原中办秘书局常务副局长：批文与圈阅的学问

按：今天为大家推荐的是李欣的一篇文章《批文与圈阅的学问》。李欣曾任（组织的简称，你可以根据上下文的意思进行准确的替换）办公厅秘书局常务副局长，是《秘书工作》杂志的第一任主编。

批文与圈阅的学问

李欣

批阅文件，一般是在本层次领导成员之间进行的。如果把文件批给本层次领导成员以外的某个领导人看，那多半是要这个成员注意或解决在本地区、本部门发生的某个问题。

批阅文件的用意不同，批法就不同，阅文者则根据这种不同的用意、不同的批法，采取不同的阅读态度和签阅方法。

一种用意是领导成员间通报情况。就是毛泽东在《(单字替换)委会的工作方法》一文中说的“互通情报”。目的是成员之间把彼此知道的情况互相通知，互相交流，以“取得共同的语言”，利于决策，利于团结。

“互通情报”的方式，一种是口头说，一种是批文件。这个文件其他成员没有，或虽然有但不一定看，主动者就批阅。怎么批呢？可以写上“请张三、李四、王五……同志一阅”，再完整一点，还应加上“退某某”一句，以便存档。

有的在批上某某阅之后（或之前），还批了自己的看法或意见，引起阅者注意。如果批者的目的是要阅文人一般阅知，被批阅的同志就可在自己的姓名上画个圈就行了。

再完善一点，还可签上月、日，以示自己是什么时间看的，对传阅全过程的效率负责。读者可以领悟，“互通情报”不止是随便传播一条信息，而是为了取得共同语言，利于决策，利于团结的。

另一种用意是断事决策。领导成员逐个传阅而后决事，也是一种集体决策。日常工作中要决断的事务很多，不可能事事都拿到会议上去讨论通过。

有些事因为并不太重要，而所拟的方案办法又较成熟，有些事已在会上讨论通过而只是把最后定稿再传阅一下，有些事情紧急来不及开会而又必须有几位主管成员共同决定，等等，遇到这些情况就只好采用批阅的办法决策。怎么批呢？

一般写法是：“请张三、李四、王五……核阅后交某某办”，“拟同意这个文件，请……核阅”，“此件已改过几次，大体可以了，请……再阅，如同意请交某某办理”，诸如此类。批者可以把自己想说的话写出来（但不可太长），由阅者斟酌表态。

由于目的是断事决策，被批阅者的态度就比阅看前一种文件严肃而认真。有不同意见，自然是要写上去；如同意，那就有几种签画方法了。有的是在自己姓名上画个圈。画圈虽然没有写明自已是什么态度，由于文件是决事性质，按照约定俗成规则，既然没说不同意见，画了圈就算同意。

签画是在领导层成员之间进行的，范围很小。政务决策是严肃的大事，除了个别时候有委托秘书代画（这也是不应当的），绝对不允许别人假冒代画。有的是自己画圈后又签上日期，甚至签上名字，以示负责。可见遇到这个情况就不是简单地画圈了。

还有的是在签画的同时，写上了“同意”二字。若是对文字有了修改或根本就不同意，那就可能批上：“内中有一点修改，请酌”，“此事似可暂缓再定为好，请某某再酌”，等等。

凡是有不同意见，很少有直批“我不同意”、“我反对”、“不发为好”这类过于生硬的语言的。

可见，传阅和签画（包括画圈）是很有文章、很有学问的。有人以为画圈如此容易，不过是举手之劳。其实，一“画”顶千钧。

还有一种批文，是一位领导成员批给本领导层以外的，多半是下一级的领导人的。其用意或是请其注意本地区、本部门的某种情况，或是请其解决什么问题，或是把某人的一项请求批给他考虑。

这类事情的批法也很有讲究，大体上有直接、温和和婉转含蓄三种。例如：“某某同志，此文反映的问题甚堪忧虑，请设法派懂政策、有能力的同志调查解决为好”，“请此件送某某同志一阅”，“某某同志，此事是否可行，请你酌予处理”，等等。

这类批文内容一般称为批示或批语。收文人对这类批文就不能画圈或签上姓名、日期就算了事。一般的情况，是再批所属部门或某人处理落实，将情况报告给原批文人。

对后一种，虽然批文语气是可否两可之间，但批文人原意往往是倾向于办理（只是“转某某酌处”这类批语才是两可之间），收文人往往也得顺意办理。但如确实有困难，或与事实出入太大，也可以逆意而行。