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接待工作

商务礼仪常识—接待中的宴请座次排序、乘车座次排序、来宾介绍程序、敬酒顺序

以稿换稿 】  作者:中州   发布:2017年05月15日   阅读:

接待中的宴请座次排序、乘车座次排序、来宾介绍程序、敬酒顺序

{C}商务礼仪

{C}——有“礼”走遍天下

迎来送往是商务礼仪的一大特征,俗话说:“物以类聚,人以情投”,只有商务伙伴和你交往愉快、交流默契,他才更加信任你,才会促使商务交往的成功。

商务应酬包括:拜访、接待、送礼、商务用餐以及涉及到的相关座次问题。

教学要求

重点掌握拜访礼仪、接待礼仪、送礼礼仪

熟悉送礼礼仪、座次礼仪等。

能熟练运用礼仪待人接物,不断提高自身素养。

案例鉴赏

都是彩铃惹的祸

文先生的彩铃:我不接、不接、就不接,客户由于信号不好打了五次电话中断后再打过去,听到的铃声惹烦了,于是拒绝再和文先生联系。

(一)拜访的时机

应该避免的时间主要有:

星期一上午、星期五下午(工作和例会);

每天刚上班的一小时和下班前的一小时;

中午午餐与午休时间;

对方的禁忌日(宗教的重大节日、西方人忌讳的13和星期五等)

拜访前的预约(电话、信件等)告知时间和大致目的。被拒绝后要礼貌问下次拜访的时间和安排。无故迟到或失约是极不礼貌的。

(二)拜访的准备

四个方面:

准备名片。名片是自己商务身份的代表,交换名片也能更加获得对方的好感与信任。

准备书面资料。建议书、洽谈书、协议备忘录、公司介绍、报价单等其他书面资料。

注意仪表服饰。

查询路线、交通。

(三)成功拜访时

来到拜访单位后,要跟接待人员或秘书人员说清楚:你是谁,是和谁预约好的,并请其转达通报。

如果没有接待或秘书人员引领,在进门前要先轻声敲门或按门铃。当、当、当三下,即使门是开的,也要站在门旁轻轻敲门。

进入被拜访者办公室后,要主动和对方打招呼问好,有其他人在场要点头致意,如果被拜访者不主动介绍,不要主动询问别人和被拜访者的关系及来访的原因等。不熟悉要自我介绍(包括姓名、单位、拜访目的以及名片)。

被拜访者请你入座时要道声谢谢。但不能先于被拜访者就座,不要见座位就坐。“客随主便”,以充分体谅被拜访者。如被拜访者没有邀请你参观他们的其他办公室或设施,不要主动提出参观,更不能未经许可到处乱或东张西望。也不要随便乱翻,即使拿书刊杂志也要征求他人意见。

如果别人给你奉茶要立即欠身双手相接并致谢。如太烫等凉了再喝,必要时也可以把杯盖揭开,不可以一边吹气一边喝。如别人给你递烟不会抽要致谢:“对不起,我不会抽。”如果没有递烟,也就不要主动“请战”。

(三)什么时候告辞

遇到下面五种情况也要及时知趣而退:

双方话不投机或当你说话的时候,被拜访者反应冷淡甚至不愿答理;

被拜访者站起身来,或是把你们的谈话总结了一下,并说出以后可再继续交流的话;

被拜访者虽然显得很认真,但反复看手表或时钟;

被拜访者把双肘抬起,双手支在椅子的扶手上;

快到休息或就餐时间。

注意事项

最好不要选择在被拜访者或其他人说完一段话之后,因为这会使人误以为对他那段话听得不耐烦。所以最合适的告辞时间,是在你自己说完一段话之后。同时告辞前千万别打呵欠,伸懒腰。告别前应该对被拜访者的友好、热情等给以适当的肯定以及说些客套话。

二、商务接待礼仪

准备工作

布置场所。

了解来访者的情况。

安排接待人员。

自我情况的了解。

接待规格的安排

要视客人情况而定,符合客人身份地位,不可过高也不可过低。

接待规格主要有以下三种:

高规格接待

对等接待

低规格接待

(三)待客之道

1﹒举止规范

一般请客人走在右边,主陪人员要和客人并排走,不能落在后面;

