现代企业制度下当好秘书的“诗外”功夫

社会发展到今日，社会经济、政治、文化的发展不仅到一个相当高的程度，而且还继续保持着日新月异的发展趋势，面对市场经济、知识经济浪潮的冲击，秘书的工作内容不断拓展，秘书工作意识不断更新，作为企业领导参谋和助手的企业秘书就必须不断调整思维观念和工作方式，不仅具有完成文字处理、上传下达等常规性工作的能力，而且具有除此以外的各种综合能力，才能不断适应当前秘书工作的需要。陆游诗云“汝果欲学诗，功夫在诗外”，写诗如此，做好秘书更是如此。

一、具有政治家的“头脑”

谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋。“要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”。企业的发展与国家大的发展形势是紧密相连的，作为秘书工作者平时就应该加强对国家宏观政策的研究。吃透国家的宏观政策，方能够在国家经济方针的指导下对所在企业面临的形势做出正确的分析，对企业的发展方向做出一个准确地定位，对企业实现利益最大化方能做出最佳的谋略，以使企业少走弯路，抓住经济发展的良好机遇。

我国仍是一个发展中国家，在十二五规划中，中国在新的一个五年将会做出很多调整，这个5年就是中国继续实现自我完善的时期。“十二五”规划的核心是加快转变经济发展方式，实现更高质量的发展。未来，建立工业创新发展机制将是中国经济的重点目标。航空、通信、电子、交通等所有涉及创新的领域都将是中国优先发展的领域。中国在航空航天领域的飞速发展，表明中国拥有强大的创新能力。图列绍夫特别指出，“绿色发展”是“十二五”期间的重点之一，大力发展清洁能源，是中国对全球生态环境保护的具体贡献。

一系列政策的变化必然会给企业的发展带来很多影响，在这一大政方针的指导下，企业就必须在发展战略上做出一些调整，而对这些政策形势不去分析研究，就很难把握住方向。作为秘书工作者就应该对这些政策做深入的研究分析，方能据大势而发。

作为秘书工作者在对国家大的形势形势分析上要能够具备以下几个方面的素质。一是要有深邃的思想观点。首先认识要深。认识不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，还能根据事物发展趋势有所预测。认识事物最重要的一点，就是把看到事物诸多方面的现象，联贯起来思索，从整体上加以分析。其二观点要新。新的思想和观点，不是“闭门造车”，别出心裁，更多的还是对实践中提出的问题有所提炼、概括和升华。如能从司空见惯的现象中讲一点与众不同的见解，讲人人心中所想、笔下所无的东西;能把一些分析的意见，进行系统归纳和概括;能把原则性思想观点具体化，能把领导的思想和意见进行深化和完善;能从理论和实践结合上说明问题，能提出突破性措施和建议等等，这些都是“创新”。二要有广阔的视角，贵在灼见。角度是观察问题的立脚点。角度不同，对问题的认识就不同。正如古语所说：“横看成岭侧成峰，远近高低各不同。”这说明看问题的角度是非常重要的，要写好材料，必须把握好自己看问题的角度。要站在领导的角度看问题，就是说要“高站一步”，看问题的角度要高。领导看问题主要有三个突出特点：一是谋全局，想大事;二是抓中心环节，寻找突破口;三是关注热点、难点和敏感问题。我们站在领导角度看问题，就是要站在全局的高度，站在抓大事的高度。要站在群众的角度看问题。讲务实，讲具体的不讲笼统的，讲实在的不讲抽象的，也就是讲实招，求实效，不摆花架子;二是指出问题要尖锐。一针见血，切中时弊;三是往往从切身利益出发，反映的问题多是热点和敏感问题。站在群众角度看问题，就是站在客观实际的角度，站在基层的角度，观察分析问题，也就是“从下看上”。这样，才会使我们看问题更全面、更真实，提出的办法和措施更实际、更有针对性，才能站得高，看得远;站得牢，看得实，才能眼观六路，耳听八方，从而获得真知灼见。

二、具有新闻记者的“嗅觉鼻”

