漫说古代的机关秘书

中国从东汉起便有秘书省、秘书寺等官署，及秘书监、秘书令等职务，一直沿袭到金元。但是，除了三国魏时的秘书监是个例外，其余的机关性质与职掌，大抵都在国家档案馆、图书馆、文史馆及出版署范围。至于现代秘书的基本工作，诸如协助首长办理文书、汇总情况、交办事项，乃至与闻机要等，向来另有专职，而且在历史实践中经历了一波三折的反复。

从秦汉时期的官府组织看，现代人所理解的首长秘书专业，还没有从一般的文牍事务分离出来。可以说，凡在各级政府机关供职的令史，即后来统称为文吏或书吏的一般办事员，都有执行秘书业务的可能。《梁书》卷三七说，魏晋崇尚玄虚，当官的多以放诞为时髦，“簿领文案，不复经怀，皆成于令史”。其实这也是秦汉时的普遍景象，不过那时行政作业之所以“皆成于令史”，并非各级执政者贵为放诞，而是军功和勋贵出身者大多略输文采吧。后人点评秦汉政 治，多谓其实是“文法吏”在各级机关当家，正可借这个视角观察。西汉起，开始通过孝廉试经、明经射策、诏令特任等方式，吸收一批来自民间的知识分子当台郎，其中不少人也靠执行秘书业务起家，故《南史》卷十八称，汉时“郎官位卑，亲主文案，与令史不异”。要之，令史是吏职，台郎身份虽然略高于令史，也只是入仕的一个台阶。所以笔者认为，秦至东汉前期的秘书不仅没有形成专职，而且地位普遍不高，甚至笼统地称为“椽史”也是可以的。

迄东汉三国，开始发生变化。先是太傅、太尉等（中间的意思，一个名称替换）高级部门内，大都设置了专司文案秘书职能的“记室”，并以“记室令史”为专门职称，其工作性质就是“掌上章奏报”(《通典》卷二十)。《后汉书》卷八十记，汉和帝初年，车骑将军窦宪仰慕傅毅的文才，聘请他任“主记室”，从此“[窦]宪府文章之盛，冠于当世”。这个“主记室”，大概可以解读为首席秘书或秘书室主任。又《三国志》称，曹操任司空，以陈琳、阮管记室，军国书檄大多出自这两个人的手笔。往后，整个两晋南北朝时代，上起诸王三公，下逮州郡守尉，以及一切有权开府的军区司令或军分区司令，均置记室。其职称区别，大抵是行政机关称记室、记室令史、主书令史、书令史等，约见首席、主任与一般人员的差别；如果是军事单位，则称记室督、记室参军。督为军官之名，参军即参谋军务的简称。用现代话讲，这些秘书就是部队里穿军装的文职人员。此外，在县一级的基层政府中，也有记室设置，这个县政府秘书科里的成员，有主记室史、主记椽、主记、主记书佐、记室书佐等多种称谓。

综合上述，可以说至迟到汉末三国，从（中间的意思，一个名称替换）到基层，公府军政各级机关，秘书职能已经从一般的文书业务中独立出来，而且形成了编制和职称制度。凡首席秘书的官秩都随首长的级别浮动，如三国魏的三公为一品官，像陈琳这种司空府记室就是七品，相当于一个秩六百石的二等县的县令。再以南朝陈的官品为例，记室和记室参军的品阶，因首长的级别等差，可以分为第六至第九品共四个级别。古代的九品官制，通常以五品为高级官员的门槛，只要能当上五品首长的首席秘书，好歹就能挤进九品即“官”的末秩，否则就只能在“吏”的编制内排座次。但是和过去相比，相当一部分高级衙门的首席秘书有了官品，所有机关的秘书岗位都有了编制和独立的职称，率皆说明专职秘书群体的地位普遍提高。《后汉书·舆服志》载“公卿以下至县三百石长”出行仪仗，前有“门下五吏、贼曹、督盗贼功曹，皆带剑，三车导”，即警卫队长、公安局长等三人武装开道，然后一概是“主簿、主记，两车为从”，就是办公室主任和首席或主任秘书各乘一车相随。试想，一个三百石的小县县长的秘书，至多是个月食八斛的佐吏级吏椽，居然也随长官分沾有人开道、有人驾车的荣耀，足见自汉三国起，秘书的公众形象确实是鸟枪换炮了。当时的官车，除驾驶员外，只能立乘一人，假使换成现代的四座轿车，这位秘书(主记椽)自然是紧随首长一起坐在同一部轿车里吧。

