浅议文秘人员需要具备的基本素质

摘 要：本文针对文秘人员工作特性，从政治素质、业务素质和品德修养三个方面简单论述了秘书人员需要具备的素质。诚然，随着社会的不断进步，秘书人员所需要具备的素质将愈来愈强。

关键词：文秘 工作 素质

 

正 文

文秘人员不仅承担着大量的综合调研、信息反馈的任务，而且承受着领导的严要求、上级的高标准的重负。面对这些重任，作为文秘人员只有加强学习，不断提高自身素质，才能适应领导的要求，完成工作的使命。笔者认为要想做好文秘工作，文秘人员需要以下基本素质

一、具有较高的政治素质

1、要坚定政治信仰。文人员必须具有坚定的政治信仰，真正做到两个“忠诚”。一是忠诚于党的事业。无论国际形势多么风云变幻，都要始终坚持共产主义的远大理想，在思想上和行动上与党中央保持高度一致，自觉维护党的权威。要有严明的政治纪律，一切行动听指挥，积极宣传党的路线、方针、政策，坚决执行国家的税收法律法规，不折不扣地完成领导交给的各项任务。二是忠诚于服务对象。要有强烈的服从意识和服务意识，全身心地投入到自己服务对象的工作中去。文秘人员最直接的是为领导服务，领导满意是衡量自己工作的重要尺度。对领导的指示应当忠实执行，对领导的意图应当准确把握。要把对上级负责与对同级负责有机结合起来，把为领导服务与为群众服务有机结合起来，全心全意为宣传和推介部门形象摇旗呐喊，脚踏实地为群众说实情办实事。

2、要掌握政策理论。文秘人员主要是为领导起草讲话和报告，反映党的路线、方针、政策以及重大决策的贯彻落实情况，提出解决问题的方法与建议。这就要求文秘人员熟悉党的路线、方针、政策和国家的税收法律法规，运用正确的立场、观点、方法去分析问题、处理问题，及时、准确地做好信息反馈工作。譬如前不久中央召开的党的十六届六中全会，对如何构建和谐社会提出了一系列具体的要求，作为文秘人员就要深刻领会这些精神实质，才能写出一些符合中央要求、反映构建和谐氛围的文章来。另外，文秘人员还要对国家最近颁布的一些税收法规政策以及总局、省局和市局新近下发的各类文件都要学深吃透，只有自己学懂弄通，才能了解上级精神，掌握真实情况，提出有价值参谋意见，为领导决策服好务。

3、要改进工作作风。文秘人员必须求真务实，决不能满足于打电话、阅文件、看简报，必须坚持实事求是的工作作风，深入实际，调查研究，掌握真实情况，听取群众呼声。要讲真话，报实情，有喜报喜，有忧报忧，不弄虚作假，不以偏概全。只有这样，才能保证信息材料的真实性、准确性，更好地为领导决策提供科学依据。

二、具有较强的业务素质

1、要具备信息基本理论知识。从事文秘工作，一定要掌握基本的信息理论知识，并自觉运用这些理论知识指导实际工作。

首先，要掌握公文写作的基本知识。公文是实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布行政规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告和交流情况的重要工具。公文写作和校核，是文秘人员的基本功，每一名文秘人员都应当会写作，会办文，会核文。在公文写作、核文中应注意把握以下五点：一是公文的条款要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。二是公文要准确地反映领导的意图和实际情况。三是注意增强公文的可行性，切忌闭门造车，照抄照转。四是公文不能文不对题，烦琐冗长，要力求语言通顺，符合逻辑。五是公文模式要规范，行文要流畅，切忌主观臆造。总之，随着形势的发展和信息化建设的加快，对公文的撰写、校核、审签和印发提出了更高的要求，文秘人员应当在工作中认真学习，不断探索，勤学苦练，成为公文写作的行家里手。

其次，要掌握信息的基础知识。信息知识是指信息的理论、常识和方法。掌握信息知识，就是要熟悉信息基本常识，熟悉各种信息源以及信息检索工具、检索方法等知识。它包括：(1)信息文化知识。即具有基本的科学文化常识，对信息概念能正确地理解和应用，对信息技术的发展和变化有一定的了解，对信息文化的影响与走向有所把握，特别是对信息网络文化要正确理解。(2)信息网络技术常识。信息网络技术常识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等。比如，信息系统数字化的基本原理，信息系统软硬件的内容，各自的功能特点等。(3)政策法规知识。由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题，也应引起重视。比如使用计算机网络要遵循国家出台的法律条文;使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止泄密问题的发生。(4)税收信息知识。税务的特殊地位和职能，要求工作中强调客观、真实和准确。如果在信息工作中出现虚构夸大或只报喜不报忧，就会造成难以估量的损失。因此，从事文秘工作只有坚持实事求是的原则，有一说一，有二说二，才能更好地为上级和各级领导提供信息服务。

