公文写作方法与技巧

一、把握写作特点是提高公文质量的前提

公文写作不同于普通文章写作，也区别于论文写作，它属于应用写作范畴。具备特有的规范。

1.目的：为行政管理服务，排斥个性化写作。

2.内容：真实反映工作实际，排斥文学手法。

3.格式：具有特定体式，符合公文格式标准。

4.表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。

5.时限：在限定时间内完成任务。

要注意学习：

《国家行政机关公文处理办法》

《国家行政机关公文格式》

二、不打无准备之仗

做好以下三方面的准备：

1.领会任务：接受拟稿任务后，要明确：

目的？根据？主题？文种？重点？

切记：不要带着疑问写作。

2.收集材料：围绕主题收集材料。

切记：材料是“务实”的基础。

3.谋篇布局：熟悉篇章形式，确定结构和提纲。

切记：结构是文章的骨架。

三、把握几个关键环节

（一）拟写规范标题

（二）设计开头结尾

（三）安排逻辑结构

（四）确定表达方式

（五）注重加工修改

审读内容：看主题、观点等，要务实、合法

推敲文字：纠正讹、夺、衍、倒

方法得当：读改法、讨论法、代改法、冷处理

四、从细节处用心

（一）准确

概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范

（二）鲜明

观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要

（三）简练

锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明

（四）得体

文体要求、书面语言、术语规范

链接语言修改　术语

公文实用性强，要据此办事，行文必须周严：

1.　结构严谨：公文一般有相对固定的格式，写作时要把握特点，行止有序，自然、清晰、严谨。

正文一般分开头、中段、结尾三部分：

开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引述来文日期和文号，长文可先提出要点。

中段：表述主要内容。根据办文的目的、国家有关的政策，把情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可分段写，或用序数表明项目，以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。

结尾：表述发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文。

2.　直笔表述：叙述情况，一清二楚；汇报工作，实事求是；表明观点，态度鲜明；提出要求，明确具体。平直，简洁，明了。

3.　行文得体：对于不同的行文关系、行文方向，语气上要有所区别。

4.　坚持一文一事（综合性报告除外）。

格式规范

严格按照公文格式写作：首先，公文的文体要合乎规范，所谓的文体是指公文的语言体例，也就是语体，包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图，这就要求语言简洁明快，用词通俗易懂，文种恰如其分，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用，例如，需要用批复的，不能用通知。

其次，公文的格式要合乎规范。公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范，就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中，如果格式不合乎要求，就会影响公文效用的发挥。例如，有的文件，文头合乎规范，没有标题，收文一方就很难看出文件的内容，因而就会增加处理文件的困难；有的文件，发文编号不合乎规范，错编或漏编，天长日久，再需用这份文件，就很难查找，或者需要反复考证；有的文件结尾不合乎要求，没有加盖公章，这个文件所证明的事项就得不到承认；有的文件用纸不合乎规范，装订起来大小不一，给立卷归档带来很多麻烦。因此，国家规定的统一的公文格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。

遵守规则

明确行文关系，严格按照行文规则办文：

1.　要按办文意图和行文关系选准文种，分清上行文、下行文、平行文，同一方向行文也要确定合适的文种，如上行文中请示与报告不能混淆。

2.　不能越级行文，因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

3.　除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

4.　向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。

5.　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

6.　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级(单字替换)委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

7.　“报告”中不得夹带请示事项。

8.　受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

表述精当

实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文，要注意表达准确、措词严谨，准确无误地传达(单字替换)和国家的方针政策；下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗，观点明确，事实不夸大，矛盾不掩盖。

无论写什么文章，用尽量少的文字反映尽量多的内容，是写文章的基本要求，为此，就必须在遣词造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，主词、动词、宾词完整，单句、复句分清，段落、层次分明，标点符号无误。

注　意　事　项

草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到：

1.　了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；

2.　认真阅读有关文件，明确政策界限；

3.　熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。

文件起草时，应当注意以下事项：

1.　要符合(单字替换)和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。

2.　简明扼要。请示应当一文一事。

3.　谦虚谨慎，勤勉及时。

4.　贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。

5.　人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时，除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。