公文处理“零差错”，给力企业核心能力提升——企业公文处理过程中遇到的一些问题及对策探析

摘 要：企业公文处理工作内容繁多、规则各异、环节复杂，如何提高企业公文处理工作的质量和效率，是文秘同行们反复思考的问题。笔者结合个人从业实践，针对企业公文处理过程中的常见问题，摆实例、析根源，并尝试从认识境界、队伍建设、制度规范等方面着手探讨整改的对策，以公文处理“零差错”给力企业核心能力提升。

 

前 言

所谓公文，一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。对企业而言，公文是安全生产、经营管理及商务活动的重要工具，公文处理如出现不规范、不标准的情况，对内影响企业工作开展，对外有损企业形象提升。加强公文处理工作，提高公文处理规范化、标准化水平，是优化企业管理、提高工作效率、提升企业形象的重要途径之一。

着眼于永煤集团的科学发展和形象提升，公文管理规范化正日益为永煤集团及其下属单位所重视，办公设备的不断更新，公文流转及档案管理信息化程度的不断提高，公文处理人员业务培训力度的不断加大， ISO9001文件控制程序贯彻力度的不断深入等，很大程度上促进了企业公文处理质量和工作效率的提升，企业公文管理工作逐步迈入了规范化轨道。但是“规范化”不可能一蹴而就，难免存在一些问题，需要我们予以整改落实。

笔者从事企业公文处理工作近四年来，在日常工作中也因认识不到位、学力不深厚、规范不熟悉等原因出现过一些失误。通过学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《中国共产(单字替换)机关公文处理条例》和《河南省国家行政机关公文处理实施办法》及企业内部公文处理办法等，还重温了《公文写作》、《现代汉语》等相关理论书籍，并根据笔者的工作经历及日常积累的经验，就企业公文处理过程中常见问题及相关对策予以简要阐述。

一、常见问题实例及规范用法

(一)发文字号方面

发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分。《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》对发文字号的编制均有明确规定，即“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其中年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入;序号不编虚位(即l不编为O01)，不加‘第’字。联合行文，只标明主办机关发文字号”。

1. 〔2011〕X(单字替换)发7号;此类问题属于“要素颠倒”。该单位在编制发文字号时不是按规定顺序排列，出现了三要素位置颠倒的排法。如“〔2011〕X(单字替换)发7号” 就将排列顺序颠倒了，应先排单位代字，再是年度，最后才是序号，而不应把年度前置。规范的写法是“X(单字替换)发〔2011〕7号”。

2. X政字〔2011〕第2号、X政发〔2011〕第01号;此类问题属于“搭配虚宇或乱设虚位”。这里的“字”、“第”属于毫无实际意义的多余字，应删去。“X政发〔2011〕第01号”中的“0”是虚位，违反了“序号不编虚位(即1不编为O01)”的规定，应删去。上述两例规范化的字号应该是：“X政发〔2011〕 2号、X政发〔2011〕1号”。

3. X(单字替换)发(2011)8号;此类问题属于“错用括号”，年份所用的括号“( )”是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”。规范的用法应该是“X(单字替换)发〔2011〕8号”。

4. X(单字替换)发〔99〕1号;此类问题属于“年份不全”。，其中“〔99〕”的标法违反了“年份应标全称”的规定。正确的写法应该是“X(单字替换)发〔1999〕 1号”。

5.中共XX厂委员会 XX厂工会委员会文件

X(单字替换)发〔2011〕7号 X工发〔2011〕8号

 

此类问题属于“联合行文多编文号”。上例是联合发文。按规定，联合行文只标明主办机关发文字号。根据“联合行文，主办机关排列在前”这一规定，该例应只编“中共xx厂委员会”的发文字号。否则，将造成文件管理的混乱，不利于日后的档案管理。规范的写法是：

中共XX厂委员会 XX厂工会委员会文件

X(单字替换)发〔2011〕7号

 

(二)公文标题方面

公文标题要素及一般规定：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。

1.“××厂关于EBZ-160掘进机研发情况的汇报”。此类问题属于公文标题方面的“生造文种”，“汇报”不是一种规范文种，该厂本意是，准备把EBZ-160掘进机研发情况报告给上级单位，因此应该将文件标题改成“××厂关于EBZ-160掘进机研发情况的报告”。