2、要具备渊博的科学文化知识。今天的社会，已进入知识经济时代，文秘人员对知识经济的到来，或多或少地存在不知所措的情况。有的毫无准备，漫不经心;有的知识老化，被层出不穷的新知识、新学科、新信息所困惑。还有的在办公室工作多年，不仅对现代化办公手段无从下手，甚至连国民生产总值(GNP)、国内生产总值(GDP)这些简单概念也说不清、道不明，对一些经济常识也一知半解。有的文秘人员从事文字工作多年，起草一个通知漏洞百出，撰写领导讲话稿总离不开“参照物”，常常老套路。21世纪是知识爆炸的时代，是应用高科技、呼唤高素质人才的时代，对文秘人员来说，当前最要紧的是扎实练好以下基本功：

一要掌握微机操作。知识经济的内核是软件，以国际互联网为骨干的微机网络已覆盖全球。不懂微机，就等于是知识经济时代的“睁眼瞎”。现在，不少地方建立了微机网络，文秘人员学习微机的热情高涨，或拜师学艺，或参加培训，或自学自练，有不少文秘人员能运用微机辅助办公，有的还能直接上机写作，这是可喜的一面。但总体看，微机利用率不高。作为为领导服务的文秘人员，更有必要把这21世纪的“看家本领”学好。

二要学好经济常识。辅佐领导决策当参谋，离不开必要的经济常识。现在推行资本重组，就牵涉到很多知识，资本的本质属性，资本的表现形态，资本的组合方式，它与现代企业制度的关系，与证券市场、产权市场的关系等;还有税收经济常识，如宏观税负、微观税负、税收弹性指标、税收预警值等。如果对这些东西不学习，不理解，就不能当好领导的参谋助手。目前，经济常识的缺乏，成为一些文秘人员的短项。木桶理论告诉我们，一个木桶盛水的多少，不是由最长的那一块决定的，而是取决于最短的那一块。因此，文秘员应下决心“补短块”，把学习经济常识这一课补好，不论任务再重，事务再多，都要挤时间学习，要有“追科学”的勇气，要有“锲而不舍”的恒心。

三要更新知识结构。文秘队伍中的学历和水平比较高，但这个“高”是一时一地的高。当今是知识爆炸的时代，知识不是呈算术级数增长，也不是呈几何级数、指数级数增长，而是像原子裂变般地爆炸式增长。据统计，近10年人类知识总量超过以往2000年的总和，并以每10年翻一番的速度不断增长。与知识爆炸相伴的是知识老化速度日益加快，据有关资料统计，即使是刚入学的大学生，入学时学的是最新的知识，到4年后毕业时，已有90%所学的知识显得陈旧了。这说明，对于为领导服务的文秘人员来说，更新知识显得比什么都迫切。当务之急要学好税收理论知识，学会间接管理税收经济的科学方法，补上市场经济条件下强化信息工作的重要一课。否则，总有一日将会江郎才尽，就被淘汰出局。

四要具备一定的文字写作能力。作为文秘人员的一项重要任务就是妙手著文章。总体看，各地文秘人员的文字写作水平比较高，但与飞速发展的新形势对文字工作的要求相距较远。有的人起草文稿内容老、形式呆;有的人只会“照抄照转”，文稿无特色;还有表述方式呆板，缺乏新意。因此，文秘人员要以“快、准、新”为目标，不断提高写作水平。所谓“快”，是指文思敏捷，反应快、构思快、成文快;“准”，是指准确把握领导意图和思想;“新”，是指文字工作的推陈出新、不断创新。要达到这个标准，首先要多读书、读好书，具备扎实的理论功底、文字修养和软件应用、开发能力。其次要与领导保持一种默契，力求吃透领导意图，并在文字上表达得淋漓尽致。再次要做到扬长避短，对所服务的领导者的知识结构有所了解，缺什么补什么，尽力适应领导决策的需要，提供针对性强的服务。总之，从事文字工作是一份十分辛苦的差事。对于“爬格子”这件事，一定要做到千种情结，万般眷恋，兴趣盎然。应把“爬格子”当作一种乐趣，一种情怀，一种寄托，一种希望。弄笔杆子的确很苦，但也富有挑战性，当好一个合格的文秘人员要涉猎很多理论和诸多知识，要时常挑灯伏案，勤学苦练。只有这样，才能提高文字表达能力，出手的文章才能做到文通句顺，内容准确，观点鲜明，语言生动。

