关于常用公文的写作问题

一、请示

(一)概念

请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。

请示的适用范围是：向上级机关请求指示、批准的事项。

请示是一种期复性的上行文，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、单位在公务活动中待处理的具体问题。

陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题;执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级机关说明情况并提出建设性意见，请求上级给予明确指示。

提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅速向上级反映问题，请求帮助解决。

说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题等时，应及时上报，请求上级给予指示。

提出建议，请求解决。对有关政策、法规或上级机关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级机关给予明确、具体解释。

(二)特点

1、行文方向的定向性

请示只能发往固定的、明确的上级机关，使其予以批复。

2、行文内容的请求性

请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质。(与报告对比，报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述的性质)

3、行文目的的求复性

请示的目的是请求上级批准，解决某具体问题，要求作出明确答复。(与报告对比，报告的目的则在于使上级知道掌握某方面或阶段的情况，不要求批复)

4、行文时机的超前性

请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的，行文一般在事前进行。下级机关只有得到批复后，即获得上级机关明确指示或批准，才能按上级的意见进行工作，处理有关问题，决不能“先斩后奏”。(报告则可在事后行文，也可在工作进行中行文，一般不在事前行文)

5、请求事项的单一性

请示的事项只能是一件事或一个问题，不能一文数事，以避免因给上级机关批复造成困难而贻误工作。(报告可以一文一事，也可一文数事)

(三)类型

从内容、目的的角度，请示通常可分为如下几类：

1、求示性请示

本单位在工作中出现了新情况，遇到疑难问题，无章可循，且关系重大，须领导机关给予指示;或因情况特殊，难以执行现规定，提出政策性措施，要待上级机关批示后再行实施的。

2、求准性请示

下级机关请求上级机关审核批准某事项或开展某项工作的请示，属于请求批准的请示。这类请示多用于机构设置、审定编制、人事任免，重要计划、决定，重大决策，大型项目安排等事项，这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。

这类请示还包括，为完成上级机关交办的事项，或实施本单位重要项目而缺少人力、财力、物力，不满足这些条件就难以成就的，报请上级机关批准调拨使用。

3、求批性请示

业务部门对工作作出安排，提出具体办法，但不能要求行政机关执行，便呈请上级机关认定形成批转性公文。于是，部门意见转化为机关的决策，下级机关即可照此办理了。

(四)写作

1、请示的结构写法

请示的结构形态包括：标题、主送机关、正文和落款署时等。

(1)标题

请示的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成。有时为简洁起见，可去掉发文机关，由事由和文种两部分组成。

(2)正文

正文可分三部分：

一是事由(或引据)。写明请示的起因，即请求指示和批准事项的依据，一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，说明为什么要请示及请示的缘由，事实要清楚，说理要充分，用语要简练，把为什么要请示说明白。

二是请示事项(或主体)。写明请示事项，即要求给予指示、批准的具体问题和事情，必须叙述清楚，讲清问题和事情的基本情况，遇到什么困难，有什么问题，要直陈其事，简洁明了。如果是请示批拨资金、物资，则应写明需要的金额、品名、规格及数量等;如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自己的意见或处理办法;如果有两种以上的方案或意见，则应表明自己的倾向性意见，以便于上级机关作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。

三是结尾(请示要求)。同样单独设段。虽然通常只用寥寥几笔，都是表明行文机关基本要求的部分，要精心设计，谨慎用字。常用的结语有“妥否，请批示”，“以上意见当否，请批复”，“上述意见如无不当(妥)，请批转有关地区(部门)执行”等。

2、请示的格式要求

一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(五)注意事项

1、坚持一文一事。一份“请示”要由上级机关同一部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

2、不能越级请示。各级机关都有一定的权限，上下级机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

3、不要多头主送。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。

4、请示原则上不同时抄送下级机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效，所请示的事项也常有不予批准的，因此，除极特殊的情况外，请示原则上不同时抄送给下级机关。

5、除领导直接交办或特别紧急的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。

二、报告

(一)概念

报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。

从上述报告的概念，可以看出，报告的适用范围是：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。根据领导同志要求和实际工作需要，为防止需要上级机关办理的意见或建议夹带于“报告”中，同时考虑新增加了“意见”这个文种，新的公文处理办法在“报告”的适用范围中删去了“提出意见或建议”的内容。