秘书官职虽低而身价颇高，首当其冲的原因是这类职事必须会写一手漂亮的文章。陈琳为曹操“作诸书及檄”，将草稿送领导审阅。彼时曹操头风宿疾发作，卧读陈琳文稿后，翕然而起道：“此愈我病”(《三国志》卷二一)。陈后来和一起掌管记室的阮并列“建安七子”。梁朝文学家江革任雍州刺史麾下记室参军，与他齐名的兄弟江观也被聘为参军兼记室，任本人也是名列“竟陵八友”的著名文学家，曾为南朝齐竟陵王萧子良的记室，其后又与也是八友之一的沈约一起担任雍州刺史萧衍的记室。萧衍即后来的梁武帝，最初也是“竟陵八友”。八友中的另外几位如范云、萧琛等，也都当过记室参军。再展开一点看，魏晋南朝的不少知名文学家，都有此类履历，如左思曾任西晋齐王记室督，郭璞曾任东晋权臣王敦的记室参军，南朝齐江淹曾以参军身份为萧道成掌记室，南朝梁何逊曾任庐陵王记室，等等。所以杜佑说记室之职，“历代皆为文士之华选”(《通典》卷二十)。

和寻常的作文相比，秘书写文章还有不费斟酌、下笔敏捷的要求。《三国典略》说，阮随曹操出行，骑在马上为领导撰写致韩遂的信，“书成呈之”，曹操拿一支笔欲有所修改，“而竟不能增损”。西晋时孙惠任司马越的记室，“每造书檄，[司马]越或驿马催之，应命立成”。孔寅任安东将军司马睿参军专掌记室时，“书命盈积”，就是有待处理的文书堆满了办公桌。孔寅出手飞快，领导赞其“称职”。《晋书》卷九二述袁宏“文章绝美”，为“一时文宗”，而且才思迅速。其任大司马桓温记室时，写过一篇《东征赋》，追述诸多东晋开国名臣追随晋元帝渡江中兴的功业事迹。但同事们传看草稿后，发现文章里没有提及桓温的父亲桓彝，不免背后议论。桓温“知之甚忿”，找一个机会责问他：“闻君作《东征赋》，多称先贤，何故不及家君？”袁宏忙说写进去啦，因为还未定稿，所以不敢拿出来请您看。桓温怀疑他说谎，逼问“君欲为何辞”？袁宏当即朗朗答云：“风鉴散朗，或攫或引，身虽可亡，道不可陨。宣城之节(桓彝在宣城内史任上抗拒叛军牺牲)，信义为允。”听得桓温直掉眼泪。传出来的草稿里，也没提到另一位中兴名臣陶侃。陶侃的儿子胡奴得知后，把他骗到密室里，拔出快刀责问：“家君勋迹如此，君赋为何遗漏？”吓得袁宏忙说：“我已盛述尊公，谁说遗漏了？”胡奴逼问你是怎么写的？袁宏口诵道：“精金百汰，在割能断，功以济时，职思静乱。长沙(陶侃封长沙郡公)之勋，为史所赞。”胡奴很满意，便把刀收了起来。