在改革开放的狂潮下，特别是中国的入世，我国的经济开始与国际接轨，企业的经营活动突破地域的限制，市场由地区发展到全球，使企业秘书信息工作的范围由地区延伸到全球。信息工作范围的扩大，要求企业在进行信息工作时更加开阔视野，从而有助于敏锐地捕捉各种有效信息。企业秘书应通过捕捉到的有效信息来预测和判断事物发展的趋势，向企业领导提供高层次的信息，辅助企业领导在瞬息万变的市场环境中做好决策。

企业的信息工作是其他一切工作顺利进行的跟据和保证，是企业正确、果断决策的基础和依据。企业的高效运转，必然要求企业秘书人员信息处理工作以高效率进行。秘书人员要想做好信息工作，其次就应该掌握在繁冗的、千头万绪的信息工作中提高工作效率的途径。因此，企业秘书应该强化自身信息意识，提高信息工作的主动性，从而提高信息工作效率。作为秘书工作者要能够从浩瀚的信息海洋中去获取有利用价值的信息，为企业提供准确高效的信息服务，秘书人员应该不断的学习，扩充自己的知识量，提高自身对信息选择，分析，筛选，整理，归纳的能力，对自己接触到的信息的价值能快速的作出初步判断。要养成良好的习惯，将信息的收集容入到平时的生活和工作中。作为秘书人员，应该养成阅读报纸、杂志、看电视新闻，浏览网页等习惯，记录下有价值的信息，像日报记者一样，具有新闻的“嗅觉鼻子”并善于从日常生活中去发觉、积累信息，扩大自身信息的储量，学会留意周围的事物及其发展状态，提高自己的观察能力，从而培养自己对信息的敏锐感。

另外，随着信息技术的发达，互联网已经成为企业信息收集不可或缺的渠道，作为秘书工作者要能够善于利用好这一平台，做好信息收集和信息处理工作。在信息收集上，秘书还要善于从组织机构上建立信息反馈机制，及时收集来自企业内部和外部的各种信息，保证信息的畅通。

三、具有严守各种信息的“铁嘴巴”

作为经常在领导身边服务的秘书工作者，由于其职责的特殊性，对公司的一些重大事情掌握的最多。许多重要信息对公司的发展非常重要，甚至牵涉到公司的生死存亡和兴旺发达。信息的泄露和丢失必然会给企业带来不同程度的损伤。因此，作为身身肩如此重要职务的秘书工作者一定要严管自己的“嘴巴”，不该说的一定不能乱说，时刻注意保密原则。

一是要做好组织保密。公司任免重要大事情，秘书一般都会提前知道，而在这一重要事情上最容易出现信息不同程度的泄漏。有的秘书工作者是在平时谈话中稍不留神就会把信息给泄露出去，有的是经不起各种诱惑，提前把信息泄露给当事人。还有些秘书工作者表面上是出于好意，把一些重要任职提拔信息透露给与此事有关的亲朋好友，造成信息的丢失，给组织工作带来许多麻烦。无论在怎样一种情况下，作为秘书工作者都不应该在公司没有正式公布之前把信息泄漏出去。

二是做好经营信息保密。公司一些重要的经营信息是竞争对手一直关注获取的主要对象，在当前市场竞争中，一些公司不择手段，想法设法获取对方的一些重要信息，并采取一切可能的手段进行打击。作为秘书工作者时刻要有高度的信息保密意识，否则稍不留意就会造成信息的丢失。1964年，我国几家报纸接连报道铁人王进喜的事迹，在全国掀起了学习王进喜的热潮。然而，就是这几篇报道和几幅照片，却让外国某财团分析出大庆油田的位置、是否开始出油等信息(当时我国对大庆油田信息实施保密)。虽然新闻报道没有违反保密制度，但仅仅是新闻和照片就能让有心人分析得出结论，更说明在当今科技发达的状况下，更需要严格执行保密制度，在涉及到公司利益的时候，要有高度的警惕心。

三是做好领导生活的保密。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私在内的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么该说什么不该说必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦什么都说。这样，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能会损害领导者的形象，于工作、于己都不利。比如领导之间在生活上的一些纠纷，嗜好等，不应该随便告诉他人，以引起领导的不满，甚至导致领导之间矛盾加大。

四、具有艺术家的“手法”

