公文办理常用知识

一、如何到县委办办文

(一)基本程序。1.起草代拟稿。要以高度负责的精神，进行调查研究，搞好科学论证，使起草的公文既符合(单字替换)的方针政策和国家的法律法规，又准确地体现领导意图和集体意志;公文观点鲜明，内容充实，结构严谨，文字简炼，语法规范，表达准确，一事一议。代拟稿以16开型纸打印，经本单位主要负责人签字同意。重要文件需经涉及到的相关单位主要负责人会签，牵涉到全局性、重大政策性的事项，需要以县委名义行文的，需要提请县委常委会讨论研究。2.申请发文。填写由县委办秘书组印制发文审签表，表中的栏目，需详细填写，并附好相关的政策文件、上级规定、领导批示、会议纪要等文本，一并交县委办秘书室，报县委常委、县委办主任批示。3.送审送签印发。承办单位发文申报得到许可后，代拟稿附发文签，属于县委、县委办行文的，直接送县委办秘书组审核;属于县委和县政府，或县委办和县政府办联合发文的，先送政府办秘书组校核，再送县委办秘书组校核，依次送县政府办分管副主任、主任和县委办分管副主任审核，最后送县委常委、县委办公室主任审阅后报县委有关领导会签、签发，送领导会签、签发时，按领导排名从后到前依次送签。签发完毕后由县委办秘书组编制文号、承办单位到指定地点付印(公文印出清样后，承办单位负责文字校对，做到无差错)、县委办盖章，文件成品最后由承办单位分发。文件送审时，承办单位必须履行上述程序，不得越级送审，否则，秘书部门、领导拒签。

(二)注意事项。1.拟发文件必须体现集体的意志，避免个人和部门行为。凡属县委常委会等具有权威性的会议所议定的事项，或上级文件必须在本县贯彻的事项，以及实际工作中急等处理的事项才可行文。否则，县委办秘书组拒绝办理。2.坚持精简、高效的原则。(1)会议文件、会议纪要和领导同志在会议上的报告、讲话，不再以县委、县政府或县委办、政府办的名义行文。(2)贯彻上级文件精神，不必层层对口发文。(3)已经发文的不重复发文，能由部门发文的，不由县委或县委办发文。3.尽量减少联合行文。属(单字替换)政联合行文，必须是传达部署(单字替换)委、政府重要决策，重大行动且需(单字替换)政机关周知或共同执行的事项，除此之外，不联合行文。

二、如何校核公文

1.把好行文关。要敢于负责，坚持原则，明显不应该发的文件，要坚决不发。在具体审核中，要多与领导沟通，感到某个文件不宜下发时，应主动向分管领导汇报情况，沟通信息，讲明原因和理由，争取领导的支持，或至少掌握了领导的意图和意见，然后再综合考虑各种因素，提出审核建议。

2.把好政策法规关。公文不能违法现行法律法规和方针政策。

3.把好文字关。公文的内容要实，篇幅要短，文字要精练准确。

4.把好体例格式关。主要是要规范文种和格式。

三、把握好公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。

(一)公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。在实践中要切实把握好以下常见要素：

1.版头。又叫发文机关标示。一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准;规范化简称应由该机关的上级机关规定。

2.发文字号。是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关的代字和公文类别代字3部分组成，发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简写，例如，“〔2001〕”不能简写为“〔01〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文签发时间先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位(即“1”不编为“001”)，不加“第”字。发文字号一经确定，应长期固定使用;联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。

3.标题。一般由发文机关名称(全称或规范化简称)、公文主题和文种组成。公文的标题要准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列;在有双文种的公文中，应简化标题;标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

4.主送机关。应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称。普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、(名称替换)。在(单字替换)政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关;决议、决定、指示、命令(令)、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关;通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误，可标注主送机关。

5.正文。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。常见的错误有：(1)第一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。(2)第一层次用“一、”，第二层次用“(1)”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”，但不能用“(1)”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。独立成段的小标题，末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的，末尾用句号。

6.附件及附件名称。附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起。如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件(或带顺序号)。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。

7.发文机关署名。(单字替换)的机关公文应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。行政机关的公文，单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文应署名。

8.成文日期。一般以领导人最后签发的日期为准;成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。(单字替换)的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。行政机关的公文成文日期用汉字标注，“零”写成“○”。

9.印章。县市区(单字替换)的机关和基层(单字替换)组织的公文，均应加盖发文机关印章。使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰。(单字替换)的机关的公文印章在发文机关署名和成文日期处，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。行政机关的单一机关行文，印章距正文2—4mm，居中压成文日期。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

10.印发传达范围(附注)。在(单字替换)的机关的公文中，叫做印发传达范围，一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明;对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。在《国家行政机关公文处理办法》中这一要素叫附注，其作用同(单字替换)的机关的公文的印发传达范围，并可说明其他需要说明的事项;“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。

11.主题词。(单字替换)的机关的公文，公文主题词按主题词法标注，即按（组织的简称，你可以根据上下文的意思进行准确的替换）办公厅秘书局编印的《公文主题词表》(修订本)标注，一篇公文最多不超过10个主题词。行政机关的公文，公文主题词分类标引法标注，一篇公文最多不超过5个主题词。

12.抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓公文内容)的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。现在用“抄报”是错误的。

13.印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和印制份数3部分组成，位于公文末页主题词或抄送机关名称下方、页码上方。行政机关的公文，只有印发机关和印发时间。印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印”字，下行文、平行文的，排印“印发”2字。用特定版头印发的公文的印发日期，在成文日期之后或与成文日期同一天。

(二)公文用纸格式

目前，我国(单字替换)的机关普遍采用16开型公文纸，如果使用国际标准A4型公文纸，应与本机关的上级机关的公文用纸格式一致，公文用纸格式一经确定，必须长期固定使用。行政机关从2000年1月1日起，一般采用国际标准A4型纸。

(三)公文排印、装订格式

(单字替换)政机关公文一般从左至右排印。用16开型公文纸排印公文，(单字替换)的机关公文，正文一般每页排20行(特殊情况最多22行)，每行25个字。用A4型纸，行政机关的公文，正文一般每页22行，每行28字。公文装订根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页，现在一般实行胶粘。

四、严格遵守行文规则

(单字替换)政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文三种方式。平行文没有级别、地区之分，同级机关和不同隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

在处理行文关系上，(单字替换)政机关必须突出遵守以下规则：

1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.(单字替换)委各部门在各自职权范围内可以向下级(单字替换)委的相关部门行文。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。(单字替换)委、政府的各部门在自己的职权范围内可以分别向下级(单字替换)委、政府的相关部门发布指导性、批复性、规范性、周知性等公文，但无权发布指挥性公文。

3.(单字替换)委、政府的办公厅(室)根据(单字替换)委、政府的授权，分别向下级(单字替换)委、政府行文。(单字替换)委、政府的其他部门，只能以“函”的形式同下级(单字替换)委和政府商洽工作、询问和答复问题、审批职权范围内的事项，一般不得发布指示性公文。