公文处理要把握好保密和公开的关系

现代机关公文办理工作中，经常遇到信息保密与公开之间的矛盾。既要执行保守国家秘密法，又要执行政府信息公开条例;既要保障国家秘密不受侵害，又要保障公民的知情权;既要保障公民的知情权，又要保障公民的隐私权。许多时候令人纠结，不知所措。因此，依法解决保密和公开之间的矛盾，确保机关公文办理质量，是一项政 治性、政策性、原则性、专业性都很强的工作。总结多年来我国机关保密、信息公开和公文办理的工作实践，笔者认为，公文办理过程中应秉持以下原则处理保密和公开之间的关系。

一、要依法规范。

保密突出的是信息安全，公开突出的是信息共享;保密重在防止国家利益和人民群众利益受到破坏和侵害，公开重在表达国家意志并取信于民。在具体的公文办理过程中，两者之间虽然在形式上相互矛盾，但实质上是相辅相成的。无论是保守秘密还是信息公开，目的都是为了维护国家和人民群众的根本利益。《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府信息公开条例》《(单字替换)政机关公文处理工作条例》等法律法规都明确规定了信息保密和公开工作的具体要求，在公文办理工作中必须严格遵守，将有关规定落实到公文办理的每一个具体环节。只有在法制化的轨道上妥善处理信息保密和公开之间的关系，才能真正解决两者之间的矛盾。

二、要统一归口。

只有统一归口，才能实现公文办理的标准化和规范化，只有在全局的视野范围内，才能准确把握保密和公开之间的关系，科学区分保密和公开的界限、范围和时限。机关公文办理要将涉密与非涉密文件全部纳入统一管理的范围，按规定程序和要求确定每一份文件是否涉密。一般情况下，机关公文所涉及的秘密包括国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私四个方面，其他则属于非涉密信息。对于涉密信息与非涉密信息要采取不同的管理办法;对于涉密信息还要根据不同内容的保密级别采取不同的管理措施。非涉密信息可以公开，涉密信息必须控制在相应的范围之内，由负责保密的部门和人员统一管理。对涉密文件和可公开文件统一管理，就是从源头上控制公文的流向及其流转范围，这对优化公文办理程序和提高公文办理效率将起到事半功倍的作用。

三、要全程控制。

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，它们中的每一个环节都有可能泄密，也都有可能阻碍应当公开的信息公开。所以，应建立公文办理全程控制制度，梳理公文办理过程中的关键环节，查找可能造成泄密的危险源和可能影响信息公开的障碍点，制定相应的风险防范措施，既要防止涉密信息被泄漏或恶意窃取，又要防止公开信息被阻断或恶意截留。起草公文时要注意，一份文件原则上不应既包括需要公开的内容，又包括需要保密的内容，两者应分开处理;难以分开的，要坚持保密优先的原则。对于超过保密期限的涉密信息应及时解密，避免出现定密过多、过宽和解密不及时等现象，依法保障公民的知情权。

四、要清单管理。

信息保密和公开范围过多、过宽或过少、过窄，都不利于维护国家和人民群众利益，也无益于提高机关工作效率和服务质量。所以保密和公开的信息应是法定的、关键的、重要的、涉及国家和人民群众利益的信息，一般性信息并不需要纳入保密和公开管理范畴;对个别群众因特殊需要而申请公开的信息，则应视情况按照有关规定进行个案处理。信息保密和公开范围的确定不能停留在一般的原则规定上，应列出具体的管理清单，包括保密和公开的内容、时间、对象、范围、方式等。清单要胪列清晰，具有可操作性;要与时俱进，根据机关的职能变化情况及时进行调整和修改，对于不需要进行保密或公开处理的条目内容应及时撤销。这项工作应由各级各类机关办公综合部门把握，从源头上加以控制。

五、要分工协作。

在公文办理过程中要坚持“谁审批，谁负责”“谁承办，谁负责”“谁管理，谁负责”“谁使用、谁负责”，层层建立责任制，明确工作要求，堵塞各种漏洞，加强对薄弱环节的管理，特别要对重点部门、重点部位、重点人员、重点环节和重点时段(保密期限内)进行严格管控，确保保密工作万无一失，确保信息公开畅通无阻。要充分发挥机关办公部门的综合协调和督促检查作用;要对全体工作人员加强教育，使每一个人都能掌握并严格遵守保密和公开的各项工作纪律;要处理好领导决策与遵守法律法规之间的关系，将公文是否需要保密和公开列入审批范围。

六、要利用网络。

要与时俱进，妥善处理信息保密和公开与互联网利用之间的关系。机关运行管理既不能为了保密而拒绝使用互联网，也不能片面强调公开而将所有信息内容都上传网络，应区别对待、分类管理。处理涉密内容的计算机不得接入互联网，不得通过互联网传输保密内容，涉密人员不得在互联网上谈论保密内容。对于非涉密公文，应大力提倡利用互联网进行办理。对于突发事件和紧急信息，要第一时间发布，确保信息的质量、时效和权威性，积极营造专业亲民的话语主导优势，维护机关信誉和社会(名称替换)。要及时掌握网络舆情动态，有针对性地整理和归纳相关信息，及时表明态度，澄清事实，消除谣言。随着服务型政府建设工作的推进，政务信息保密和公开的压力越来越大。公文处理应采取主动态度，从公务决策和公文起草的源头做起，充分考虑民众和社会对信息公开的实际需要，分门别类处理事关国计民生和群众利益的重要信息，做到全面、准确、及时，减少模糊空间。要定期审核涉密信息，对于已过保密期限、涉及人民群众利益的信息内容，应及时通过网络向社会公开，便于人民群众和社会广泛利用。

注：本文系江苏省职教学会课题“中职应用文写作教学模式的实践研究(编号：XHJX2015006)”的阶段性成果。

(本文刊于《秘书》杂志2015年第10期。)