浅谈企业秘书如何提高文字功底

摘要：秘书岗位是一项综合性很强的工作岗位，对从事秘书工作人员的素质要求很高，其中尤以具备扎实的文字功底最为紧要。本文试从对文秘工作的认识、文秘工作中易犯的错误以及如何提高文字功底等三方面论述企业秘书如何提高自身的文字功底。

关键词：办公室;秘书;文字功底

一、认清工作性质

秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写;二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等;抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。而起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程中，常常是由领导和秘书合作进行。有时是领导亲自动手，秘书帮助誉写以及做一些收集、补充和核实;有时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理;还有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断。这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。而以上这些工作都必须有赖于文秘人员具备扎实的文字功底。

二、找出问题所在

但在实际工作中，文秘人员往往会犯一些文字上的错误，这主要体现在语序和文风两方面。语序既词语组合的次序，它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化;有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的，如：“这样的活动乐于使广大农民群众接受”正确的用法应该是“乐于”应移至“接受”之前;又比如“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议”，正确的用法应该是“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生，如此种种。而公文文风不仅仅是语言文字问题，而且是一定时代潮流和社会风尚在文章中的集中反映，更是一定的世界观、思想路线在公文中的综合表现。目前，在公文制作方面一般会犯以下三种毛病：第一种叫“摆长蛇阵”：如某机关收到44份下级单位的年终工作总结，最长的15000字，最短的7400字，平均每份超过万字。三位分管领导每人平均要看十几万字，合300多页，这对上级领导来讲是一个不小的负担。第二种叫“作假失真”：准确性是公文写作的基本原则。但由于受“假大空”作风的影响，公文中弄虚作假的现象屡见不鲜。第三种叫“虚张声势”：实用性是公文的精髓所在，公文不是为了欣赏，而是为了实用，能解决问题。公文的实用性决定了公文必须言及其实、言及其义、朴素无华、实实在在，来不得半点华而不实、虚情假意等等。

三、加强学习 注重实践

针对以上这些问题，文秘人员要想全面掌握并不断提高文字工作水平，必须加强学习，并注重实践：

(一)打牢文字功底基础。思考的过程就是学习过程的继续和深化。勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，促进文字功底的升华。

(二)注重平时的写作训练。要掌握并熟悉各种文体的写作知识，平时还要在案头放一本日常应用文类写作教程或类似的教材，随时备查备用。

(三)是注重平时素材的积累，厚积薄发。企业文秘人员要十分注重广泛收集素材，注重平时大量写作材料的积累。只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出思想新颖性，起草的材料才会得心应手、文笔生动、言之有物，不至于文稿空洞、单调枯燥、陈旧老套。当然，学习也是一种收集、积累，但仅仅靠学习来积累还远远不够，我们还要采取集腋成裘的方法，点滴收集，广采博取。

(四)注重知识结构的更新。一般来说，办公室处理的多数文字材料都政策性较强，具有相当的广度和深度：加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至数小时内就得交稿。这时候，如果企业文秘人员没有一定的文字功底和练达的素材，将难以胜任，难以满足工作需要。不断接受新知识、新理论、新观念，不断强化自我学习能力，不断更新自己的知识结构，是企业文秘人员提高工作水平的基础和保障。因此，企业文秘人员要十分注重知识结构的更新。

(五)重在实践真知的把握。企业办公室工作是为领导服务的，文秘工作也概莫能外。面对行业不断出现的新情况、新问题、新矛盾，企业文秘人员仅仅靠翻阅资料、闭门思考是远远不够的，还必须深入基层，深入生产一线，勤于实践，调查研究，详细地掌握第一手资料。

总之，文字写作能力的提高，非一日之功，也无捷径可走，关键在于勤学苦练，不断地积累经验，探索写作技巧，同时还要配以用心、精心、细心等。

作者单位：鑫龙煤业(集团)技工学校

【来源：河南秘书网】