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社交礼仪

商务礼仪之电话礼仪

以稿换稿】  作者:未知   发布:2011年07月28日   阅读:


    电话被现代人公认为便利的通讯工具,在日常工作中,使用电话的语言很关键,它直接影响着一个公司的声誉;在日常生活中,我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而,掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。
    接电话礼仪
    接听电话不可太随便,得讲究必要的礼仪和一定的技巧,以免横生误会。无论是打电话还是接电话,我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。
    1、及时接电话
    一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,3遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。
    2、确认对方
    对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯的做法是,拿起电话听筒盘问一句:“喂!哪位?”这在对方听来,陌生而疏远,缺少人情味。接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告!”
    3、讲究艺术
    接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。
    最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。
    4、调整心态
    当您拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。
    打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。
    5.用左手接听电话,右手边准备纸笔,便于随时记录有用信息。
    打电话礼仪
    打电话时,需注意以下几点:
    1、要选好时间。打电话时,如非重要事情,尽量避开受话人休息、用餐的时间,而且最好别在节假日打扰对方。
    2、要掌握通话时间。打电话前,最好先想好要讲的内容,以便节约通话时间,不要现想现说,“煲电话粥”,通常一次通话不应长于3分钟,即所谓的“3分钟原则”。
    3、要态度友好。通话时不要大喊大叫,震耳欲聋。
    4、要用语规范。通话之初,应先做自我介绍,不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时,应说“劳驾”或“麻烦您”,不要认为这是理所应当的。
    手机使用注意事项
    在手机越来越普及的今天,我们在使用手机时,应遵循以下几点原则:
    1、不要在医院或者是在机场用手机,以免影响机场及医院的电子设备。
    2、打电话时,请注意一下,有些地方是不允许使用手机的。如加油站,一些餐馆,酒吧,剧院,电影院以及火车行李站都禁止使用手机。
    3、当不使用手机时,请锁住手机按钮,以防意外拨打诸如119、110、120等特殊的电话号码。接、打电话常用礼貌用语
    1.您好!这里是“秘书工作”公司“秘书工作”部(室),请问您找谁?
    2.我就是,请问您是哪一位?……请讲。
    3.请问您有什么事?(有什么能帮您?)
    4.您放心,我会尽力办好这件事。
    5.不用谢,这是我们应该做的。
    6.“秘书工作”同志不在,我可以替您转告吗?(请您稍后再来电话好吗?)
    7.对不起,这类业务请您向“秘书工作”部(室)咨询,他们的号码是……。(“秘书工作”同志不是这个电话号码,他(她)的电话号码是……)
    8.您打错号码了,我是“秘书工作”公司“秘书工作”部(室),……没关系。
    9.再见!(与以下各项通用)
    10.您好!请问您是“秘书工作”单位吗?
    11.我是“秘书工作”公司“秘书工作”部(室)“秘书工作”,请问怎样称呼您?
    12.请帮我找“秘书工作”同志。
    13.对不起,我打错电话了。
    14.对不起,这个问题……,请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好吗?
    看你的更谁打电话,打电话又电话礼仪,若是和客户,那在交谈完成挂断电话必须是你客服先挂断电话,不能你先挂断电话。其实电话礼仪也是一门学问,生意场上,我们可以说结束的话语:祝:我们合作愉快!希望我们有新的合作机会!等等,很多的。

【来源:网络整理】

 

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