在市级党委办公室工作的人，本级的文件资料里，除了党群口工作外，必然还要收集人大、政协、政府、纪检监察等部门的资料，再细一点，还会涉及直属各部委办局、各县市区，另外，还会借鉴一些先进发达地区兄弟单位的经验材料。这样的情况下，要在横向上进行分块，按单位、部门名称或地名来建库。如，“A县领导讲话”“B县领导讲话”“C县领导讲话”，“人大资料”“政协资料”“纪委资料”等。

7.文种维度

从文种类别的角度考虑，把素材按文种分类，建立“文种库”。一般来说，文种可分为两类：

最主要的，是“法定性”公文。所谓“法定性”即《党政机关公文处理工作条例》规定的决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种。这类文件规范性强、从纸张、版面、落款、字体、字号等都有极强的规范性，非常讲究细节，也很容易出错。所以有必要按文种类别收集范文来集中研究突破。

其次，还有常用的“事务性”公文。这类公文虽然不在15种公文之列，却在机关公文写作中占有很大的分量。如领导讲话稿、汇报材料、信息简报、调研报告、心得体会、工作计划、工作总结、新闻发布稿、理论文章等，如家常便饭，随时都要写，数量多、难度大，若不建立专门的库来学习借鉴，很难高效快捷地完成起草任务。

8.要素维度

从文稿内容的组成要素考虑，把素材细分为若干组成要素，建立“要素库”。笔者经验，不妨分为七类要素：

1.政治思想类。主要管理领导在各种场合的重要讲话、工作报告、理论文章、理论书籍等资料，着重积累思想、观点和言论。

2.政策文件类。主要管理各级各部门发布的规章制度、规划文本、指导意见、实施方案等政策文件，着重积累政策理论水平。

3.基础情况类。主要收集单位的概况、工作总结、信息简报、工作进展情况、工作报表等基础性资料，着重积累写作基本数据、工作措施和典型案例。

4.经验做法类。主要管理本单位和外单位抓工作落实的好思路、好经验、好措施、好政策，以及同行写作的经验、体会和技法，着重积累创新方法。

5.名言警句类。主要管理古今中外与工作有关的名言警句、诗词歌赋、俗语、俚语，以及优秀文稿的精彩句子、精彩标题等，着重语言表达的技巧。

6.事例典故类。主要管理具有启发意义的历史人物、历史现象、历史规律，历史故事等，着重积累典型案例。

7.科学理论类。主要管理与工作相关的科学原理、研究成果、学术观点等，着重积累说理的依据。

说完这八个维度，笔者还想再强调几点，以帮助大家更好地掌握这种方法。

第一，规划为先。在我看来，管理素材还管理一个公司是一样的，首先得有科学合理的体制机制，否则一但运作起来就会有“路径依赖”，尾大不掉，想改都改不了，“改革”成本是很高的。

我们农村有句俗话叫：先分水果后装框。这对于素材管理很有借鉴意义，建议大家在收集素材之前，先规划设计好素材的管理体制，这叫“以规划为龙头”。对于当前在电脑中存储电子资料而言，就是先在硬盘里建好管理目录，像军队建制一样，纵向分几个层次，每层横向又分为几个板块，给后期管理提供一个“思维导图”、“虚拟书架”。

目录建起了后，当素材到手，你才知道该去哪儿，时间长了，你也不会再有“素材，都去哪儿了？”的烦恼了。

第二，灵活搭配。运用之妙，在于一心。上面虽然讲了八个维度，但在运用过程中可以根据自己的需要和习惯来选择，可在同一个素材库的不同层级，不同维度搭配起来用，譬如第一层按领导姓名来建库，下面可按资料形成时间来细分，或按文种类别来分。

第三，同层一致。不同的层级可用不同维度，但同一层级内选择的维度确实要一致，否则就会乱。比方说，一个目录下面同时出现“2018文件”“市政府文件”，这就不行，因为二者划分的维度不同，2018年文件里可以包括市政府文件，同理，市政府文件里同样有2018年文件，逻辑上就混淆了，不容易区分。最好的做法，要么全部按时间来分，要么全部按单位名称来分，这叫同层一致。

第四，不重不漏。这是麦肯锡公司所谓的“MECE法则”（Mutually E×clusive Collectively E×haustive）中文意思是“相互独立，完全穷尽”。

所谓“不重”，就是同一层级的目录划分边界要清楚，不能有交叉，不能出现“你中有我，我中有你”的情况。如“办文”“办会”“办事”“文稿”这四个目录就有问题，第一个和第四个概念有交叉，文稿明显属于办文范畴，你说一份文件到到手后，你放哪里好呢？哪里都行，到用时你就迷糊了，大概率搞不清到底放那个文件里了。

所谓“不漏”，是指子目录划分时，要尽量穷尽完整。举个例子说，搞党建的同志管理素材，理论上讲，在“党的建设”这个主题下，应该有“政治建设”“思想建设”“组织建设”“作风建设”“纪律建设”“制度建设”这几个目录，这样才符合十九大报告对党建工作的要求，考虑了这六点，就不会把某个部分给遗漏了，写起来的时候资料也更系统。

总的说来，以上八个维度只是最常用的几个，不代表只有这几个划分方面，俗话说“干事情各有各的刀路”，鼓励大家用自己最喜欢的维度来管理，不管采用什么方法，只要是能高效率地调度素材，都可以尝试，毕竟，写作才是目的。

最后，再强调一点，对于素材管理来说，不管采用什么方法、什么维度，关键是严格按照分类标准，长期坚持、坚持、坚持，时间长了，自然就习惯了，千万不能有偷懒的心理，记住：今天你找材料费的时，就是你昨天存材料偷的懒！

【古人云：文章合为时而著，愚以为，笔墨当随时代，我的文章从实践中来，到实践中去，秉持“非原创，不分享；无思想，不写作；无感受，不呻 吟”的原则，每周甘愿为您“熬”汤，您若不怕酸，我就不怕苦。】