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拟办准确,督查督办和综合协调就事半功倍

以稿换稿】  作者: 佚名   来源: 作者原创   阅读 次 【    】【收藏

并不是所有的秘书都参与公文拟办,大型的企业集团往往还有专门的公文管理机构。但秘书工作中少不了督查督办和综合协调。高效开展督查督办和综合协调,第一次就把事情做对,门道就在拟办这里。

公文拟办是秘书对需要办理的公文,经过思考、调查、协调后,提出初步书面处理意见,报公司领导、有关部门和单位阅处的一项重要的公文处理程序,是秘书发挥参谋助手作用的重要途径。公文拟办的严肃性和对企业抓落实的影响力都是不言而喻的。

拟办意见虽只有寥寥数语,却是秘书政策水平、逻辑思维能力和沟通协调能力的综合体现。一个大型企业集团平均每工作日收文拟办的数量都保持数十份以上,是公文处理的枢纽和难点,也是办公室一项重要的常规性工作。

总结近年来的拟办工作经验,最大的体会是必须“站领导位、从大局出发”进行任务分办和综合协调。有些文件的处理往往事关整体、事关大局、事关形象,秘书在拟办工作中既要从宏观上考虑,敢于坚持原则,顶住压力;又要着眼于微观,谦虚谨慎,注意倾听和采纳各部门的意见,每一份文件都过细地操作好、处理好。

一、收文类别

总的来讲,拟办意见可分为两大类:

知照型。只要求阅知,不需要对收文做批示或者阅处。拟办意见格式通常是:“请××部门阅”或“呈请××领导阅。请××部门阅”或“呈请××委员会成员阅”,等。

办理型。重要文件或要求公司领导做出批示的文件,领导批示后相关部门按照要求开展好工作,拟办意见格式通常是:“呈请××领导阅示”或“呈请××领导阅。请××部门阅处”。要求两个及以上部门配合开展的工作。拟办意见格式通常是:“呈请××领导阅。请××部门商××部门阅处”,“呈请××领导阅。请××部门商××部门阅处。请××部门阅”,等等。

具体办理过程中,企业收文管理系统一般分为“收文管理”和“部内收文”两个部分,其中,“收文管理”主要是公司的收文,按照处理的工作量和难度可分为四类:

1.上级公司来文。一般都是需要贯彻落实的文件,此类收文业务量最大,难度最高,争议最多。知照型的公文,如内部情况通报、督查通报、公司信息、干部任免、成立机构等,注意明确传阅范围即可。拟办意见通常是“呈请××领导阅。请总师组阅。请××部门阅。请转传各单位阅”。办理型公文,根据公文的内容、性质、保密级限、紧急程度,按照公司领导的分工和部门的职责,提请相应公司领导阅,有关部门阅处。对涉及部门较多的文件,秘书可先内部讨论,或向职能部门了解清楚后再办理。拟办意见通常是“呈请××领导阅。请总师组阅。请××部门商××部门阅处。请××部门阅”。

2.基层单位来文。主要是请示和报告类公文,拟办的关键是了解该项业务由哪些部门负责,是否事先已向公司领导或对口部门汇报过,初步的意见如何。根据公文的内容,原则上征得有关业务部门意见后呈请公司领导阅示,拟办意见通常是“呈请××领导阅示”。报告类公文的拟办意见通常是“呈请××领导阅。请××部门阅”。为规范公文流转,可提醒承办部门及时办理(当天拟办,限期内承办部门办完并做好答复),提高机关对基层的服务水平。

3.中央和地方党政机关来文。原则上转交各部门阅,有明确任务(比如参会:参加迎春团拜会、全国科学发展观总结大会等;检查:安全大检查、审计、价格检查等;需协调事由:比如噪音、留存电量和水土保持等具体事项;需报送的材料:比如重点项目建设、扶贫等)可提请公司领导阅或对口部门阅处。拟办意见通常是“呈请××领导阅。请××部门阅处”。

4.平级和不相隶属的单位主送公司并需答复的商洽性文件。比如主要是兄弟单位、合作企业、上下游供应商等的函件,大多是生产、基建、资产方面需要协调和配合的事项,可提请有关业务部门阅处。拟办意见通常是“呈请××领导阅。请××部门阅处”。对已与公司有关部门进行过联系洽商的文件,已达成一定共识的,也须汇报或注明,供领导参考。

二、拟办流程

第一,熟记领导分工、部门职能。这是对拟办工作最基本的要求。秘书要全面掌握公司领导分工及代理关系、各部门职能权限和各委员会的职责,以便确定呈送的公司领导和转送的工作部门。对于紧急的公文要根据领导出差的代理情况做好两个方面的沟通汇报。注意把握好公司领导是以哪种身份对收文进行阅(示)、或者参与到工作(活动)中。如公司领导、公司党委成员要区别对待;领导的职务在党、政、群等不同分管领域称谓要准确应用。