其他陪同人员走在客人和主陪人员身后。

在走廊里,应走在客人左前方几步。转弯、上楼梯时要回头以手示意,有礼貌地说“这边请”。

乘电梯请客人先进,没有司机则自己先进客人后进。客人坐在后排的右侧,自己在左侧,如有领导陪同,领导坐左侧,自己坐司机前面。

礼仪常识---接待

接待客人时,尽量避免开放式的问题

开放式问题——你会给客人无限选择。

封闭式问题——给出所有选择,让客人从中挑。

礼仪常识——乘坐电梯

你陪同多位客人出入电梯时,请问出入电梯的标准顺序,陪同人员应:

先进先出

先进后出

后进先出

后进后出

礼仪常识——乘坐电梯

陪同人员需要先入,后出。

第一个原因安全

第二个原因方便

礼仪常识——陪同引导

内侧高于外侧,前方高于后方。右侧就是内侧,墙就是内侧。

如果你接待的客人不认路,前进方向不明确的话,陪同者是左前方引导。

2﹒敬茶

注意以下几点:

茶壶茶杯要干净,不能用剩茶或旧茶待客,用什么茶叶事先可征求。

注意茶盖要口朝上,倒茶不要太满一般为五分之四左右。

敬茶要先客后主。客人较多按级别或幼依次敬上。

上茶具体步骤

先把茶盘放在茶几上,从客人右侧递过茶杯,右手递上,手指不要搭在茶杯上,也不要让茶杯撞到客人手上。

茶点装上托盘里再送到客人面前或旁边的茶几上或桌子上。

茶水饮料最好放在客人的右前方,如果有点心、糖果之类则最好放在客人左前方。

3、谈话

商谈问题要紧扣主题,围绕会谈的目的进行,不要只谈自己的事情或自己关心的事情。其次要注意自己的态度和语气,要尊重他人,不要恶语伤人,不要强词夺理。再次要认真倾听。

礼仪常识——谈话“四不准”

不打断对方

不补充对方

不纠正对方

不质疑对方

礼仪常识——交谈的艺术

第一个问题,说什么

第二个问题,怎么说

要细语柔声

你要善于跟交谈对象互动——互动就是形成良性的反馈

要注意尊重对方,别把聪明全放在脸上

(四)送客礼仪

客人起身告辞时想想还有没有重要事宜没说的,如果客人已经说要走,也要留一会,不要来访者一说走,就马上站起相送或起身相留,这都有逐客嫌疑。等他人起身后自己才可起身。

贵客可安排送客工具。条件允许可送赠送一份土特产或纪念品。把来访者送到门口的时候,应该站在门口目送一段时间,等他人身影消失后再返回。等他人走时轻轻关门。“砰”地关门会让人听起来不礼貌。

三、怎样“以礼相待”

有必要送礼吗?

商务送礼的目的,无非是为制造一种更好的和商务伙伴交往的契机,是维持、拉近和商务伙伴之间关系的一种方法和形式,是对商务伙伴合作的感谢,让商务伙伴感到你的关心和尊重。

(二)送礼的雷区

首先了解受礼对象的习惯和个性,他是什么身份,有什么爱好,有哪些习惯和忌讳。

禁忌:违法、犯规礼品;坏俗礼品;私忌礼品、私人用品(皮带、领带、鞋、内衣、香水及其他用品)、广告礼品。

礼品的价格标签一定要撕下。

避免不要将同样的礼物同时送给相识的两个人,那样会让人觉得你在搞“批发”。

送外国朋友 禁忌

不送药品、现金、有价证券、珠宝、首饰等贵重物品,一般可送纪念品、鲜花等。但要十分注意礼品外包装。

和外国人士特别是欧美人士交往,都不要说一些我们认为很妥当的、自谦的话,比如说“区区薄礼,请笑纳”“这是随便买的,不值几个钱”、“受之有愧”。因为外国人多没有太含蓄的习惯,他们会把你的话当真,会使对方不高兴甚至是难堪。