像袁宏这等脑筋急转弯的本事，下笔是倚马可待的文才，出口便是巧舌如簧的辩才。故彼时舆论对一流秘书的衡量标准，也包括能否代表首长联系接待的应对之才。南朝梁时，颜晃以“有词采”，受聘于邵陵王府，兼记室参军。当世著名文学家庚信为东宫学士，因为能写会说，常奉命出使诸藩。邵陵王唯恐被他看轻自己的班底里没人，点名让颜晃“接对”。双方话锋相交，神气活现的庚信马上吃瘪，这位颜记室从此便被人刮目相看了。其后梁元帝派亲信杜龛出任吴兴太守，因为知道杜“专好勇力”，特意调选颜晃去做他的主任秘书，并关照杜“造次之间，必宜谘禀”(《御览》卷二四九)。《渊鉴类涵》介绍古史上记室参军的事迹，专设“斥巧言、对行优”的名目，所述皆为秘书能说会道、替首长挣面子的故事，文繁不录。

词采华美、才思迅捷之外，与闻机要的高级秘书尚有一条不可或缺的禀赋，那就是机警慎密：要你卖弄时，自当为主逞才；要你保密时，务必金人缄口，甚至还得有一点甘当幕后英雄的美德。《三国志》说钟会以中郎在大将军府管记室事，为心腹之任，时人谓之“子房”；《晋书》说郄超在大司马府任记室，躲在帘帐后记录首长和人交谈，谢安称其为“入幂之宾”。这两个有名的典故，生动地点明了魏晋时期高级秘书与所事长官间非同一般领导和下属的关系。《宋书》卷八四载，南朝宋衡阳王刘义秀选调秀才出身的孔凯署理记室，孔觊固辞，道是“记室之局，实惟华要，自非文行秀敏，莫或居之”，我这点资质“非所敢冒”；又曰“夫以记室之要，宜须通才敏思，加性情勤密者”，而我“学不综贯，性又疏惰，何可以属知秘记”？这些议论，可以说是把做一个称职秘书的基本要求都讲全了。

称职的秘书对于各级军政首长来说如此被看重，其人选自然是以长官自己赏识者为宜。所以魏晋南朝的机关秘书，虽然大都有定员定薪的统一编制，但一般多由领导自己聘用，然后往（中间的意思，一个名称替换）人事部门办理备案手续就行了。换个角度看，一个有文才有名声的人进入官场当秘书，起步是什么头衔，享受哪一级官品待遇，盖由受聘于哪一级机关所决定。《三国志》卷二一说，汉末，都护曹洪欲使阮？做他秘书，“[阮]终不为屈”，其后曹操向他发聘书，“即投杖而起”。姑且不论阮看不起曹洪，即便是为个人待遇着想，曹操位居特任的司空，曹洪这个都护位居中二千石、二千石之下的比二千石，两个首长的等级差别这么大，同样是秘书，品秩可差远了。

两晋南北朝政权主体构成的一般特征，是世家大族垄断大权，堵塞寒门进身之路。但是各种利益集团对记室、主簿、参军一类幕僚人才的大量需求，恰恰又给这些寒族士人开辟了一条由入幕参政的另类仕途。以秘书为例，仅从官制上看，品秩最高不过六品，但是笔者在阅读这一时段的“正史”时有个发现，众多参预机要的秘书后来都有了“领某郡太守”、“迁散骑侍郎”、“补领军司马”、“赐爵某县侯”的较快的提升，惟其典掌书记的记室本职不变，用现代话表述，就是虽然工作岗位未变，但级别和待遇已经焕然一新，而且会随着首长地位的提升，继续水涨船高，甚至因参预废立大计或实现改朝换代，搭乘上驶向宫廷的直通车，最终成为“典掌诏命”的中枢重臣。稍知这一段历史的人都知道，正是这400年间，这种“入幕之宾”、“王佐之才”特别活跃。清人赵翼说南朝多有寒人掌机要，如果从秘书参政这个视角观察，应该说这种现象远从魏晋就已出现了。如曹操赏识提拔的刘放和孙资两人，都是毫无家族背景的漂零子弟，皆以“善为书檄”起家秘书，各自经过一段外放，再入帷幄干老行当，等曹丕称帝后，以参预禅代的“佐命”之功，一个当秘书监，一个当秘书令，各加给事中，用白话讲就是从丞相秘书做到魏王秘书，再变为皇帝的主任秘书，掌撰诏命，典作文书，总领机要，发布政令，看似官品比他们翻一番的政府首脑们，不过受命而已。笔者读书印象，历史上以“秘书”为名的职官和官署称呼，得与今人对“秘书”涵义理解最接近的，就是曹魏黄初这一段时间，不久便改称中书监和中书令。其后典掌诏命的皇帝的机要秘书机构，基本沿袭这个称谓，而秘书省、秘书监之类，则取典掌禁中秘记图书之义。像刘放、孙资这类由“秘书”进步为中书的事例极多，不赘。当然，这些人也不尽为寒门子弟，但总体上讲，他们都以激扬文字为指点江山的本钱，在改造魏晋贵族政 治的过程中，又开启了唐宋文人政 治的先河。