报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况，协调工作的重要公文。它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。报告属使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。

反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。

汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。

说明情况，答复询问。对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。

(二)特点

1、行文的单向性

报告一般不需要受文机关批复和反馈，属一种单向行文。

2、时限的不定性

报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中(指一个阶段已完成)或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，文于事具有相对的滞后性。

3、内容的广泛性

报告的内容一般不受限制，可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。

4、写法的灵活性

报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。

(三)类型

报告种类较多，可以从用途、性质、内容等方面划分。按其行文目的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等;按起内容和表达的形式不同，可分为专题报告和综合报告。

工作报告主要是就某一阶段工作进展的情况向上级机关或大会所作的汇报，它着眼于对前一阶段的工作总结，同时一般性的分析存在的问题，并有针对性地提出下步工作的意见。

一般情况报告指向上级机关反映情况的报告，即及时把本地区、本单位发生的重大问题，在一定范围内带有倾向性的情况，向上级机关报告。情况报告与工作报告的不同之处主要在于，情况报告不局限于某一具体工作，不讲具体工作进展情况，只讲客观存在的或突然发生的情况。例如向上级机关反映自然灾害的情况，突发事件的情况。这类报告的特点是时效性很强，发生的事情，要非常及时的向上级机关报告，有些情况要用电话先报告，然后书面报告。

答复上级机关询问的报告，顾名思义，例如上级领导对群众来信来访中反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关。

综合报告是反映本地区、本单位全面工作情况的，常常采用工作总结与工作计划相结合的表现形式，如在各类代表大会上所作的“工作报告”。而专题报告则是专门反映本地区、本单位、某一方面情况的，有时也用于答复上级机关的询问。

(四)写作

1、报告的结构和写法

由于报告种类不同，行文目的不同，写法也不尽相同。报告一般由标题、主送机关、正文和落款等组成。

(1)标题

报告的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成，可以根据需要省略发文机关，但事由和文种不能省略。

(2)正文

报告正文分三部分：

引据。简明扼要地讲清楚发文的背景、缘由或依据，可以成为全文的提要，即“重片言以居要，乃一篇之繁荣”，便于读者有个总概念。在这部分最后，通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下”之类，以此领起下文。

主体。即报告事项部分，要叙述报告的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。对于工作报告，应写明做了哪些工作，取得哪些成果。然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下一步工作意见。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。

结语。通常使用以下习惯性用语：“特此报告”或“专此报告”等;工作报告，结语可用“以上报告，请审阅”。

(3)落款

包括发文机关和发文时间。

2、报告的格式要求

一般由秘密等级及保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(五)注意事项

1、报告写作的一般要求

在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述，具体要求做到：

(1)主题要明确，思路要清晰;

(2)观点要鲜明，内容要真实、具体;

(3)重点要突出，文字要简练;

(4)报告中不能夹带请示事项。

2、综合报告的写作要求

由于综合报告的特点，因此在撰写时，往往要汇总各方面的情况和材料，既有正面的，也有反面的;既有具体的，也有概括的;既有典型的，也有一般的，等等。但是报告的篇幅极其有限，因此没有必要也不可能“包罗万象”，将所有材料不加选择一律写入文中。“综合”决不是搞材料堆积，这样就必须采取正确方法，对所获取的材料进行认真的整理和加工，从中遴选出切当的、最能充分而有力的说明问题的材料，以便更好的表现和烘托全文的主旨。要做到这一点，并非轻而易举之事。一般来讲，必须认真处理好以下几种关系：

(1)“点”与“面”的关系。“点”是指反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料;“面”是反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。在筛选和组织材料时，除运用必要的“面”上的概括材料外，还要运用“点”上的典型材料，二者相辅相成，互为补充。只有这样，才能使行文内容充实具体，说服力强。否则，仅有“点”而无“面”，则必然导致报告内容零碎、狭窄，给人以纷乱感;相反，仅有“面”而无“点”，则会使报告内容失之空泛，缺乏力度。

(2)“详”与“略”的关系。撰写报告必须对材料进行合理的安排和组织，做到重点突出，详略得当;主次分明。对于重点内容则详写，使之居于主导、突出地位，反之，则略写甚至不写。所谓“重点”，一般是指：能够影响全局的工作或情况的材料;能够对当前或今后工作有重要指导或推动作用的材料，能够代表和反映本机关或本地区工作中存在的带有普遍性或倾向性问题的材料，等等。撰写综合报告，必须紧紧围绕这些“重点”内容进行叙写，笔墨要凝练、集中;重点材料要详细具体，用墨宜多，一般性材料则略写，惜墨如金。切忌信笔拨洒，平分秋色，不分主次，眉毛胡子一把抓。否则会严重影响报告的质量。