三、具有良好的品德修养

文秘人员加强品德修养，概括地讲就是“朴实、谦虚、奉献”。

1、朴实，就是作风要朴实、工作要踏实、办事要务实，待人要诚实。

所谓作风朴实，就是向领导反映情况、提供信息要求真务实，有喜报喜，有忧报忧，如实反映群众的呼声。汇报工作要客观真实，报实情，讲真话，讲成绩不任意拔高，不弄虚作假;讲问题不捕风捉影，不以偏概全。起草报告文稿不讲大话空话，不做表面文章。

所谓工作踏实，就是不管做什么工作，都要事必躬亲，当不得“发号施令”的将军，做不得“只动口不动手”的君子。对每一项工作，都要踏踏实实地干好，不能马虎了事。

所谓办事务实，无论是领导交办的事，还是同级要求办理的事，都要一丝不苟地办好。能办的事积极办，难办的事创造条件办，做到件件有着落，事事有回音。要按照优质高效、严谨有序的原则，努力办出水平，办出质量，使领导满意，让群众放心。

所谓待人诚实，就是要平等待人，宽厚容人，平易近人，诚实为人。在与人相处中，实话实说，以诚相见。对领导和群众一个样，对上级和同级一个样。要尊重领导，领导的思想比文秘人员深刻，掌握情况比文秘人员全面，工作经验比文秘人员丰富，文秘人员不能受到赞扬就沾沾自喜，忘乎所以。要尊重群众，接待来访群众或者接洽公务，不能以“钦差大臣”自居，盛气凌人，颐指气使，要以礼相待，平易近人，自觉维护部门的形象。

2、谦虚，就是谦虚谨慎，胸怀坦荡。

要谦虚谨慎。文秘队伍是高学历、高知识的群体，但不能恃才傲物，要虚心向别人学习。有才华而又谦虚，才为世人所景仰、所称道。有才华应当在为领导服务和决策中发挥出来，而不能故意卖弄，哗众取宠。纵使有学富五车、才高八斗，也来不得半点骄傲。中国历史上的恃才自傲、狂放不羁的人不少，但都无所作为，应引以为戒。

要胸怀坦荡。坦荡就是要有宽广的胸怀，有乐观向上的心境。文秘人员非得胸怀宽阔不可。首先，要有归功于人的度量。如果代领导出面办了一件值得称赞的事情，帮领导起草了一个颇受欢迎的讲话稿，但不能贪领导之功，掠领导之美。其次，要有代人受过的勇气，领导交办的一件事，可能因故而没有办好，就会受到领导的批评，要受得起委屈。俗话说“宰相肚里好撑船”，文秘人员虽然不是“宰相”，但须有宰相之量，要真正领悟“海纳百川，不容乃大”意蕴。

3、奉献，就是乐于吃苦，勤于服务，不计名利。

一要乐于吃苦。从事文秘工作要甘于吃两种苦，即辛苦和清苦。

辛苦，就是要受得劳累，耐得烦躁。众所周知，文秘人员一天到晚找资料、做记录，伏案写作，起草各种材料;一天到晚上传下达，落实领导交办的各种事项。不论工作日还是节假日，无论白天还是晚上，有事随喊随到，随交随办，随要随有，加班加点是家常便饭。有的同志讲，从事文秘工作，加班是正常的，不加班才是不正常的。不是因为文秘人员的工作效率低要加班，而是因为文秘人员的工作要围着领导工作转，不是自己想休息就可以休息得了的。文秘工作无小事，出不得一点差错或纰漏，必须全身心地投入，每天头脑里那根弦都绷得很紧，如履薄冰，如临深渊，十分费力，十分劳神，的确非常辛苦。

清苦，就是要受得寂寞，耐得清贫。文秘人员都是做的幕后工作，局外人并不知情，很多时候是深居简出，寂寞难耐。与其他部门的同志比，外出开会参观的机会比较少，福利待遇也明显偏低。有的人认为文秘人员有稿费，可以名利双赢。实际上，文秘人员写的文稿，大多署的不是自己的名，且费心伤神写出来的文稿，并不每篇都发表，发表的只有极少数，况且稿费也不多。因此，文秘人员不但要耐得辛苦，还要耐得清苦。

二要甘于吃亏。文秘人员的思想修养和知识水平一般都比较高，成长进步快的同志还走上了领导岗位，但多数同志的发展并不快。有的同志感到付出的多，提拔得慢，吃了亏。人往高处走，这可以理解。有的同志信奉“不想当将军的士兵不是好士兵”的名言，认为既然能够做一棵参天大树，干吗还要做株无名的小草。有的同志看到同事几年升副科，几年又升正科，而自己几年十几年还在原地踏步，甚至一辈子都无升迁的机会，感到很委屈。因此，作为文秘人员一定要谈泊名利，甘于吃亏。

 

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【来源：河南秘书网】