这样才能万无一失：领导日程的五环管理法

秘书工作是一项综合性工作，牵涉众多，既有接待会务，又有调研督查，既有文字档案，又有参谋信息。大多数时候，人们往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日练就“大手笔”，或是醉心于当好参谋助手，希望成为领导的“贴心人”。

由此，与秘书工作相关的文章里，对文稿写作和参谋辅助的研究总是尤其多，但对于秘书工作的一项基础工作，即如何妥善安排好领导的日程，确保各项活动衔接流畅、万无一失，却关注不多。

偏偏日程管理对秘书们来说又是极端重要的一项工作，如果日程安排不好，无论是出现领导搞错时间地点、活动无法正常进行的大纰漏，还是发生忘带会议材料、忘带讲稿这类的小问题，都会对全局工作产生负面影响。今天，笔者就和大家聊聊自己在秘书工作中摸索总结出的领导日程“五环管理法”。

第一环基础环——编制好每周日程。

日程表是领导活动安排的大纲和基本指引，在秘书工作的实践中，有的人习惯用月日程表，有的人习惯用周日程表，还有人更细致，会制作每日日程表。

笔者在实际工作中发现，一般来讲，月工作日程表区间跨度太长，具体到每条活动的内容容量有限，很难反应活动的全面信息，而且一个月里活动增减变化往往很多，月日程常常是“计划赶不上变化”，常常被弃之不用，实用性不强。而每日日程表虽然反映活动信息详细，但编制起来比较繁琐，同时缺乏整体观，协调记录一段时间以内的活动不方便。

因此，以一周为周期编制日程最为妥帖实用，一周被双休日自然分割开来，符合实际工作节奏，既能协调好一段时期之内的诸多活动，又能详细的记录活动信息。

编制每周日程时，最好采用表格形式，也可以使用Outlook等日程软件，应该在日程表里全面的记录每个活动的名称、开始结束时间、地点、领导任务等信息;

活动应搜集全面，公文中领导批示参加的活动，领导口头交代的活动，办公厅(室)统一安排的活动都要逐个同领导核实并在表中登记;

尽量在周五下班之前编制完成每周日程，并向领导报送日程表，这样方便领导确认、掌握下周工作安排;周日晚上可以给领导发送一条信息，一方面提醒周一相关安排，同时将下周安排再次简短报告，帮助领导在开启新一周工作之前做到心中有数;

还有一个细节值得注意，在制作每周日程表时一定要在每天的日程下边设置空白位置，方便领导随手记录增加的活动或临时安排的会见、谈话等。

第二环日常环——每天早上核对提醒当日安排，晚上确认提醒次日安排。

把表给了领导不意味着万事大吉，作为一个合格的秘书，一定要每天同领导核对并提醒相关安排。

记得笔者刚做秘书时，没有老往领导办公室跑的习惯，觉得给了表就工作到位了，结果有一次领导记错了活动时间，严肃的批评了我。我当时还很不服气，明明表上把时间写的很清楚，领导自己记错了时间怎么还赖我!一位秘书室的前辈教导我，表面上看我已经告诉了领导活动时间，领导也知道了活动时间，似乎板子不该打在我身上，但秘书的责任决不止步于告诉了、通知了、说过了的形式层面，确保每个活动领导都准确到位、顺利完成才说明秘书从实质上履行了职责，否则组织上安排秘书这一职位就失去了意义。

前辈的话让我深受震动，自那之后，每个工作日我都会提前一个小时到办公室，把当天的活动认真梳理一遍，把需要向领导汇报的、提醒的事项按轻重缓急列出个一二三四，一上班立即和领导逐个沟通。

下班前，我会和领导花一点时间再次落实次日安排，以免有变化第二天措手不及。如果第二天活动时间比较早或者在单位之外，来不及到办公室后提醒，我会在睡觉前给领导再发送一遍提示短信，以免延误活动。这些工作看似重复，但要知道，领导也非圣贤，也会有出错或忘事的时候，这样不厌其烦的提示提醒，能够最大限度的防止纰漏的发生，只要注意时机和方式，领导一定会乐于接受你的提醒。

