运用信息技术提升车辆管理效率

在沿用纸质用车申请单的时代，尽管我们的审批手续和用车登记也很齐全，但由于数据统计和车况反馈都相对滞后，往往容易造成派车信息在申请人、驾驶者、管理者间的不对称性和非透明性，从而导致在车辆管理始终不能从根本上解决合理调度、司机考核、油耗控制三大难题。为此，我们经过反复讨论，一致认为：信息反馈的及时性和透明性是问题的关键所在，所以，只要我们能够开发一个可以随时查询派车情况、司机出车数据(次数与里程)和申请用车的电子平台，以上问题将迎刃而解。基于这样的思路，我们请IT专门开发一套用车管理系统，并且修改相关车辆管理制度。该系统于2014年4月起正式启用。自此，所有的用车申请和审批都从手工转为线上，所有用车信息实现了实时查询。通过该系统，我们不但节约了纸张，更重要的是简化了申请流程，避免了不必要矛盾，减少沟通成本，提高了工作时效，实现了司机的精确考核和油耗的合理计算与控制。

该系统主要功能有：注册用户、申请明细查看、申请管理、司机信息、审批系统、报表系统、个人管理、系统帮助8个模块，以下是主要模块介绍。

一、用车申请

该系统所有人员都可以注册使用，普通人只有申请明细查看，用车申请、司机信息、个人管理权限，车辆管理员增加了车辆审核、报表系统权限。

进入用车申请界面，和以前纸质版本用车申请单一样，需要填写申请部门、电话、用车人员，出车、回车时间、里程等信息。

二、用车审批：

填写完申请用车后，提交车辆管理员进行审批，并且可以有邮件提醒车辆管理员进行用车审批。用车审批界面如下：

车辆管理员根据用车申请，确定是否安排车辆，如果同意，下一步提交办公室主任进行申请。

申请人可以通过用车信息系统查询到申请是否通过等信息，也可以查询到之前、当天及后面相关人员申请的车辆信息，根据以上信息可以确定，需要用车那天是否有车可以安排。也知道我申请用车的出车司机是谁，用的哪台车等信息。

三、车辆回场

车辆回来后，车辆管理员需要做车辆回场，确定行驶里程及回场时间。

四、相关报表

车辆管理岗可以根据统计报表功能，统计各司机出车次数及里程信息。

开发用车管理系统之后，用车经常产生的车辆调配问题、司机无计划性等待问题等都得到了很好的解决，另外，根据报表功能可以迅速统计出司机出车信息及时间段内的里程数，这比手工登记更加电子化、更加人性化。当然，我们在使用过程中不断根据大家的需求进行改进，以期用车管理系统各项功能越来越完善!

【来源：行政驿站】