公文盖章“三字经”

管理印章和负责盖章，是秘书的日常工作。这项工作责任大，风险高，稍有不慎就会引发管理乃至法律方面的问题。盖章是否规范合理，不仅是对秘书职业技能的考验，更会对整个单位的工作造成重大影响。笔者根据自己多年的工作经验，总结出盖章的“审”“存”“看”这“三字经”，在此与秘书朋友分享。

1、审

——“五审”先行

整个盖章的过程从审核文书开始，在审核后的文书上盖章才符合业务流程和制度规范，未经审核就盖章存在着风险。针对盖章的审核，应着重从五个方面进行。

一审是否符合业务流程规范。未完成业务流程或未按照流程规范办理的文书，坚决不能盖章。一般来说，盖章是撰文流程的最后一个环节，秘书应当严格把关。这既是对执行业务流程的一种监督，更是规避业务风险的有效措施。

二审有无有效的签字或凭据。责任人的签字和相关的凭据，是盖章的依据。文书只有得到相关责任人特别是单位负责人签字确认，或附有责任人开具的相关凭据时，方能予以盖章。特别是对外发文件、递资料、出证明时，更需在单位负责人签字后方能盖章。盖章前审核文书上是否有责任人签字或附有有效凭据，是一种归责的举措，也是对潜在风险的有效防范。

三审内容是否存在法律风险。盖章是文书生效的凭据，具有权威性和法律效力。因此，审核文书时，除了要看其是否符合业务流程规范，是否有相关责任人的签字外，还须仔细审核文书的内容，特别是对外发送的证明、函件等，必须在确保无法律风险后才能盖章，否则应提出修改建议，重新拟定后再审。

四审文书格式是否正确。文书格式是否正确，反映单位的办文水平，也关系着文书的形象和实际效力，因此秘书要主动把关，不放过任何细小的格式错误，更不能熟视无睹或得过且过。

五审是否有必要盖章。有些文书并不需要单位盖章，但在实际工作中，很多人出于各种目的或心理而要求盖章，对此秘书一定要严格审核，无须盖章的文书一律不盖章。盖章是一项很严肃的工作，应在必须的情况下进行，不能任意而为。

2、看

——“两看”要准

盖章时要注意盖出来的印迹色泽是否清晰鲜艳，体位是否端正得体，为此要做到“两看”。

一看印章上的印泥是否充足。印泥充足才能保证印迹清晰、色泽鲜艳，否则就会出现模糊不清、暗淡无光的情况，有些干脆无法辨认。更有甚者，在盖章之前未察看印章上的印泥情况，盖完后发现印迹不清，于是反复补盖，结果交叉重叠，越盖越乱，这是极为不妥的。

二看印章体位是否端正。为避免印迹不端正甚至上下颠倒的情况出现，盖章前要看一看印章的体位是否端正，仔细调整好之后再盖。此外，盖章时用力要适当、均匀，这样盖出来的印迹才能清晰、均衡。

3、存

——“两存”完成

盖完章后，还须完成后续的存档工作。这主要包括两个方面：一是要完成盖章登记工作，记明盖章日期、文书名称及责任人等，并分类保存相关的凭据，以备检查和审计;二是要保存好印章，把印章放回固定的管理箱并上锁，以保证印章的安全。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】