人大机关公文格式的几个问题

人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。这里选择几个问题进行重点分析。

一、关于发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。

“发文机关代字、年份、序号”不仅构成“发文字号”的三项基本内容，而且标示出诸项内容的排列次序，这是“发文字号”编制时必须遵循的一条基本原则。

“机关代字”，居“发文字号”之首。以体现简明、科学、统一为宗旨。所谓“简明”，指其所选用的代“字”，既要十分简练，应尽量丢掉可用可不用的“字”，又要十分明确，不至于同其它地区或者有关机关的代“字”相混淆，一般以二三字为宜;所谓“科学”，即要正确理解组成“机关”诸要素中每个代“字”的属性含义，不得掺杂非机关属性的任何代“字”;所谓“统一”，即对所选用的各个代“字”的排列次序，必求取规范，不得政出多门、各行其是。据此，“机关代字”中的第一个字，应选用该机关所处行政区域名称的代“字”，第二个字(或最多第二、三个字)应选用本机关本质属性的代“字”，第三个字(或最多第三、四个字)应选用该机关内承办部门名称的代“字”。(按：有时只有两个字，词组首字居多)

“年份”，居“发文字号”之中。应统一使用方括号(“[ ]”)。其中的年份应写全数码，不得作任何省略。

“序号”，居“发文字号”之尾。应统一用阿拉伯数字进行标注，从“1”起编制流水号，其前不得添加累赘“0”字。

其一，关于“发”的使用问题。“发”，是发文的意思。它既不是某一个机关所处行政区域名称的代“字”，也不是某一个机关本质属性的代“字”，严格地讲，是不该出现在“机关代字”中的，或者说，它在“机关代字”中属于一个可用可不用的“字”。

其二，关于“字”、“第”的使用问题。“字”是表示机关代字，“第”是顺序号的起首。原来它们是在“发文字号”中搭配使用的，如“xxx字[xxxx]第x号”。但在编制“发文字号”时，应当讲求规范和尽量简化，故以同时省去“字”、“第”为佳。

其三，关于“函”、“复”的使用问题。“函”和“复”均是法定公文名称的简化“字”，它们根本就不属于“机关代字”中的任何要素范围，没有理由出现在“机关代字”中。

二、关于公文的标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。国务院办法强调“公文标题一般应当标明发文机关”，中办条例强调“公文标题由发文机关、公文主题和文种组成”，二者几乎都强调发文机关名称必须在公文标题里面出现，这样公文标题就由发文机关全称(或者规范化简称)、主要内容和文种组成，位于主送机关或者正文之上居中排列。我认为，公文标题中的发文机关名称完全可以省略。一是因为发文机关名称在文件版头、发文字号、落款、印章、印制版记等多处重复出现，标题省略发文机关名称不会让读者造成误解。二是从实践情况看，有的公文标题本身就不短，这时如果再加上发文机关名称就会显得非常臃肿，省略发文机关名称可以让公文标题简洁明了。三是如果若干单位联合行文，发文单位名称同时出现在公文标题之中，那是不可想象的难看。当然，决议决定标题中的发文机关名称不可省略，因为决议决定的结构与一般公文明显不同，其中一个重要之处是决议决定没有落款。

三、关于抄送单位。指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。这里有两个问题：第一，现在一律只用“抄送”，而不用“抄报”、“抄发”。第二，自己给自己行文。向外发文，同时需要送给自己单位的领导以方便使用，从而把自己单位领导的名字写入抄送一栏，这就叫做“自己给自己行文”，这是一种不正确的做法。因为单位主要领导是机关法人代表，代表着机关的法人作者，他代表机关签发文件，然后自己又变成接受者，形成了自己给自己行文。给领导一份单位外发的文件，通过“抄送”的方式是对“行文”这一基本概念的歪曲。但是，现在人大系统很多机关都这么干，自己给自己行文已经习惯成自然了。