第二,认真研读公文内容。研究发文机关的要求,弄清来文的背景,找准需要解决问题的关键,以便有针对性地提出拟办意见。一是弄清发文、主送和抄送机关,对应确定阅处和阅知范围。比如上级来文中抄送给党群部、人事部,相应地在公司机关要抄送给党群处、工会和人事处。二是根据公文的标题和内容,确认是请示性还是报告性文件,有请示事项需要答复的呈请领导阅示,仅为情况报告无需答复的送阅即可。三是弄清公文的内容与何人、何部门有关系,从而根据职责分工确定主送、分送领导和部门。四是文中有不清晰之处的还要与来文的联系人、兄弟单位的有关人员联系,了解有关详情。此外,秘书要熟记重要文件的来文背景、了解横向情况、了解政策依据,特别是要求公司领导出席的活动,对活动名称、时间、地点、参会人员等信息都要准确掌握,以备领导问起,提醒办理时间和要求。

第三,了解领导意图和近期该项工作开展情况。要在平日的工作中多留心各项工作开展情况,尤其要通过领导指示、会议纪要等,掌握各专项工作的开展情况。秘书一定要时刻关注各项工作动态,掌握的情况越多,拟办意见就越具有正确性。

第四,广泛查阅以往拟办意见。可利用OA查询功能,从以往的公文拟办中找到类似的参考资料,对照先例比较。这些资料中所记载的拟办意见、领导批示意见和部门的阅者签名,包括文中工作的办理程序、办理依据和办理结果,很值得借鉴参考,这有利于不断提高拟办的精细化水平。对于代理工作或者新到岗的领导,还可把过往的资料复印或摘录下来作为拟办意见的附件,提供给领导参考,辅助领导决策。

第五,咨询送文人和文中的联系人。某些部门经常送交公文到机要室走流转程序,与他们沟通,能得到最直接准确的信息。有些专项工作可首先与送文的同志了解事项的来龙去脉,方便确定拟办意见。办理基层单位的请示,首先要全面了解公文内容,要认真考虑文中所请示事项的有关政策依据是否合理,是否有条件解决,对口部门有什么看法,应找与请示单位的联系人(负责人)联系,然后提出处理的拟办意见,报请公司领导阅示。

第六,征求部门意见,反复沟通协调。对于不了解的工作,秘书先要在科内讨论,与有关部门沟通协商,特别是对于非例行的工作比如各项检查、费用等,必须征求他们的意见。在明确牵头部门时极易出现不统一的意见,要认真听取双方的意见,积极采纳合理化建议,采取各方面都能接受的处理办法。协商时要以公司的各项决策部署和规章制度为依据,一方面注意掌握局部利益服从全局的原则,不搞无原则的迁就或畏畏缩缩;另一方面,要从具体情况出发,照顾各部门的合理要求,保护和调动部门的积极性。如不能协调即把各方面的意见如实报告给领导,请公司领导裁决。

第七,拟办具体要求。传阅范围要明确,把工作涉及的领导同志和责任部门罗列齐全,明确由哪位领导阅示,哪个部门牵头协调,明确阅文范围是部门的主要负责人、负责人阅还是党员传阅、正式工阅,克服千篇一律的倾向。注意对于上级一些文件必须经过业务部门出台具体贯彻措施,不能直接转传到各单位阅。拟办信息要周到,可在拟办意见中增加主要的背景信息、领导的初步指示、办理原则、获奖信息、变更的会议时间和办理时限等做提醒,提高流转效率。对于不便在OA上流转的公文可走纸质流程;对于文件收到时或者收到之前工作已经完成,则写上“已办,存档”。

第八,拟办结束后。要根据经验,对难以批复、涉及重大问题的文件要加强跟踪督办。对各单位的请示文件,秘书要明确时限设置批复期限,按时跟踪提醒,如出现积压要及时与各部门沟通。在收文拟办中如意识到存在差错,或领导或部门对拟办意见有不同意见的,要根据领导批示和部门的意见及时修改拟办意见,不得拖延。

三、一些改进意见

1.重要的、敏感性的文件要事先充分征求部门意见,不能随便直接请领导人阅示。特别是有些请示,业务部门意见不一致或者基层单位没有事先汇报,不能够将问题上交,直接让领导批示。

2.鉴于某些工作的职责不是非常明确,拟办意见的“商”和“被商”只是建议,不是最终的指示,各部门可提意见,但注意防止部门抓小辫子、以此为理由推脱责任。可采用“请××部门研阅(提出办理意见)”的拟办意见。

3.加强对各部门文书的监督,主要是对办理的时限和传阅范围做好提醒和要求。紧急公文应当在拟办意见中明确提出办理时限。

4.对于基层单位上报请示要把好三个方面的要求:公文文种、行文格式要符合规定,请示事前需要沟通并初步反映部门意见,以及请示事项不能属于本部门、单位工作范畴内的例行事项,不符合的可退回呈报单位并说明理由,以此提高基层办文水平。

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