2.“××车间关于增加人员的请示报告”。此类问题属于公文标题方面的“乱用、混用文种”，《国家行政机关公文处理办法》规定：“报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”;“请示，适用于向上级机关请求指示、批准”。“××车间关于增加人员的请示报告”标题用了“请示、报告”两个文种，“报告”与“请示”没有明确区分开，该文件标题应拟为：“××车间关于增加人员的请示”。

3.“关于做好全国两会期间安全生产工作安排”。此类问题属于公文标题方面的“缺少要素”，上述标题拟写不正确，缺少要素，应该拟为“关于做好全国两会期间安全生产工作安排的通知”。

4.“统一思想，创新思路，持续提升部门核心工作能力”。此类问题属于公文标题方面的“滥用标点”，《国家行政机关公文处理办法》规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，该标题应该改为“统一思想创新思路 持续提升部门核心工作能力”。

(三)公文结构层次序数方面

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“结构层次序数，第一层为‘一、’，第二层为‘(一)’，第三层为‘1.’，第四层为‘(1)’。

1. 下面是“××公司关于开展安全评先的通知”的一部分：

…………

二、评选条件

1. 优秀矿长

(一)认真贯彻和落实(单字替换)的安全生产方针、政策,认同并积极践行集团公司企业文化、核心价值观和安全理念。

…………

此类问题属于层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置。根据《国家行政机关公文处理办法》有关“结构层次序数”的规定，此例应该改为：

…………

二、评选条件

(一)优秀矿长

1.认真贯彻和落实(单字替换)的安全生产方针、政策,认同并积极践行集团公司企业文化、核心价值观和安全理念。

…………

2.下面是“关于印发《××集团公司2010年节能减排项目管理实施办法》的通知”的一部分：

…………

一、节能减排项目年度目标

1.通过推进节能减排工作，××厂、××公司、××公司全年降低能耗9%。

…………

此类问题属于“层次跳跃”。根据《国家行政机关公文处理办法》有关“结构层次序数”的规定，此例应该改为：

…………

一、节能减排项目年度目标

(一)通过推进节能减排工作，××厂、××公司、××公司全年降低能耗9%。

…………

3. 下面是“关于印发《××集团公司2011年××项目管理实施办法》的通知”的一部分：

…………

四、建立项目评价标准及考核机制

(一)、市场预测报告评价与考核

1.市场预测报告评价标准及考核办法。

(1)、市场预测报告评价标准

…………

此类问题属于“标点误用”， 根据《国家行政机关公文处理办法》有关“结构层次序数”的规定，此例应该改为：

…………

四、建立项目评价标准及考核机制

(一)市场预测报告评价与考核

1.市场预测报告评价标准及考核办法。

(1)市场预测报告评价标准

…………

(四)主题词方面

公文主题词是公文格式的一个重要内容，由类别词+类属词+文种组成。类别词反映主题内容的类别，类属词反映文件内容，文种反映公文的形式。确定公文主题词时应当根据主题词的含义由大到小、从内容到形式的次序进行。主题词的个数一般不超过7个，以3～5个为宜，而最后一个主题词一般应是公文的文种。

1.关于调整××公司节能减排工作领导小组成员的通知(调整 集团公司 普法 工作 领导 通知)。该标题的主题词缺少“类别词”，依据《国家行政机关公文处理办法》有关公文主题词的规定，“关于调整X X××公司节能减排工作领导小组成员的通知”公文主题词应该标引为： 机构、节能减排、领导小组、调整、通知。

2.关于印发《××厂(单字替换)委2011年工作要点》的通知(厂 (单字替换)委 工作 通知)。该标题的主题词不符合要求，依据《国家行政机关公文处理办法》有关公文主题词的规定，“关于印发《××厂(单字替换)委2011年工作要点》的通知”主题词可以标引为：(单字替换)的建设、工作要点、通知。

3.关于开展庆祝中国共产(单字替换)建(单字替换)九十周年系列文体活动的通知(纪念 建(单字替换) 文体活动 通知)。该标题的主题词不符合要求，依据《国家行政机关公文处理办法》有关公文主题词的规定，“关于开展庆祝中国共产(单字替换)建(单字替换)九十周年系列文体活动的通知”主题词可以标引为：纪念活动、七一建(单字替换)、文体活动、通知。

