关于对基层企业秘书工作的几点思考

【摘 要】 近几年来，随着社会的不断进步与经济的发展，社会对秘书的需求在不断增加，社会组织对秘书工作的要求标准也在不断提升，秘书职业化趋势加快。尤其是经济全球化、信息化、专业化进度的加快推进，秘书从业者队伍迅速壮大，到基层单位就业的大学毕业生任秘书职务的也随之增多，笔者就是其中一例。鉴于此，笔者对基层秘书工作有以下几点思考。

【关键词】基层企业 秘书工作思考

一、基层企业秘书工作的现状

随着我国经济社会的发展，秘书行业已形成庞大的社会职业群体，凡是从事办公室程序性工作的，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，都可称为“秘书”。但现在，秘书已不再是简单的行政事务人员，也在企业人力资源团队中扮演着十分重要的角色，其职能也在发生着变化，从过去打字、收发文件，已上升到为领导决策提供信息等，秘书已经成为上司的得力助手。然而，到目前为止，在全国众多从事秘书工作者中，真正受过系统培训的人员很少，大部分从业者都是转行做的秘书，并未受过专业训练，尤其是基层秘书，基层企业的秘书，受其规模与地域限制，秘书工作更不完善。

一是基层企业秘书工作制度不完善。秘书工作制度是一个企业秘书工作经验的总结、工作水平的体现，也是秘书工作质量的标准、工作规范的标志和工作效率的保障。但受其基层企业规模的限制，秘书工作一般没有专设部门负责，大多是挂在某一部门，作为部门职责之一，这势必会影响秘书工作的质量。

二是基层领导对秘书工作的重视不够，尤其是基层企业，特别是生产型企业，领导者关注的是安全生产、经济效益，主要精力都关注在生产部门、安全部门，对秘书工作部门关注与重视不够，一般认为秘书工作对企业的发展影响不大，往往忽视了秘书的参谋作用。

三是秘书本身也存在不足，呈现年轻化趋势和职业生涯短暂趋势。受职业发展的制约，秘书从业者一般年轻化，且大部分人只把秘书工作作为跳板或者临时性工作，长期从事秘书工作或愿意长期从事秘书工作的人员越来越少，尤其是现代80后、90后的年轻人，较为浮躁，能够静下来，甘为幕后，从事秘书工作的更少。

二、做好基层秘书的修炼途径

当然，基层企业秘书工作的现状还很多，笔者认为上述只是基层秘书现状中较为突出的部分，从上述现状中可以看出，基层秘书离现代秘书的差距还很远，同时也与企业的发展需求不匹配，基层企业秘书队伍需要进一步充实，工作制度需要进一步完善。就如好做好基层企业秘书工作，结合近五年来的工作实践，笔者认为基层企业秘书应加强以下几个方面的修炼：

1.加强写作修炼，较好的文字功底是做好基层秘书工作的基础。较好的文字功底是秘书的一项基本素质，也是衡量秘书工作的重要标准。秘书写作能力的高低决定着服务质量的好坏，而写作能力的关键在于基本功，也就是要有较好的文字功底。如何提高文字功底、练好基本功?

笔者认为，对于刚从事秘书工作的同志来说，首先要喜欢写，要坚持写，不厌其烦的写，只有多写，才可以提高，才可以积累经验。由简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚持写。

其次是要善于思考，要有一定的悟性，秘书人员作为协助领导工作的参谋助手，是贯彻执行党的路线、方针、政策的一支骨干力量，写东西时必须对工作进行战略的、全局的思考，有时候领导很忙，有些细节问题领导可能没有想到，作为秘书不能想不到，要及时给以提醒;对领导的提示性语言及修改意见要进行消化，吃透领导语言所含的信息，尤其是外延信息。领导的提示往往只是个点，秘书要把这个点扩宽成系统的面等，这就要求秘书要有一定的悟性。

另外还有一点很重要的就是最好有人带，向有经验的秘书多学习，多请教，公文写作、秘书工作不是一般的工作，有其特殊性，结合到每一个单位、每一个组织，对秘书工作也有着约定成熟的要求，所以对一个刚从事秘书工作的同志来说，向老同志学习、请教也是快速提高的捷径之一。

2.强化公文处理修炼，熟练的公文处理技巧是做好基层秘书工作的关键。公文是机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，也是信息传递的一个重要载体。而公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是机关工作的重要内容，提高机关工作水平就一定要加强公文处理工作。

公文不仅在政府机关工作中有着重要作用，在企业单位依然重要，起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。从公文中可以明显看出一个企业的工作水平，对企业而言更重要的是影响到与地方政府的有效沟通。作为一个基层企业的秘书，要掌握熟练的公文处理技巧，就是要熟悉公文处理的格式和要求，掌握不同文种的特点。

首先要熟悉公文的特性。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言，并在长期的实践中形成了其价值取向、内容要求、结构格式、语言与表达等方面的独特个性。。

二是要熟悉公文的格式。公文的格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文是给人看的。因此，就要设法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，能吸引人阅读，便于处理，否则，就无法很好地发挥公文的效用。