(3)“事”与“理”的关系。“事”即有关工作或事件情况，“理”即对工作或事件情况进行分析、议论。一篇优秀的综合报告还应是“事”与“理”的高度统一体。争取处理好二者之间的关系是写好综合报告的重要环节。撰写时既要将有关的事实情况详尽、具体的加以叙述，又要对其进行必要的分析，提出问题的实质，说明本机关已经做的工作或拟采取的解决办法。只有事实，没有精要的分析，所撰写的报告必然失于现象的罗列，搞成“流水账”;相反，只有分析、说理而无必要的事实作基础和论据，所撰写的报告必然失于空洞浮泛。

3、专题报告的写作要求

专题报告是下级机关将本机关或地区的某项工作、某个问题、某一事件或某一方面的情况向上级机关所作的报告。根据具体内容的不同，这类报告又包括建议性报告、答复性报告、检讨性报告，等等。其特点是内容集中、单一，篇幅较短，便于上级领导及时阅知和处理。在实际工作中，专题报告的使用频率极高，而综合报告则相对较少。要写好专题报告，需要认真把握如下几个问题：

(1)速度要快。专题报告应当就工作中发现的新情况、新问题及时向上级机关作出报告，切莫“贻误时机”。

(2)内容要专。专题报告要“一事一报”，内容明确集中、单一，便于领导了解和掌握，从而有针对性地作出处理。

(3)情况要实。专题报告对工作过程和成绩的表述，对有关情况的叙写，必须做到从实际出发，实事求是。要如实反映事物发展的本来面目和客观过程，切忌言过其实，或者为了达到某种目的，随意“扬善”或“隐恶”。否则，就会从根本上失去专题报告的存在价值，严重者还会给领导提供虚假信息，造成决策上的失误，其后果不堪设想。

(4)篇幅要短。专题报告在文字上应力求简洁，做到短小精悍。要做到这一点，要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，弄清事物发生、发展和变化的全过程，从中提取重点，抓住问题的实质。

三、通知

(一)概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。

(二)特点

1、使用范围的广泛性。通知是一种非常灵活的文种，在使用主体上，上至国务院、下至最基层的单位，都可使用。在通知内容上，大至国家重大事项，小至单位内部一般事项，都可用通知。

2、文种功能的指导性。通知作为下行文时，在文种功能上具有较强的指导性。特别是部署和布置工作，批准和转发文件等，都需明确处理问题的目的或指导思想、原则、方法和要求等，阐述说明需要做什么、如何做、怎样做等。通知一般都较为侧重具体部署，因而其指导性十分明显。

3、行文方向的不确定性。通知一般作下行文，多为上级机关向下行文，但在平行单位之间、不相隶属单位之间也可使用通知，即其也可作平行文。作为平行文时，只能表述告知性或周知性的内容。重要的通知，一般在下发的同时，还要抄送上级机关。

(三)类型

通知大体上可划分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类：

1、批转通知。批转下级机关公文，常见的有如下几种情况：

(1)批转重要的行政措施。领导机关认为下级机关或所属部门在其主管或归口管理的业务活动中所确定的重要行政措施，需要有关部门或下级机关贯彻执行的，可用批转通知下发。

(2)批转带有普遍性的重要事项的解决意见。一个或几个同级机关，就有关其自身业务范围内的重要事项的解决，提出处理意见，要求上级机关指示、批准，上级机关认为问题带有普遍性、处理意见比较准确、可行的，通过使用批转通知，告知所属的机关遵照执行。

(3)批转需引起各地重视和执行的重要问题。上级机关对下级机关或所属部门上报的请求上级支持和协调的问题，以及上级机关认为下级机关或所属部门上报的问题带有普遍指导性的，需引起各地重视或执行的，也常用批转通知。这种批准通知使用上较为普遍。

