秘书工作方法的三个指向

秘书工作的方法多种多样。办事、办文、办会虽然有许多程序性的做法，但同一类事务因不同环境、不同领导要求、不同性质的机关单位，甚至不同个性的秘书会有不同的做法。

比如写文件，有的人喜欢先写提纲，再打草稿；有的人喜欢先打腹稿，再一挥而就。又如接待客人，有的先说亲切友好的客气话，然后再谈正事；有的则喜欢开门见山，直接进入问题核心。很难说哪种方法对或不对。秘书工作中的许多具体方法，是靠长期实践，通过经验积累而产生的，不是单靠书本所能教会的。

下面，小编就从如何更好地为领导服务角度，着重谈谈秘书工作方法的指向问题。

为领导工作做好铺垫

秘书工作中的很多业务活动，都是为领导工作做铺垫的。如领导决策前的信息收集与加工处理；领导召开会议前的筹备工作；领导出差前的出差事务准备；领导批阅文件前的文件拟办等等。这些铺垫性工作的效率与效果，直接影响领导工作的进程。

秘书做好铺垫工作应注意：

（一）准确把握领导工作目标。既要准确把握领导整体工作的目标，又要准确把握即将开展的具体工作的目的，并将两者结合起来。整体目标不明确，工作就会顾此失彼；具体目的不明确，工作就会失去针对性和有效性。

（二）明确领导工作进程与各个环节。包括：1.各个环节的任务要求；2.各个环节的时间进度；3.各个环节与相关方面的关系；4.各个环节的人员组织、政策决策等。明确了这些，秘书的铺垫性工作才能主动而有序地进行。

（三）做好事前准备工作。比如领导要实地考察，秘书就应事前安排好考察路线与交通工具；领导在考察中如需电视直播，秘书就需要事先与电视台联系落实。

（四）加强同领导的沟通。随时把握动态，对可能发生的情况要有应对措施。

秘书的铺垫性工作方法可以归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施与要求操作，与领导密切沟通，确保铺垫工作的有效性。

对领导工作拓展延伸

领导做出决策以后，秘书就要开展系列的拓展延伸：草拟决策文件，提出执行预案，发送文件和收集反应。领导召开的会议结束后，秘书要做好文件的立卷归档、会后的落实催办。领导出差回来后，秘书要整理有关材料，了解出差效果，办理出差经费报销等后续事务。

秘书做好拓展伸延工作应注意：

（一）准确把握领导工作预期的效果。通过拓展与延伸努力扩大领导工作的效果，这是拓展延伸工作的目的。反之，如果因秘书工作疏漏而影响目标的实现，比如信息传输不完整，问题没有及时反馈，就会造成损失。

（二）把握后续事务的具体要求。如领导召开重要会议后秘书不仅要件件催办，而且要了解谁在办理，怎样办理，何时完成，反应如何。稍有疏忽，就可能影响全局工作。

（三）注重工作的整体性与连续性。拓展与延伸工作是整体工作的一部分，必须承接领导工作的发展脉络和进程要求。比如人代会代表提出县城应修建二环路，人代会秘书就无须等待领导布置，主动向县委、县政府反映，与规划、建设等部门联系，并在一定时期内将结果返回给代表。

秘书对领导工作拓展延伸的方法可以归纳为：以保证领导工作取得预期效果为目的，注重工作的整体性与承继性，做好各种后续事务，使工作落到实处。

替领导工作补偿代劳

从一定意义上讲，前述的铺垫与延伸工作都能起到替领导工作补偿代劳的作用。这里讲的补偿，指的是秘书对领导的精力、智力、能力的补偿；代劳，指的是领导由于公务繁忙、时间有限，将部分本该亲自办理的事务交给秘书办理。领导管辖的方面越广、范围越大，需要秘书补偿代劳的事情就会越多。许多新的事物，领导未必都懂：懂政法的未必懂经济，懂经济的未必懂技术……这就必须依靠身边的秘书发挥作用，补偿领导之不足。

秘书的补偿代劳工作应注意：

（一）按照领导的目的要求去办理，不可以领导者自居。如接电话时乱表态，代领导做协调工作时瞎指挥等均应杜绝。

（二）严格按照授权范围行事，既不畏首畏尾，也不超越授权。

（三）扮演好双重角色。即在责任感、使命感上，尽职尽责完成任务；在心理和态度上，严守秘书角色本份，谦虚谨慎，做好代劳工作。

（四）加强同领导的沟通，掌握领导意图。

（五）收集各种信息资料，备领导所需。

秘书为领导工作补偿代劳的方法可归纳为：忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，加强平时积累，通过补偿和代劳促进领导工作效率。

【来源：接待与交际】