此外，远从秦汉开始，上起三公诸府，下至王藩边郡，以及各将军府、刺史带将军开府(就是兼管军政的专区)等各级机关，都有“诸史之长，职无不监”的官员设置，通称“长史”，其职责相当于近现代高层机关的秘书长，辅佐首长综理事务并处理一部分重要政务，从任命方式、品秩待遇、实际作用等几个方面考察，秘书长和秘书有诸多区别，应该是另一个话题。

隋唐的机关秘书制度，在沿袭前代的历史惯性中开始变化。唐初诸藩在军事征服和相互倾轧的历史过程中，机要秘书之类仍旧是自行网罗的人才，只知长官不知朝廷。最典型的事例如李世民的秦王府十八学士，诸如房玄龄、杜如晦、薛收、虞世南这般人，虽然也有浑称府属的，实际上都是出典檄书露布、入参帷幄密谋的机要秘书。以房玄龄为例，早从李世民起兵反隋、徇地渭北起，就因温彦博的推荐成为他的记室参军，“既遇知己，罄竭心力，知无不为”。随着李渊父子集团的蛋糕越做越大，十余年间，他先后有过陕东道大行台考功郎中、加文学馆学士、封临溜侯等加官晋爵，但本职始终是“常典管记”的记室，“每军书表奏，驻马立成，文约理赡，初无稿草”。李渊对他的评价是“深识机宜，足堪委任。每为我儿陈事，必会人心”。正因为有此洞察，所以在唐初统治集团内部斗争表面化后，李渊点名要儿子将房玄龄、杜如晦两人炒鱿鱼，驱逐出府。不久，李世民蓄意发难，要长孙无忌和尉迟敬德密召房、杜进府，并付佩刀给尉迟：“如果发现两人有不愿意来的意思，马上取他们的首级！”这等霸道，充分说明了魏晋南北朝以来长官与机要秘书的关系，几乎可以死(单字替换)相称。结果则是两人“衣道士服，潜引入阁计事”，就此完成了发动玄武门兵变的密谋。俟李世民恃兵变代父登基后，所谓十八学士中，除贞观初年已去世的九人外，有五人官居宰相。李世民的叔父李神通还想不通，道是：“义旗初起，臣率兵先至。今房玄龄、杜如晦等刀笔之吏，功居第一，臣窃不服。”孰知在主子看来，机要秘书一类入幕之宾的“刀笔”，其重要性实在不亚于将兵者的沙场征战。

