安排公文结构要把握好三个方面

公文结构就像人体的“骨架”，是公文的框架，是公文层次、框架、段落三者的有机结合和前后衔接。一篇优秀的公文，必然结构严谨、脉络合理，能吸引读者的注意力，增强办事效能。一般来讲，公文结构外形一般表现为“开头—主体—结尾”，内在逻辑形式通常是“总—分—总”，内容则是“为什么做—做什么—怎样做”。但是，安排公文结构不能一概而论，不能只有一个模式，需要具体问题具体分析，更需要在实践中悉心领会，精心把握。如何安排公文结构，我认为要把握好以下三个方面。

一、深刻认识公文表现的规律和特征，做到思路清晰、言之有序。

公文表现的规律和特征指的是公文所反映出的事物发展的阶段性特征和内在联系，是安排公文结构首要考虑的问题。面对新的撰稿任务，我们必须先准确把握公文所要表达出来的意图，从宏观上、深层次上分析公文表现的客观事物的本质及其内在联系，探求其思想意义，构好思、谋好篇、布好局，做到思路清晰、言之有序。具体说，可以依照以下四种方法。

1.依照事物发生发展的时间顺序谋篇。公务活动总是依一定的时间顺序逐步发展的，必然有一个一个的步骤，有一个一个的工作阶段，根据这些工作步骤和阶段妥善安排公文结构，不但能够反映工作的进展过程，而且可以使公文条理清楚，前后连贯。工作打算、工作计划、学习活动安排、工作方案等陈述每一阶段工作学习任务要求、具体措施的公文，都可依照时间顺序通盘考虑。

2.依照空间方位的分布排列。如“政府工作报告”一般分为一年来工作回顾、当年工作任务、政府自身建设三部分安排结构，其中一、二部分的政府工作是按照经济、社会事业、劳动等几类来阐述，三部分的政府自身建设又按照政府内部的政府职能、民主化建设、依法行政、政风建设等方面进行详细阐述，其结构布局有很强的空间性。

3.依照“提出问题—分析问题—解决问题”模式安排。这种方法适用于评论、编者按语、决议、社论、杂文等论说性公文，主要就政治、思想、文化领域中的一个或几个问题，作深入科学的评述。这种结构形式有理有据、层层深入，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。

4.依照公文所反映事情的性质归类。可以将一个部门的工作分为几块，或者将一项工作分为几个方面，按照分好的类别安排次序，分别予以表述。这种方法主要适用于工作总结、介绍经验的简报、工作通报、调查报告等阐述工作情况的公文。如：中央先进性教育活动办公室编发的第805期简报信息，从“救助灾民送钱物、关爱孤儿送温暖、心系孤老送亲情、助农增收送技术”四个方面介绍了某市开展扶贫帮困送温暧活动的做法和经验。该文的结构构思从四个方面准确地反映了事情的性质，思路非常清晰，叙述非常有序。

二、正确处理公文各要素的逻辑关系，做到周严谨密、浑然一体。

公文结构通常被划分为六个组合要素，即开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。公文的各个要素之间，内容上是相互连贯、井然有序的，反映在社会生活中，也是真实、有效的。在公文写作时，安排公文结构一定要体现逻辑思维的力量，执行逻辑思维的路线，运用逻辑思维的方法，妥善处理公文各部分的逻辑关系，做到层层周严慎密，通篇浑然一体。

1.开头明快，结尾有力。公文种类很多，对象不同，内容不一，所以公文的开头和结尾在安排上也不尽相同。据统计，关于公文开头和结尾方式，有近20多种。但是按照使用频繁程度，公文的开头可分为四种类型，即根据式开头、叙述式开头、结论式开头、目的式开头。结尾也可分为四种类型，即总结式结尾、希望式结尾、说明式结尾、套语式结尾。无论哪种类型，都要切记开头简洁明快，开门见山，切忌套话连篇、铺陈过多。结尾自然有力，要求干净利落，意尽言止，切忌画蛇添足，无病呻 吟。