一般而言，企业秘书都承担着承上启下、联系左右、协调各方的中枢地位，担负着参谋助手、综合协调等重要职责。其参谋助手和“智囊团”作用主要是通过办文来体现的，办文质量反映出文秘人员的基本素质和服务水平，这就要求秘书起草、把关的材料，必须有高度、有深度，才能得到广泛认可。所以说，文章质量的逐步提升、再上档次、再上水平，是每位文秘人员的日常“必修课”。古人讲“学而优则仕”，这里的“学”就是指文章写得好，作为文秘人员其能力就体现于此。办公室每位领导干部、每位文秘人员都承担着一定的文字工作，责任重大，任务艰巨。在这种情况下，如何才能做到“学而优”，达到“品学兼优”，这就需要文秘人员具有艺术家的“手法”，努力让写出来的东西即实实在在，又美轮美奂，即实事求是，又行云流水。然而，如何才能让撰文更具艺术美感?笔者认为要在四个方面下功夫。

首先就是加强学习。提高文字质量，必须加强学习。秘书写的材料要让领导满意，关键是文字功底要深，材料写得要好，能写出东西来。不论在办公室干了多少年，如果写出的材料不成型，领导也不会满意，组织也不会认可。所以，给领导服务，要有压力感和紧迫感，加班加点挤时间学习，努力提高文字水平和质量。关于学习方法，就是应建立作笔记、剪报、个人网上学习记录的学习制度，开展学习竞赛活动，丰富学习形式。

其次是加强练笔。提高文字水平，没有什么捷径和窍门，功夫应下在平时多写多练上。虽然办公室能完成各项办文任务，但是办文质量、效率离领导的要求还有一定差距。文秘人员必须克服“自满”思想，要加强对公文写作基本知识的学习，注意掌握各种文体的特点，对文体格式脑子里要有框架，能把大批范文背下来，写起材料来才会得心应手，否则，组织的材料就会如同一盘散沙。每位文秘人员都要手里有材料，加强练笔。每位秘书每周都应至少独立完成一篇文稿，勤于钻研，善于推敲，小到一个通知，大到一个文件、讲稿，都应保证做到件件出精品。绝不能敷衍塞责，应付了事，要把写作当作乐趣，埋头苦干，静心思考。跟着领导服务，就要将领导对工作的安排、部署及时整理出来，报到信息科，以信息的形式反映出来。

再者，加强积累。“书到用时方恨少”。作为办公室文秘人员，不能到写作时才想到查找材料，要提前做到心中有“数”，对全县的工作要了如指掌，有些材料要记在脑子里，需要时张口就来。如企业当前的生产经营情况，各阶段的营业额是多少，产量是多少，同比增长了多少，有什么新鲜工作亮点，上级领导对工作的基本要求是哪些等等，脑子里都要牢记。脑子里有了材料，才会做到言之有物，才会找到写作的灵感。必须克服眼高手低的“浮躁”思想，平时要在搜集积累材料上多下功夫。做到对每一项工作的基本要求、工作重点、基本状况都预先作研究，随时用随时就能写出来，写的很在行，说的很到位，这样才是一个合格的秘书。

最后就是加强创新。为领导写讲话不能老生常谈，应克服“守旧”和“平庸”思想，富有新意。要创新，必须把握好上级政策，了解企业的大体情况，掌握面上的工作，借鉴其它企业的好经验、好做法。要有新意，不能泛泛空谈，平时写材料就应多琢磨，总结几个亮点，每次都要有进步，有新提法。写材料应多下功夫，功夫到家才能有创新，创新才能出精品。为领导准备材料，应该主动与领导讨论材料、征求意见。企业秘书年年都在写总结、写报告，但必须每年都有新的起色。最重要的是必须克服“本位”思想，大家在一起工作，应互相多切磋，多提意见，当主任的应培养写文字材料的接班人，对科长、秘书尽心指导，当科长要对科员真心指导;对文字材料还必须严格要求，该返工的返工，该修改的修改，不能一般化要求。对此，应建立起自纠机制，确保在材料的语言、数字、逻辑、政治等方面不出现一丝一毫的差错。

百尺竿头方能更进一步，企业秘书也是一样，要想当好“杂家”和“诗人”，做一个称职的秘书，就必须在日常生活中进一步拓宽涉猎面，不断向政治家学习、向新闻记者学习、向艺术家学习，努力在学习中提高自我，升华自我。

【来源：河南秘书网】