三是要熟悉制作格式，尤其是细节要求。公文与一般的文章不同，公文的字体、装订等方面有着严格的要求和规范。这方面在中小企业，尤其是基层企业存在问题较多。如：有的公文红头大小不一，字体设计粗糙;有的公文标题用字不规范，有用二号黑体的，有用二号宋体加黑的等;有的发文字号、机关代字的使用不科学、不准确;有的行文关系混乱，该上行文的发个下行文，有的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发人;有的文中选用界定不清，尤其是请示与报告界定不清，该用请示的，写成了报告，甚至直接写成“请示报告”;另外排版格式混乱，公文用纸大小不一，装订质量不高等;在主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。由于现在公文处理已实行办公自动化，使用电脑排版，格式可以根据排版实际略加调整，新国标已明确规定，不再使用“此页无正文”处理方法，这在有的企业仍在沿用。

3.加强细节修炼，掌握秘书工作中应注意的细节是提高公文质量的保障。作为一个基层秘书，要坚持办公室工作无小事、公文处理无小事原则，用心工作，注重细节，留心形势，把握信息。

一是要熟悉当前国家大的形势和行业面临的新形势，并善于分析形

势。谋略依大局而定，据大势而发。熟悉大政方针，掌握社会政策、行业形势，分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环，是做好秘书工作的前提。对新形势不了解，对行业的发展态势盲无所知，在公文布局上只能是闭门造车。

作为企业秘书，每年最重要的工作就是组织编写公司年度工作报告等纲领性文件，这也是企业一年工作的指导性文件，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。尤其是在定发展目标和年度工作指标时，更是要结合国家和产业政策、物价水平、原材料价格、产品市场行情等，结合实际而谋定。

二是要熟悉企业本身的形势。作为企业秘书，要知道本企业的在行业中的定位，以及企业的优势和存在的劣势等，同时要熟悉企业的生产经营特点，只有这样，写出来的东西才不千篇一律，才有自己的特色和行业特色。

没有调查就没有发言权，对从事秘书工作的同志则显得就更尤为重要。作为企业秘书，要熟悉企业本身形势，就要进行调查研究，调查研究是秘书综合处理信息的重要手段，是起草公文材料的基础，也是领导决策和一切行政工作的依据和基础，是秘书工作的主要内容。就笔者经历来谈，大学秘书专业毕业，工作的第一个单位是煤炭企业，这就要熟悉煤炭生产经营的特点，知道煤矿行业的术语、矿井生产的特性、井下的结构情况等，还要了解煤炭的形势等;现在进入氧化铝企业，氧化铝属于有色金属行业，这就要熟悉有色金属的市场行情、氧化铝的发展形势，以及氧化铝生产工艺特点，安全生产工作重点等，这与煤矿企业的生产经营有着很大的区别，这就要一个新的熟悉过程。这个过程就需要深入现场，深入实地。

三是要善于揣摩领导意图，捕捉领导在不同场合讲话的语言信息。秘书主要是为领导服务的，其工作也主要是围绕着领导开展的，起草材料等都是为领导立言，是站在领导的立场上说话的，秘书起草的材料就是领导要说的话。

秘书起草的材料如何能让领导满意，写出来的正是领导想说的话呢?这就需要把握领导意图，这是最重要的一点。因为秘书写的材料，不是只给领导一个人看的，还要体现出一个单位的整体意图，秘书工作的这种“受命性”特点，就必须要求秘书人员认真地掌握和理解领导的意图。如何掌握领导意图?笔者认为，首先需要沟通，在接受写作任务时要用心听察领导交待任务时的语言背景，同时在接受写作任务时要有第一时间反应，也就是立即在脑海中浮现一个材料框架，准备从哪些方面组织材料等，简要和领导交流一下，这样才不至于迷失写作的大方向。二是平时要善于察言观色，多跟领导进行交流，了解领导关注的问题焦点，思想意图，所思所想。留心领导平时在不同场合的讲话，对一些具体问题的看法，以及一些有感而发形成的思想等，善于将领导的这些思想进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，更加深刻地掌握领导意图，这样才能做到和领导在同一个层次上思考问题。

作为一个合格的基层企业秘书，除具备上述能力外，还要掌握一定的财务、人力资源、经济等知识，这是时代发展的要求，也是职业发展的需要，秘书必须是一个通才，一个复合型人才。

随着社会商业化的进程，以及基层企业的发展，基层企业要突破发展瓶颈，必然加强对外联系，这对基层秘书的需求和要求也将不断的增加和提高，秘书工作已经不仅仅局限于简单的文秘工作，更多时候秘书还要从事着行政、管理等高难度的工作于一体的辅助协调工作。笔者深信，随着社会的发展，基层区域经济的发展，基层单位的工作环境必然改善，基层秘书队伍必将壮大，基层秘书工作必将有一个质的飞跃。

参考文献：

[1]应用写作实用教程.河南省高等职业教育规划教材.郑州大学出版社.2003.

[2]国家行政机关公文格式. GB/T 9704-1999.

【来源：河南秘书网】