2、转发通知。用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级等的限制，只要符合规定，均使用转发通知。一般而言，需转发的公文，都应当是对本地区、本部门、本机关或者本系统有指导意义或借鉴意义的。尤其是对不相隶属机关繁荣公文，本级机关特别要具备虚心学习、见贤思齐等胸怀，确有作用的，就应予以转发。对上级机关的公文，特别要认真研究，要本着求精勿滥的精神，区别处理，使所转发的公文确实发挥作用。

3、传达通知。用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。主要有：

(1)印发通知。本级机关制定的规章制度，需要下级机关或所属部门执行时以通知的形式印发或颁布。

(2)单项事项通知。要求下级机关或所属部门周知或办理的事项，如启用印章，调整、撤消机构，依据形势不同对下级或所属部门提出不同要求的通知等。

(3)会议通知。以通知召开会议的有关事项为主要内容。一般性的会议，包括时间、地点、内容、出席对象即可。大型、重要会议则要详细通知。

4、任免通知。任命和免去干部职务，在地方行政机关用通知。如既有任命又有免去干部职务的，通知标题中要有“任免”字样;只有任命事项没有免去事项的，只标“任命通知”。只有免去没有任命的，只标“免职通知”。

(四)写作

通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。

1、标题。由发文机关、事由、文种组成，有时只用事由、文种构成。

2、主送机关。指公文的主要受礼机关，应用全称或规范化简称。

3、正文。一般包括三方面内容：第一、引据。叙述通知的起因由来、背景依据等。第二、主体。也称事项，要清楚的表述有关内容、要求等。第三、结语。一般依据事项内容、要求等的不同而异，如“按照执行”、“参照执行”、“研究试行”等等。

4、落款。包括发文机关和成文日期。

5、写作要求：

(1)明确行文目的。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么、属于哪一类等，以确定如何写作。其次要确定写作的范围和对象，针对问题，解决问题，依据实际工作需要确定写作范围和对象。

(2)抓住主要内容。不同类型的通知，写法不同。但是，突出重点，抓住主要内容，是写好通知的关键，切忌喧宾夺主，冲淡主要内容。

(3)文字表述准确。首先，受文单位名称要规范;其次，应说明的情况、应执行的事项、有关的时间、地点、条件等，都要作到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

(五)注意事项

1、不能超越职权，给不相隶属机关发文。不相隶属机关之间商洽或协调工作，一般用函的形式。这方面，滥用如错用最常见的，是一些行政机关需召开业务上没有关系的单位(特别是一些科研机构、事业单位等)开会时，往往以会议通知的形式发出，这实际上是一种越权行为。正确的做法应是发出邀请函，在函中讲明会议的内容，邀请其参加。

2、不能混淆公文与事务文书。公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书，事务文书则是就某一事务的晓喻性文书，两者不能混淆。如将有的经常将向公众告晓的“启示”误为“通知”。

3、不能向上级发通知。通知属下行文，主送单位是下级机关或所属部门。平行或不相隶属机关需了解的，可用“抄送”的形式，对上级机关只能抄送，不能主送下通知。

4、不能与通告混淆。通知和通告时有混淆，因此应认真辨析其差别。从受文的对象上看，通知的对象一般是行政机关，通告的对象是社会公众。从行文要求上看，通知处需周知的外，有些还需办理或执行，通告则主要是要求遵守或周知。从公文的意义上看，通知的事项只局限于受文机关知照或执行，通告的事项则具有普遍意义。

四、通报

(一)概念

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(二)特点

1、应用的广泛性。通报是适用范围较广的文种。各级机关、社会团体、企事业单位都可发通报;通报的内容可以是传达重要精神、领导指示、或者重要情况，也可表扬典型人和事迹。

2、事实的真实性。真实性是通报的生命，通报的任何情况，都必须是真实的，不能有差错，更不能胡编乱造。通报的教育、指导作用，从一定的意义上讲，体现在事实本身。如果通报的情况、事例不真实，就会起反作用。因此，撰写通报时必须作到准确无误，没有水分。

3、内容的典型性。通报的内容都是比较新颖的具有代表性的重要事件。所通报的情况，必须有普遍的教育意义和指导意义，对读者能起到教育作用和指导作用。一般性的人与事迹，一般不予通报。