从大局着眼，秘书制度至唐宋又出现一个转折。先是除了诸王府保留记室编制以外，其余机关的类似部门，基本取消，而且王府记室一般也不能自行招聘，改由（中间的意思，一个名称替换）指派任命，想来是唐初统治者善于总结历史经验的成果。此外，凡节度、观察一级机构，另设“掌书记”职称，专门负责表奏书檄一类文辞的撰拟，也由（中间的意思，一个名称替换）统一任命。曾在两晋南北朝时代出足风头的记室参军一类军府秘书职务，率多成为食禄标准的虚衔。俟开元以后，藩镇权重，秘书聘用的权限又逐渐下移，唐史上，许多获得进士资格但尚未通过“公务员考试”而正式任官的知识分子，都有被地方长官先聘为秘书的经历。如《旧唐书》卷一三七记崔玄翰进士登第后，曾被滑台镇守李公辟为从事，“后北平王马燧在太原，闻其名，致礼命之，又为[马]燧府掌书记。”同卷又记于公异“登进士第，文章精拔，为时所称。建中末，为李晟招讨府掌书记。”有一回他为李晟撰稿的书奏深得唐德宗的赞赏，问：“不知谁为之？”有人说“于公异之词也。”“上(即德宗)称善久之”。同书卷一六八又记唐文宗亲自出题考选进士时，和侍臣谈起：“近日诸侯章奏，语太浮华，有乖典实，宜罚掌书记，以诫其流。”因知颇具文名的进士受聘出任地方军政机关的秘书，已成上达天听的普遍现象。其好处是既解决了个人在正式任官前的衣食问题，同时也是一种行政历练，对积累资历和日后报考“公务员”都有帮助。不过这种首长自己聘用的掌书记，仍旧得在（中间的意思，一个名称替换）备案。还有不少未能登第的文人，也能通过做秘书，将来由首长向朝廷保举入仕，或争取一个挂名的官衔。如杜甫，在剑南节度使严武幕下干秘书，表为工部员外郎，好歹有个头衔。

节镇自聘文人典掌书记的事实，看似是魏晋时自辟记室的复活，其实仍有很大区别，姑且不论必须由（中间的意思，一个名称替换）认可备案的人事管理制度，仅仅从主观方面讲，不管进士登第或落第，都是忠君爱国主流（一种观念的集合）的受教育者，何况进士登第已经是报考官员的资格，实在没有自毁前程的必要。所以唐史上像郗超、房、杜这一类死心为主子策划，乃至不惜与皇权对着干的“入幕之宾”，十分少见。《旧唐书》卷一六八有个例子：冯宿，登进士第后，被徐州节度张建封辟为掌书记。张去世后，他虽然不能阻止徐州军士自行拥立张的儿子张继任父职(这在中唐以后是常见现象)，但依然竭尽全力维护大局，设法说服本欲趁机挑起战祸胁迫皇权的张武俊等另两个节镇消内乱，表态拥护（中间的意思，一个名称替换）。反之，像他这样心怀朝廷的秘书，当然也不为张？所信任，不久便跳槽到浙东观察使贾全那儿任职，最终的前途则是去（中间的意思，一个名称替换）工作。唐史上，具有冯宿这种觉悟和经历的秘书该有很多。

五代十国，“王纲坠地”，像两晋南北朝时那种军阀和文人结合的局面，一度再现，参预“机要”的秘书又多了起来。典型人物如陈桥兵变的导演之一赵普，就是一个掌书记。北宋开国，他由原先的秘书一下子窜为枢密直学士，而且是赵匡胤母亲杜太后最信任的人物，犹呼为“书记”，“尝抚劳之曰：‘赵书记且为尽心，吾儿未更事也’。”(《涑水纪闻》)。宋初统治者也善于总结历史经验，在罢免宿卫和节镇兵权的同时，再次废除各王府和各级政府自聘秘书的惯例，到后来，所谓掌书记更逐渐成为表示一种个人行政级别的名词，比如某个进士出身者充某道节度掌书记，但其实际工作很可能是在另一个行政区做知县，而某道的掌书记则另有别一种名义上的官衔。此外，这类书记、推官等使用新的职称的秘书，均为与首长没有私人关系的上级任命的干部，他们办理文书的同时，在签署、用印等程序上，还起到牵制首长的作用。过去那种主管与秘书合穿一条裤子的不正常的现象，因人事管理制度的更臻完善，基本上被杜绝了。此与（中间的意思，一个名称替换）集权化程度的不断提高形成互动，也是坚持推行科举制度、倡导文官治国的成果。由所谓唐宋八大家的文学成就可以知道，现在我们所见到的名臣奏议等编集，基本上都出自各级领导自己的手笔。