第三环具体环——盯死每个活动。

具体到每个活动，秘书们又该做些什么呢?每个活动千差万别，座谈会、报告会、常委会、学习会、工作布置会、晚会、调研、考察、会见、陪同、宴请、谈话等等，但除了活动的时间地点之外，还有一些要素是一定要提前搞清楚并提醒领导的。

着装——是着正装还是便装，长袖衬衣还是短袖衬衣，都要和活动主办方提前沟通好，一般来说，外事活动或重大会议需要着正装，但这并不意味着正装就是放之四海皆准，例如领导要陪首长到本单位视察，上级单位已经明确通知首长会着便装，如果秘书没有提醒领导，领导西装革履陪同视察就会十分尴尬。

任务——是否需要致辞，是否需要发言，有无颁奖授牌揭牌等其他环节，领导在活动中有什么具体任务也需提前明确，否则在现场领导被主持人突然点了名字却不知所措就是重大的事故了。

背景——如果是会议，要提前掌握完整会议材料并及时报送;如果是会见，要提前准备对方人员组成情况、主要负责人简历等;如果是会谈，要提前汇总撰写谈话参考要点等;如果是调研考察，要提前编报考察地基本情况、风土人情等;如果是集体学习，要提前搜集文件全文、阐释文章等。衔接——秘书是否需要陪同，如果不要陪同，领导参加活动时与谁对接，谁来进行现场引导。

资料——提前安排人员对活动进行报道、对领导讲话进行记录整理，留存相关资料。

第四环归纳环——归纳提炼系列性活动。

笔者虽然不主张制作按月的日程表，觉得日程跨度过长会造成混乱，但是对于相对集中、相关性强的系列型的活动，笔者认为还是应当及时归纳提炼，集中向领导进行汇报，使领导能够全面了解系列活动的整体安排和步骤。

笔者在高校办公室工作，每年毕业前学校各个部门会组织一系列欢送毕业生的相关活动，就业部门组织毕业生座谈会、基层就业欢送会，学生部门组织优秀毕业生评选表彰、毕业生文体活动，教务部门组织学位授予仪式，学校层面统一组织毕业典礼，这些活动其实都属于毕业季系列活动，如果只在周日程表中体现，容易显得杂乱无章，所以笔者每到毕业季就把各个部门与毕业相关的活动进行汇总，制作毕业季活动一览表，方便领导整体把握毕业季活动。

事实证明，这种做法好处明显，例如今年就业部门先后组织了优秀毕业生座谈会、西部基层毕业生座谈会、选调生座谈会等多次毕业生座谈，以往领导往往会“傻傻分不清楚”，问我，怎么又开座谈会?将毕业活动汇总提炼之后，这几次座谈活动之间的区别和侧重就一目了然了。

每个单位的工作都有自己的周期和特点，高校开学和毕业活动比较密集，呈现系列特征;党务部门可能在换届或开展教育活动时活动密集连续;宣传部门年终要总结盘点、年初要鼓劲加油等等，根据自己单位工作的节奏和周期，对密集的系列活动进行梳理、归纳和提炼，无疑是应对妥处“忙季”众多活动安排的一个好办法。

第五环记录环——记录好实际日程。

一周的工作顺利结束，并不意味着我们的日程管理就结束了，周日的晚上我一般会坐在电脑前，把上一周日程进行整理，看看哪些变动了、哪些增加了、哪些取消了，看看领导的讲话与原稿有无变化和发挥，并一一在文档上改正过来，同时把活动中涉及的讲话稿、议程等材料归档，作为档案资料留存。

须知，真实的工作档案和记录，不仅是日程管理不可或缺的一环，也是一笔宝贵的资料和财富，记得有一次领导收到校团委报送的邀请他参加学代会的请示，随口问，就我一个人参加就行吧?我翻出日程表，发现上次学代会不仅分管领导参加，主要领导也出席了活动，于是领导根据这一情况批示邀请主要领导也参加学代会活动，延续了以往的传统。可以说，完善的记录保障了活动遵循规范，更有规矩和传承。

五环管理法环环相扣，密切连接，把住了宏观，抓住了微观，确保了各项活动按照计划进行，最大限度避免了“跑冒滴漏”，同时也具有一定的弹性和扩张度，有助于广大秘书朋友做好领导日程管理这一基础性工作。

(发表于《秘书之友》2015年9期)

【来源：秘书之友】