时间管理的有效原则

秘书每天要面对大量的工作，如果不进行有效的时间管理，就会陷入无序状态，长此以往，不但工作效率降低，还会遭受极大的精神压力。因此，秘书掌握一些时间管理理论和原则是十分必要的。

一、“二八”法则

19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”法则，又称“20/80定律”，要求管理者在工作中不能“胡子眉毛一把抓”，而是要抓关键。用80%的时间做能够带来最高价值的少数事情，用20%的时间做价值一般的大量琐事。具体的方法是：首先对工作进行梳理，把一天的工作分条列出;其次对工作进行分类，标明哪些属于价值高的工作，哪些属于价值一般的工作;再次对每项工作进行时间和精力投入的分配。

二、ABCD法则

ABCD法则，即根据工作的重要性和紧急程度，将其分为ABCD四个类型：A类，既紧急又重要的工作，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等;B类，重要但不紧急的工作，如人员培训、制订预防措施等;C类，紧急但不重要的工作，如接电话、接待来访、例行检查、通报性会议等;D类，既不紧急也不重要的工作，如陪客人聊天、浏览报纸等。分清类别后应该优先处理A类工作，其次处理B类工作，再次处理C类工作，最后处理D类工作。这样安排，可以有效地利用时间，起到事半功倍之效。

处理这四类工作的具体原则是：A类工作应该在第一时间做，并值得投入大量时间;B类工作，应该有计划地做;C类工作应该马上做或授权他人处理，在尽可能短的时间内完成;D类工作应该在完成所有重要的、紧急的工作之后花一点时间做或者不做。其中要特别重视对B类工作的处理，因为这类工作如果不做，随着时间推移，有可能变成A类工作，甚至引起突发事件，因此秘书要加强对这类工作的计划管理。C类工作如果不断地被拖延，也会造成一定的损失，比如新闻信息处理不及时，错过最佳时效，那么就失去了新闻价值。

三、计划统筹

秘书一天的工作安排应张弛有序。一般情况下，计划内的工作安排时间不超过75%，剩余25%的时间用于处理突发事件或用作紧张工作的调剂。在做计划安排时要注意以下几个方面：一是集中与分散相结合。集中时间处理同类事务，比如安排出固定时间集中处理电子邮件、信件和紧急程度不高的事情。分散时间即逆势操作和变闲为宝。逆势操作即在与大多数人不同的时间段里从事某项工作，既能节约时间，又能提高工作效率。比如在大多数员工外出午餐时使用传真或复印机，在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭，等等。变闲为宝即利用旅途、等候等时间进行学习。二是并行与串行相结合。并行即将性质相同或相似的不同任务同步操作运行，串行即严格按照工作程序和步骤操作。三是例行与变例兼顾，妥善安排例行工作。对于变例和突发事件，要提高反应速度，灵活应对，在最短时间内予以处理。

四、制度约束

通过制度约束进行时间管理，主要体现在以下方面：办公桌上的物品放置有序，办公用具或资料分类放置;每份文件处理完毕及时归档;每天的某一时段处理同类性质的事情;规定工作的截止时间;建立定时汇报和反馈制度，尽量采用打扰性不强的沟通方式，比如便条、电子邮件等。

参考文献：

1 董长春《秘书时间统筹策略分析》，《常州工学院学报(社科版)》2014年第5期。

2 任之光《秘书之钥：时间管理》，《秘书工作》2015年第8期。

【来源：秘书杂志（微信mishuzazhi）】