2.层次清楚，段落完整。每篇公文可分为多个层次，每个层次可以分几个段落来表达，层次和锻炼共同构成了公文的正文部分。安排公文结构，要处理好层次和层次的关系，层次和段落的关系。对层次的划分，根据正文内容，可以采用“并列式”方法逐一说明，也可以采用“递进式”方法深入阐述，也可以相互使用，灵活运用。对每一层次的段落之间，也要掌握次序，要条理清楚。对每一个段落，要集中表达一个意思，有一个中心思想，体现齐全性、完整性，切忌一个意思分为两段或多段。同时，也要学会提炼段旨句，放在段落的前面，使条理更加清晰、醒目。

3.衔接紧密，符合逻辑。公文结构是否衔接严密、富有逻辑性，上下文之间的衔接和转换是关键。过渡和照应则是上下文转换和衔接的有效方法。公文过渡在表达上常使用一些惯用的过渡词、过渡句，甚至过渡段。该方法在公文中运用较为频繁，其中，开头和主体之间使用过渡语过渡较为突出，如“为……现将有关事项通知(通告)如下”、“为……现作如下决定(决议)”、“经研究批复如下”、“为……我再讲(提)三点意见(要求)”，等等。公文照应主要是前后文照应。对后面说到的，前面要有交代，不能突如其来;前面提出的问题，后面要有着落，不能不了了之。要紧紧围绕中心内容来组织材料，做到前后连贯，首尾圆台、中心突出。

4.主次分明，详略得当。公文写作与其他文章一样，也要讲究详略得当、开阖自如，而不能主次不分、平均用墨。分清主次、把握好详略，也是公文结构安排的一个主要环节。对公文中份量重、主要观点、重要条文等部分，在层次安排上可放在突出的位置，在篇幅分量上可写的详细一些;对那些观点明了、事实清楚的部分，可写得简练清晰，少些甚至不写。总之，要从整体上把握好“度”，做到轻重相形，顿挫有致。

三、合理选择公文结构的具体形态，做到脉络贯通、和谐统一。

公文是规范性文种，具有稳定的基本结构模式，以确保公文的权威性和严肃性。公文文种的多样性，又决定了公文结构具体形态的多样性。在公文写作实践中，公文结构六要素组合方式常常发生变化，有的不需要结尾，有的层次简单，有的层次细致，不一而足。我们要根据公文的不同种类选择不同的结构形态。以下三种结构最为常用。

1.篇段合一式。即“一篇公文一段话”，是一种比较简单的公文。对发文事项比较简单、没有必要进行公文结构分析的公文，可选择篇段合一式，直奔主题，简洁明了。常见的文种有：请示、通告、命令、批复、决定、议案和发布规章的发布性通知、部分批转转发性通知等。这种结构形态，内容要概括集中，一文一事，篇幅要短小精悍，简练概况。

2.二段结合式。即“一篇公文两段话”，其外在结构具有篇段合一的形态特征，其内在层次关系，则是典型的二段式结构。这种结构方式与篇段合一式适用文种基本相同，尤其以请示、决定最为常见。它分为“开头部分”和“事项部分”两个层次，是因正文的事项已经布置完毕，没有必要保留结尾，而采取的一种特殊结构形式。

3.条文贯通式。即“多段式结构”，用分条列项的形式安排结构。在公文写作实践中可分为两种情况：一种是按照对对纷繁复杂的工作事项进行分析，做出适当的主次、先后排列和结构配置。这种结构形式运用广泛，总结、意见、通知、工作规划、通报、会议纪要、命令、指示等常用性文种都会常常遇到。如：《xxxx会议通知》按照会议时间、会议地点、会议内容、会议参见人员、会议要求等五项内容，分别说明，并在每项前面加注一、二、三……层次序码，使事项变得简单明了，给人以眉目清晰、和谐统一之感。一种是章条款分列，是前一种情况的复杂化、延伸化，多适用于法律法规、章程、条例、办法、规定等条文性公文。即全篇公文按照篇下有章，章下有条，条下为款，款下为项，项下有目的形态简单的排列，层层有序、通俗自然。

【来源：秘书部落】