4、行文的及时性。无论传达精神、沟通信息，还是表彰好人好事、批评错误，都要抓住适当时机，才能充分发挥通报的指导和教育作用。

(三)类型

根据其适用范围，按内容大体可分为三类：

1、表扬性通报。通过总结、表彰具有典型意义的先进集体或先进个人的经验、事迹，使面上的单位和个人有学习的榜样，追赶的目标，达到弘扬正气、净化环境的目的，起到推广先进经验，提高整体工作水平，挖掘潜力，调动各种积极因素的作用。

2、批评性通报。针对带有倾向性的问题或代表性的错误做法，抓紧典型事迹进行解剖，分析其错误的性质、产生原因以及带来的恶劣影响，作出对犯错误单位或人员的处理决定，以使各方面吸取教训，达到普遍教育的目的。

3、传达性通报。用语传达重要的会议精神，本地区、本部门、本单位工作、学习中的重要情况，交流情况，沟通信息，使所属单位了解工作进度，掌握学习进程，有利于所属单位能够站在整体的框架内来考虑、安排自己单位的工作、学习，达到树立全局观念、均衡发展、协调行动、互相借鉴、取长补短、共同提高的目的。

(四)写作

通报一般包括标题、主送机关、正文、落款等四部分。

1、标题。通报的标题一般有两种类型。一是由由发文机关、事由、文种组成，用于郑重的高层次的发布内容。一是由事由、文种构成，用于一般性的通报。

2、主送机关。指公文的主要受礼机关,应用全称或规范化简称。

3、正文。一般包括三方面内容：第一、引据。用高度概括的语言、简明扼要地托出全文的中心，勾勒出总体轮廓和基本事实。表明发文机关肯定或否定的态度，提出发通报的决定或希望。第二、主体。由两部分组成。一是事实与评析。这是通报的重点和核心。在叙述事实的基础上，从中提炼出经验或教训，具有示范性的，还要作适当评价，概括出典型意义或主要经验;属于警戒性的，要分析问题产生的原因、危害、应吸取的教训等。二是决定。对被通报的内容做出评价或处理意见。第三、结语。即提要求或希望，是前两部分的落角点。一般依据通报的目的、内容，提出相应意见、措施，以求得到落实。

4、落款。包括发文机关和成文日期。

5、写作要求。

(1)事例要典型。通报要站在全局的高度，放眼整体利益，所通报的事项，必须具有普遍意义，认真考虑到全局的指导作用，对干部群众的教育意义。提炼出的经验教训必须是从通报事例中自然而然引申出来，具有较强的针对性，又具有个性特征。

(2)事实要准确。通报都必须客观如实地反映真实情况，对作出的分析、决定，要科学、准确、切合实际。

(3)行文要及时。通报的一个重要特点是时间性强，特别是与当时政治、经济、社会形势相适应的事例，一定要及时通报。否则，事过境迁，通报将失去其意义。

(4)要求要可行。通报中提出要求时，要切实估计受文单位的实际情况，提出切实可行的要求。期望过高或一刀切，盲目乐观或片面悲观，都会事与愿违，适得其反。

(五)注意事项

1、通知与通报。通知与通报的主要区别有：一是内容范围不同。两者虽都有告知的作用，但通知告知的主要是工作情况以及共同遵守的事项;通报则是告知正反面典型或者有关情况。二是目的要求不同。通知的目的是告知事项，布置工作，内容具体，要求明确，有严格约束力。通报的目的不是贯彻执行，而是通过表扬先进、批评落后，提高认识。三是变现方法不同。通知主要是直叙式，通报则常常用叙述、说明、议论等手法，有较强的感情色彩。

2、表彰通报不能与命令、决定混淆。命令是嘉奖有关单位与人员，被嘉奖的必须是在全国或一个大区域内有重大影响的先进典型，一般都伴随着授予荣誉称号等。决定与命令相似，程度稍轻，但一般没有授予荣誉称号。通报则属于一般性的表彰。

3、批评通报不能与决定混淆。适用决定惩戒有关人员时，一般是错误或过失比较严重的，影响范围较大的。通报则属一般性的，目的多为引起警惕。

4、传达性通报不能与公告、通告混淆。公告，主要向国内外宣布重要事项或法定事项，偏重于向国外宣布，涉及事项，一是重要，二是法定。通告，主要是向社会各方面公布应遵守或者周知事项，具有一定的普遍性，周知对象是有关方面，无关方面可不周知。通报则意在使有关单位和群众知晓，重在传达，影响一般较晓，一般不具有指令性。