元朝虽然也举办科举，但进士入仕的比例很低，所以地方领导自聘秘书的情况又一度出现。《续文献通考》卷四五称：“是时不独诸投下及两广诸行省许自选辟，其他幕僚亦多自辟，如东平严实辟孟祺掌书记……”但是到了皇权抬升到极致的明清，这种情形很快便被纠正：“明制，凡内外大小官除授迁转，皆吏部主之，间有抚按官以地方事多，奏请改调升擢者，亦下吏部复议再奏允行，无辟举之例”(同上)。其实当时各级地方政府主官的责任，比唐宋时大得多，行政司法，文化教育，经济财税，都要统抓，甚至兼领军务，事实上存在添置秘书相帮办理各种文书乃至机要事务的需求。惟囿于再“无辟举之例”的体制，自己增加设置绝无可能，在现有干部内奏请选调则必须经过“吏部复议再奏允行”的程序，范围有限而障碍极多，各部门现有的官吏又不一定为自己所赏识和信任。于是就有了从体制外寻求助手的办法，讲白了就是自己掏钱聘请私人秘书，主要是佐理公务，有时也相帮办理私人事务，如撰拟书信等。《明史》卷二四七中讲到有一个江西人岳凤，在陇川一带经商，“骁桀多智，为宣抚多士宁记室”。稍知元明官制的人都知道，此记室显然不是藩府编制的记室，而是多士宁在编制外的设置。再如闽浙总督胡宗宪督剿倭寇海匪时，自聘落第举子徐渭(即徐文长)为记室并参与军务谋划，也属于这个性质。后来徐渭还把他代胡总督撰写的文章编进自己的文集内。

在明人的文史撰述中，像上述这种不在编制不食公家俸禄的私人秘书，除沿用“记室”、“书记”等习惯称谓外，又叫“主文”，大概就是主管文稿撰拟的意思。明穆宗年间曾任江西新淦知县的李乐说：“近日友人作[县]令，雇主文者十有四五”(《见闻杂记》卷八)，可见彼时不仅军府，连县府一级主官自聘私人秘书也已经很普遍了。

清承明制的同时，各级官员自聘私人秘书的惯例也被沿袭下来。《大清会典则例》卷六六载康熙十八年时有关科举正副主考入闱的纪律：“如有暗带主文冒充仆从，察出，将本官议处，所带之人治罪。”又，卷一四八载乾隆时都察院派员巡视的有关纪律：严禁御史携带主文、书役、家人、厨役、前站之类，以致扰驿累民。科举主考一般由大学士、学士充当，御史则是专掌官风政纪监察的纪检官员，皆非事务繁剧的哪一级政府首长。连他们都有了主文，又可见彼时官场上聘用私人秘书已蔚成风气了。再讲白一些，上述记室、主文之类，其实就是后人惯用“师爷”相称的幕友中的一个行当。大约康乾以后，人们习惯上将幕友分为刑名、钱粮、书启等各色“专业”，这个主文的秘书，大约可以归为书启师爷一行吧。林则徐进士登第之前，“方就旁邑记室”，其后又“以所削牍见赏于闽抚张师诚，延入幕，是为知名之始”(《清稗类钞·幕僚类》)。想来历任县长省长私人秘书的经历，对他正式做官后以能员出名，都是一种历练。

非官非吏的明清师爷同首长之间的关系，既不同于魏晋的记室，也不同于唐宋的书记，倒颇似东家聘请家政或家教，基本上是市道交易。一旦关系热络又顺手了，当主人的不免恃为依赖，乃至视同亲信，利用他们监督胥吏，甚而交结上下左右的“关系户”。假如疏于监督，难免会出纰漏，所谓“胥吏之舞弊，必恃乎幕客之勾通”(《雍正殊批》)，受蒙蔽被牵累的倒是领导。《春明梦余录》卷四四引录叶良佩对明代司府州县官员过于依赖师爷的批评说：“惟听于主文之人”，改用白话讲就是秘书当家了。