公文格式中极易出现的三种问题

格式指的是法定公文外形结构的组织安排，包括结构项目和附属标记，以及这些项目和标记在页面上的安放位置和具体构成。虽然这些要求往往讲的是细节，却是公文具有法定权威性和强制约束力的显著表现，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。

目前，党政机关公文格式标准依据的是2012年修订的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)和同年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)。尽管这两个文件出台已经有一段时间，但是执行情况仍参差不齐。常见问题有以下几个方面。

一是该具备的要素发生遗漏

《条例》中明确了公文格式18个方面的要素，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，每一个要素都有其特定意义，发生遗漏可能会引起一定后果。比如，份号是公文印制份数的顺序号，作用是加强文件管理和利用，涉密文件如果未标注份号，会直接影响到文件的分发、查对、清退和销毁。又如，密级应标而未标的情况屡见不鲜，个别单位甚至在直接转发上级单位涉密文件时漏标密级。《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，对应当定密的事项不定密，造成严重后果的，须由有关机关、单位依法对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处分。

二是该调整的要素没有到位

2012年《条例》修订时作出不少重要调整，但是至今有些文件仍旧未作调整。比如，我们经常说的“红头”也就是发文机关标志，已经被统一为两种形式：一是使用发文机关全称或者规范化简称再加上“文件”二字，二是使用发文机关全称或者规范化简称。以xx市委办公厅为例，前者对应的是“中共xx市委办公厅文件”，一般是普发性的下行文;后者对应的是“中共xx市委办公厅”，所有上行文、平行文、下行文都被“一网打尽”。但是工作中，有单位仍在使用发文机关名称加括号和文种的形式，如“中共……委员会(通知)”“中共……委员会(请示)”。又如，主题词因为以往存在乱标、滥标现象，无法真正起到提高查找效率的作用，已经被取消，但现在少数文件的版记上依然存在。

三是用法有待进一步准确规范

对于一些最基本的要求，有些单位落实情况也不尽如人意。比如，标题一般应当使用2号小标宋体字，但是字体字号不合规定的情况仍然不少，有的文件甚至在一个标题中出现两种字号;标题回行需要做到语意完整、排列对称，但是有的文件却将诸如“教育实践活动”“规范性文件”这样的特定词语分跨上下两行，或者是将虚词作为下一行的第一个字。又如，正文一般应用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注，一般第一层次用黑体字、第二层次用楷体字、第三和第四层次用仿宋体字标注。但实际工作中字体字号不规范现象时有发生，特别是当多个单位的来文同时呈报时，不规范的页面会分外显眼。

其实，格式问题说起来都不复杂，标准早已明确，整改也不困难，关键在于是否重视。正如习近平总书记在所著的《之江新语》所指出，小事小节是一面镜子，能够反映人品，反映作风。公文格式看似简单，却也从一个方面反映出办文部门的工作作风，一旦出错就会直接影响到各方面对于文件质量的印象、对于发文单位的认可，不利于今后文件执行和工作开展。所以，我们一定要站在作风建设的高度，严谨细致、精益求精，抓小抓实、坚持不懈，从严把好格式关。

【来源：秘书工作杂志（微信mishugongzuo）】