五、批复

(一)概念

批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。

从上述概念可以看出，批复是上级机关答复下属单位“请示”事项所用的公文。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。

(二)特点

批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。主要特点：

1、行文方向的定向性

批复只用于答复有隶属关系下级机关的请示，它属于被动行文，提出请示的下级机关就是批复的主送机关、批复的行文对象，目的在于解决下级机关在工作中遇到的困难和具体问题。答复同级机关和没有隶属关系机关洽商工作或询问事项的来文，就不能以批复行文。

2、行文内容的指示性

批复是上级机关针对来文单位请示的具体问题作出的答复，态度鲜明，意见具体可行，让下级机关有所遵循，明确行止。

3.行文效果的约束性

批复是上级机关根据有关法律、法规、政策、理论并经慎重研究而决定的，其意见不是提供参考，而是请示单位必须遵照执行的。

(三)类型

按针对内容的不同，批复可以分为以下几类：

1、指导性批复。在答复下级机关请示事项的同时，进而就某一方面的工作或活动提出指导性的要求。

2、具体性批复。就下级机关请示的具体事宜所作的批复。

3、法规性批复。对下级机关拟制报批的行政法规制度给予批准市使用的批复。

4、直答性批复。只对上报请示的单位直接作出的批复。

(四)写作

批复的格式包括：标题、主送机关、正文和落款署时。

1、标题

批复的标题有两种写法。

一种是：同意+事由+文种

例如：《关于同意揭阳市与汕头市联合勘定行政区域界线协议书的批复》

另一种是：事由+文种

例如：《关于调整动物防疫网络建设年度计划的批复》

2、正文

正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一般由引语、主体和结尾三部分组成。

(1)引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如“同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。

(2)主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该;内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。

(3)结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。

3、最后盖上机关印章，署明日期。

(五)注意事项

1、内容应有针对性

批复的内容应针对来文请示的事项，不能答非所问，也不应说题外的话。如果有其它意见要告诉请示单位，应另外拟文，以通知行文，不能在批复中“搭单”。

2、表达应直接明确

批复的表达要干脆利落，态度要直率明确，是否同意来文请示或同意采用哪种方案，都要直截了当地表明态度，不能含糊其辞，让人捉摸不定。

3、依据要充足可行

批复对于请示事项的答复，必须以一定的方针政策为依据，接到下级机关来文后，如同意请示所提要求时，可以不说明理由;如不同意来文请示事项时，必须说明一定的理由依据，作必要的解释，以理服人。

4、行文要及时

请示的事项都是由于下级机关在工作中遇到疑难问题或不能自行决定的事情，为及时、有效地解决工作中出现的问题，批复的行文要及时，如迁延时日，就会贻误工作。

六、意见

(一)概念

意见是经法定机关及其领导人提出或会议通过的关于如何进行某项工作的意见或要求的指导性文书的名称。意见的作用，主要是推动、指导有关工作，并为改进工作提供参考。

(二)特点

1、指导性。表明主旨。如意见一般内容是如何贯彻落实有关政策;或提出当前关键性工作等。

2、约束性。表明上级机关的工作意图、要求，解决问题的工作思路、程序和工作措施;明确分工。

3、及时性。根据形势需要和问题的存在而制定相应的解决办法，时效性强。

(三)类型

意见主要可分为两种：一种是指来自于下级的，一经上级机关批准或批转，即转化为决策性意见，具有了指导和约束性，如《国务院办公厅转发〈人事部关于加强专业技术队伍建设促进中青年专业技术人才迅速成长意见〉的通知》。另一种是出自于上级机关的意见，虽然文种叫意见，这里的本质含义已不再是参谋建议的意思，具有了指示要求性，如《中共中央关于〈坚持和完善中国共产党领导的多党合作和政治协商制度〉的意见》。

(四)写作

意见的组成包括标题、正文、落款。

1、标题

表明意见的主旨，一般有三种写法，分别由发文机关、题旨、文种格式组成。如《印发××关于××××实施意见的通知》;《转发××等部门关于××××××实施意见的通知》;《××关于××的意见》。

