公文传阅那些事儿
【小 中 大】【收藏】 作者: 胜之 来源: 办公室主任 阅读 次 【加入会员】
公文传阅是指机关文秘部门按照领导签署的传阅意见,及时将来文送有关领导和科室人员阅知。它是文书处理工作中比较重要的环节,也是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。
公文传阅,看似重要程度不高的一项工作,如果出现纰漏,也会对机关工作,尤其是机关办公室工作带来不良影响。今天笔者就给大家讲一讲公文传阅里面的故事,算是抛砖引玉吧。
一、公文传阅的特点
1.及时性。虽然没有必要非要一文一传,大多时候可以累积几个文件一起传阅,但是也要注意时间的把握,不宜拖得太长,有些文件如果推迟数日再传阅,或许被传阅对象已经通过其他渠道获知此事,那就没有意义了,办公室的工作也就被动了。
2.不可替代性。这里指的是纸质公文传阅的不可替代性。在信息化飞速发展的今天,许多机关都用办公自动化系统取代了纸质办公,公文处理全流程通过网络来运转,看似高效、便捷,但很多地方面临的一个问题就是,软件升级的时候,或者系统不兼容,或者版本不匹配,导致过去的资料很难保存下来。所以,纸质公文流转在一段时间内还是不可替代的,因为它可以全程留痕。
3.有序性。公文传阅过程中顺序是很重要的,一般情况下是按照行政级别排序传阅的,因为大家都知道,在机关工作,这也算是一条潜规则吧,排名比自己靠后的同志赶在自己前面先看到了,心里难免有点不是滋味。当然,有时也不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理,否则,不仅会在领导之间造成矛盾,而且还会影响公文的效率和质量。
4.安全性。安全是公文传阅工作的政 治性体现。待传阅文件中,有许多都是涉密文件,传阅过程中一旦丢失或泄密,后果是无法挽回的。所以,文秘人员一定要时刻绷紧安全这根弦,时刻掌握文件的流通去向,时常查看文件数量,做到心中有数,全面掌控,确保文件安全保密。
二、公文传阅过程中易出现的几个问题
1.文件遗失。尤其是传阅人、传阅文件较多的时候,如若中间有些环节不严谨、不谨慎,没有及时查看,很容易出现文件遗失等问题,而且到时候都不知道在哪个环节出的差错,找都不好找。
2.文件自动传阅。文件传阅过程中,文秘人员要全程跟踪负责,要做好各科室或各位领导之间的联系人,不能让科室之间自动传阅,那样的话,文件传到哪个位置,文秘人员一无所知,无法掌控,所以,一定要杜绝文件横传。
3.文件随意复印。有的领导看见自己感兴趣的文件,不管是不是密级文件,都要求文秘人员给他复印一份,这时文秘人员一定要坚持原则,按照文件管理规定,什么文件可以复印,什么文件不可以复印,要委婉的跟领导做好沟通,不能逾越底线。
4.文件传阅范围随意更改。文件一旦进入传阅轨道,传阅范围一般情况下不可随意更改,既不能扩大传阅范围,也不能缩小传阅范围,既不能多传一个人,也不能少传一个人,要做到应传尽传。
三、公文传阅过程中的几点启示
1.给文件和文件夹编号。一般每次传阅文件都不止一份,所以,这个时候就要给每份文件遍上编号,这个在传阅单的目录中有体现,然后在具体每份文件的右上角用铅笔注明该序号,以便传阅时方便查阅。另外,整个传阅单也要有一个编号,这个编号还要贴到传阅夹的封面上,方便查阅。
2.制定文件传阅进度表。为便于随时了解和掌控文件传阅进度,要制定一个文件传阅进度表,对已传阅人、正在传阅对象做好标记,传阅一位标记一位,这样整个流程就很清晰了。以下图为例。
其中,已传阅人用“√”标记,正在传阅对象用“●”标记,这样就很清晰,一目了然。
3.传阅完毕的文件要及时归档,以备后查。
说了这么多,看似一件简单的工作,如果真正做好也不容易。这就如同办公室工作,虽然都是一些看似鸡毛蒜皮、上传下达的小事,但如果不注意细节、不严谨细致,也会出现大的失误或错误。所以,还是那句话,办公室工作无小事,每一件事都是大事。
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