(五)其它方面

公文拟制方面，部分单位“抄袭”和“借鉴”上级文件内容太多，“结合实际”太少，有的甚至在上级文件的电子版中将上级单位名称改为本单位名称，直接将上级文件“拖”成本单位文件下发，导致公文的载体功能缺失，毫无实际指导意义可言。

文秘队伍建设方面，部分单位存在着“笔杆子”难觅，文秘队伍“青黄不接”的问题。同时，队伍素质因电脑办公日益普及，存在“两极分化”现象。一些老同志具有较为扎实的公文处理基本功，但缺乏电脑操作经验。年轻同志大多熟悉电脑操作，但公文处理经验，如何加强文秘梯队建设、完善人员素质，是亟待解决的问题。

公文处理制度方面，一是公文漏登、漏传、横传现象时而出现，公文登记、流转制度不健全;二是公文归还时限不明确，跟踪催还公文不及时;三是落实文件精神的具体意见落实不到位，缺乏督办落实机制。

二、拟采取对策

(一)提高思想认识境界是关键

公文“具有规范体式、特定程序”这一特点，要求我们在企业公文处理过程中必须注重维护公文的严肃性、权威性。企业各级管理人员尤其是各部门负责人要进一步提高对公文处理工作重要性的认识，坚决克服“只有抓生产经营才是干大事，搞文字工作是‘咬文嚼字’、‘浪费时间’”等错误思想和片面认识，切实加强对公文处理工作的领导和检查，既要明确公文处理分管责任人，也要安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核把关，维护公文的严肃性和权威性。各级管理人员还应带头学习公文处理知识并模范遵守，为广大员工做出表率;文秘人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作，防止公文格式的随意性，维护其规范的体式，遵守其特定的程序，进一步提高公文的处理效率，推动企业正常工作的开展。

(二)加强文秘队伍建设是保障

为适应新形势下公文处理工作的需要，企业要切实加强文秘人员的选配和管理，严把人员进出关，努力建设一支思想政 治素质好、工作业务过硬的文秘队伍。首先，企业要督促文秘人员增强学理论意识，变泛泛理解为深刻把握，使其不断提高文秘人员的政 治理论素养和政策水平。同时要树立一丝不苟、精益求精的良好工作作风，培养良好的职业道德和强烈的敬业精神，使文秘人员认识到自身岗位所肩负的重任，增强干好工作的自觉性和主动性;其次，企业要加强文秘人员的业务培训，不断创新和丰富业务交流活动载体，搭建以会代训、业务技能竞赛、“一对一帮扶”、专题培训班等多种形式的学习交流平台，加强业务培训，使所有人员熟知公文处理的基本知识和工作程序，平时注意留心各方面政策，把握各方面法规，了解各方面情况，熟悉各方面职能，尽快提高业务素质。

(三) 促进公文处理制度化、规范化是根本

公文处理工作政策强、程序繁，时限紧，要求高。要使公文处理工作有章可循、有据可依、责任明确，就必须从促进公文处理制度化、规范化入手，结合单位实际，建立健全公文处理各项制度和工作流程，不断强化公文差错源头治理，充分发挥文秘部门在公文处理尤其是审核过程中的把关作用，从公文的起草到审核、审批都必须建立严格的制度和规范，严格落实收文登记、流转记录及督办制度，完善公文处理“零差错”活动质量责任体系，明确各环节的权限和责任，严格考核制度，把“零差错”理念和要求落实到公文处理全过程，最大限度地预防和减少差错，确保每一个环节、每一个细节都做到精心细致、精益求精，努力达到制度完善、手续配套，流程规范、流转有序，档案齐全，管理科学，考核严格、闭环有效的目的。

结 语

要围绕公文处理“零差错”要求，结合企业实际，强化对公文处理重要性的认识，持续加强文秘工作队伍建设，进一步加强公文的标准化、规范化、精细化管理，积极构建“企业公文交流平台”，不断提高公文质量和公文处理效率，持续给力企业核心能力提升。

作者单位：河南龙宇能源股份有限公司机电制修厂