2、正文

一般包括指导思想、工作目标、工作任务、工作程序、工作措施等;正文是意见的主体。表述正文的内容可分条开列，也可不分条开列。

3、落款

标明转发意见的上级机关或印发意见的单位、日期。

(五)注意事项

一是政策性要强。所提意见要符合党的有关方针、政策。

二是意见要具体，具有一定的操作性。意见的提出既要根据实际情况，又要考虑可能，确保切实可行。

三是要及时。意见多属为解决现实工作中急待解决的问题而提出来的，时效性是意见的生命。

七、函

(一)概念

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

不相隶属关系，包括同一行政区域内的不相隶属关系和不同行政区域的不相隶属关系。同一行政区域内的不相隶属关系主要是指同一政府下属的各直属机关，比如省政府下属的各地级市、各委办厅局之间的关系;不同行政区域内的不相隶属关系主要是指属于不同行政区域的级别相同或不同的机关之间的关系，比如广东省政府办公厅和上海市政府办公厅之间;另外，不相隶属关系还包括政府和非政府的机构之间的关系，比如政府和军队、企业(指非本级政府直属企业);各省、自治区、直辖市人民政府与国家各部、委、办，比如广东省人民政府和建设部等等之间的关系。

(二)特点

1、内容单一、一函一事。函件必须按照一文一事的原则办理。

2、开门见山、直陈其事。函的一个重要特点就是开门见山，切忌绕弯子、打埋伏、罗嗦不清。通常的函稿多是寥寥数十字，明快、简洁，态度鲜明中肯。

3、措辞朴实、用语得体。函反映的是不相隶属机关之间的公文关系，因此在措辞要朴实简明，尽量少用修饰性强的文字和修辞方法，在语气上要注意平和中正、不卑不亢。当然，在具体使用上，采用少量的习惯性的敬语，以示尊重是必要的。

(三)类型

根据函的用途，函一般可分为三类：

1、商洽函：用于不相隶属机关之间商洽事务，主要包括一些重要的跨地区的公务往来、经贸活动、请求其他单位协助支持等等。

2、问答函：用于不相隶属机关之间询问和答复问题，同时也包括部分告知函，即由于事由具体、简单的一些通知。

3、请批函：用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，主要包括本级政府请求上级政府职能部门批准的事项、转报下级政府或部门的有关文件、办公厅(办公室)代本级政府批复下级政府部门的请示、非政府部门(主要是企业和社团机构等)请求有关政府职能部门批准的事项。

(四)写作

函主要包括开头、主体和结尾三部分。

1、开头：发函原由，简约说明发函的目的、理由或依据。公函开头最重要的是要开门见山，而不是讲形势、摆道理、做铺垫。

2、主体：说明商洽、联系或请求批准的事项，或对函请事项的答复。

商洽函的主体主要是提出商洽事项的具体时间、地点、事件，要求对方就某一项或几项相关问题提供相应的支持、协助等。问答函的主体则是就某一事务提出的问题或征询意见，和相对的答复意见。请批函也是对应关系，主体分别是请示方就某一问题提出的请示事项和批复方对此作出的批复.

3、结尾：固定的几种格式。

商洽函：“具体**事宜，请予接洽/由**单位与贵部联系”。

问答函：“……现按规定征求贵部意见，请函复”。

请批函：“……我省拟同意，现予上报(转报)，请审批”。

4、格式：要符合行政机关公文格式的要求。

函包括公文格式中的全部结构：密级及其期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等。函一般较少署签发人，也不必注明印发机关和印发日期，但往往需要注明联系人和联系电话，以便对方就有关问题直接来电了解情况。

(五)注意事项

1、该用函的不要用请示

请示适用于向上级机关(存在隶属关系)请求指示、批准，而在不相隶属机关之间的请求批准事项，则不应该使用请示，而应用函。

2、该用复函的不要用批复

批复适用于答复下级机关(存在隶属关系)的请示事项，在答复不相隶属机关的请示事项时，则应使用函。

3、该用函的不要用报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，报告的一个特点就是不要求主送机关就报告内容作出答复、批示或进一步办理。因此，在需要对方机关答复、审批、商洽的事务上，以及答复不相隶属机关的征询意见时，不能使用报告，而应该用函。

4、该用意见的不要用函

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，意见与函有三点不同：一是发文对象既包含相隶属的机关，也包含不相隶属的机关;二是处理的内容往往是涉及重大政策调整、法律法规解释等重要的非常规性的行政事务;三是意见往往需要对行政事务的背景、沿革、现状、理据、处理意见等作出相对详尽的说明、解释，而函则要简明扼要得多。因此，在不相隶属机关之间的行政事务，要按照重要程度的不同，分别使用意见和函。