(三)什么时候送

一般在初次见面送没有什么价值的小纪念品。交往中送礼能提升你的好感。

工作完成之后送礼,会让商务伙伴对你印象更深,是加深友谊期待合作延续的方法。

可以选择新公司的成立日、公司成立纪念日、大客户的生日以及结婚、生小孩、重病初愈时。

送礼注意的细节

一般要亲自交给别人,如果礼物过大,可以请其他人帮助递交,但是自己也要积极参与进来,并向对方说明一下。

如果人多要注意先长辈后晚辈,先女士后男士,先上司后下极。

礼品比较新颖的话有必要说明具体用途、用法,好让对方对你送的礼物更加了解,介绍礼品寓意的时候也要多讲几句吉祥话。

注意事项

由于某种原因不能收,一定要退回,最好附上专门致谢的函件,并说明拒收礼品是本人的决定还是按有关规定办事。对打算退的礼品要及时退,最好不超过24小时。

附卡片的礼物一般先读卡片再拆礼物。

如收到托人送达或邮寄礼品,要回复一张名片或亲笔写信表示感谢。

商务礼仪之向外国人送花禁忌

在国外,给中年人送花不要送小朵,意味着他们不成熟。 不要给年轻人送大朵大朵的鲜花。

在印度和欧洲国家,玫瑰和白色百合花,是送死者的虔诚悼念品;

日本人讨厌莲花,认为莲花是人死后的那个世界用的花。

送花禁忌

墨古哥人和法国人忌讳黄色的花。

德国人视郁金香为“无情之花”,送此花给他们代表绝交。

意大利,西班牙、德国、法国、比利时等国,菊花像征着悲哀和痛苦,绝不能作为礼物相送。

在俄罗斯、南斯拉夫等到国家若送鲜花的话,记住一定人要送单数,因双数被视为不吉祥。

百合花在英国人和加拿大人眼中代表着死亡,绝不能送。

四、座次的安排(上)

行走常规:并排时,中央高于两侧,内侧高于外侧。

单行时,前方高于后方。

上下楼梯:宜单行行进,前方为上,无特殊原因,靠右侧行进。注意:接待着短裙女士宜其居后。

出入电梯:无人值守时,宜请客人后入先出(便于叫梯与控制开关)。

出入房门:一般位高者先入。若室内光线暗或推式门客人后入。出房时,为客人推、拉门,客人后(推)先(拉)出门。

四、座次的安排(中)

乘坐轿车:公务用车,后排右座为上;社交应酬,副驾驶座为上;接待重要客人,司机后坐为上(安全系数高且隐秘)。

会 客:宾主对坐,面门为上;宾主并坐,以右为上;

人多无法排序或朋友聚会,自由择坐。

座次的安排(中)

谈判:双边(长桌或椭圆,宾主分坐两侧)横式

面门为上(客方);双边竖式,以进门方向为准,右侧为上(客方);

谈判时,各方主谈人在己方居中位,其他人员按右高原则,依职位高低由近至远排列,有翻译时坐主谈判人右侧。多边(三方及以上谈判方)时,各方自由择座;主席式,对房正门设主位(空位),谁发言就到主位发言,其他人背门而坐。

四、座次的安排(下)

签字仪式:双边,签字桌横放、双方代表面门而坐(宾右)、参加者列队呈直线站在签字者后面,中高两侧右高排列,如多排按前高后排列。多边(三放及以上),签字桌横放(面门且一张),按照约定顺序依次签字。

会议:小型,面门为上;以右为上(我国政务按传统以左为尊);前排中央为上。大型,主席台,前为上、中为上、右为上;主持人,前中或前排最右;发言人,主席台前方或其右前方。

座次的安排(下)

宴会:桌次,居中为上、以右为上、离门远为上。

座次,面门居中为主人位、主人右侧为主宾位(交叉式)、主方居左客方居右(不交叉)。

旗帜:我国国旗,居中、居右、居前、为高、为大。

我国国旗与他国国旗同用时,我方为主他国国旗为上位,他国为主我国国旗为上位。

主人开车时的座位次序

记程车的座位次序

乘火车时的座位次序

会客室入座的礼仪1

会客室入坐的礼仪2

谈 判 座 次

礼仪红绿灯:待客的雷区

一是不要劝茶。

二是避免消极的身体语言。培根说过:“行为举止是心灵的外衣”,在别人看来,你的一言一行,都是当时心理的真实反映,所以一些消极的身体语言,也必然给人以消极的联想。如看手表、打哈欠、坐姿不规范以及斜视、翻眼、过频地眨眼等。

三是不要随便让人代劳。

四是不要以自我为中心,不要在来访者和其他人面前说方言俚语,如果有抽烟的习惯,还必须不要当着对方的面吞云吐雾,以免对方受到“熏陶”。

等常规性必知礼仪知识。

【来源:作者原创】

 

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