八、会议纪要

(一)概念

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。它根据会议记录、会议文件和其他会议材料，分析归纳而成，它既可上呈，又可下达，被批转或转发有关单位遵照执行，它的主要作用是沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。

(二)特点

1、纪实性。会议纪要如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。

2、简要性。会议纪要，顾名思义，就是简要反映会议的情况，

通常是通过摘要形式将会议的主要内容、议定事项写出来。

3、理论性。会议纪要的理论性是指对会议精神、讨论意见

要给予理论上的概括，或分析总结出规律。

4、条理性。会议纪要对讨论的意见要条分缕析，合理地进

行归纳分类，使之层次分明，条理清楚。

(三)类型

1、行政会议纪要。行政例会纪要是党政机关召开办公会议或行政例会时，根据会议研究决定的问题所形成的书面材料。比较典型的如省(市)府常务会议、省(市)长办公会议。

2、工作会议纪要。工作会议纪要是召开专门性的工作会议，研究一些重大理论和实际问题所得到的共识，拿出共同研究的意见、办法所形成的书面材料。

3、座谈会纪要。座谈会纪要是为解决某个主要问题，召集某些有代表性的人员参加，通过座谈会讨论，形成比较一致的意见，然后将会议情况和讨论的问题加以概括、整理而形成的书面材料。

(四)写作

会议纪要主要包括三方面的内容：一是会议的中心、依据和背景。即写明会议研究和解决的中心议题;召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关;会议召开的政治、经济背景;会议的宗旨、目的。二是会议的概况。即写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位，会议的经过。三是会议研究讨论的问题及决定事项。包括会议的基本情况，对工作的分析，提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求。会议纪要一般由标题和正文组成。

1、标题

会议纪要的标题有三种形式。第一种是机关名称加会议名称加文种。如《××市人民政府第×次现场办公会议纪要》或《××县人民政府第×次常务会议纪要》。这种标题一般都在第一页上端，并印有明显的套红字头。第二种会议名称加文种。如《全国农村工作会议纪要》、《××座谈会纪要》。第三种是正、副标题式。如《以十四大精神为指导，开创冬季工作新局面---××地区县、市长会议纪要》。另外还有直接表明会议性质，如《工作会议纪要》、《会议纪要》，指的是一般党政机关的日常专门工作会议纪要。

2、正文

会议纪要的正文，一般采用总分式的结构方法。就是将正文分成总述和分述两部分。如另有总结式的结尾，则是总-分-总的方式。具体写法和要求如下：

(1)总述部分

这是全文的前言、导语，即会议概况。一般要简要地交待会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的评价。

(2)分述部分

这是会议纪要的重点、主体，主要应写出会议讨论情况和结果。一些简单的、小型的会议纪要，可不写讨论情况，直接写出决议事项。大型的会议纪要，一般均不应省去会议讨论情况。尤其是一些学术讨论会、座谈会，既要反映与会人员的一致意见，也要反映少数有价值有代表性的不同意见。具体写法有以下几种：

分类式。即按其内容性质，进行分类。每一类有一个小中心，以数字或小标题标明。较大型的会议多采用这种形式。

发言记录式。就是按在会议上的发言顺序，将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些讨论会、座谈会的纪要，常采用这一方法。

综合式。就是将前两种形式综合在一起使用。这种形式不仅能用综合的方法反映出会议的重点，而且能如实反映在具体问题上各人看法的异同。一般的座谈会、讨论会常用这样的方法。

(3)结尾

结尾一般要写明两方面的内容。其一，提出希望。其二，交待会议的有关事项。如要求某单位、部门对会议提出的问题进一步论证、拿出解决方案或对文件进行修改完善等。

(五)注意事项

1、要做好材料工作。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，写好纪要，必须收集、掌握会议情况，按会议精神和领导的意图对材料进行筛选，对选用的材料进行分析并围绕中心精心安排。

2、篇幅不宜过长，语言要简明。叙述中可兼记与会者的发言，增强纪要的真实性和生动性。常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议议定”等之类标志性用语。

3、内容必须真实。准确反映会议的真实情况和基本精神。要限于会议议及的内容，不可将执笔者个人的见解掺杂进去。

【来源：隆回县委办】