浅析国企秘书应具备的基本素质

河南煤化裂变式的发展带来的是一系列机制体制的变革，一方面是企业实力的增强和地位的提高，企业与国际接轨要求企业员工的知识、眼界的开阔和提升;另一方面是企业不断朝集约化、科技化、现代化的发展要求企业的管理体系和机制的变革和科学化。那么，在这一转变中，秘书该如何给自身在企业中一个准确的定位，如何在新机制和管理体系下更好的发挥作用就显得尤为重要。本文主要就这一问题进行简要论述，分析秘书这一职业在企业中所应具备的素质和技能。

一、首先必须明确秘书工作的定位：

秘书工作是一种服务工作，为领导服务、为机关服务、为基层服务，是机关单位里以政务服务为主要特点的服务工作。秘书工作绝不是地地道道的被动的服务工作。秘书工作要求秘书人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到，无所不管，“无所不能”。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、普通员工，都是服务对象。有人说，秘书工作者，“吃饭在最后，出发走在先，走路走两边”，“没有思想，没有主见，没有星期天”，这些说法只是自嘲而已。服务性决不是没思想、没主见，新时期的秘书工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究、指导工作等职能。秘书工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。

二、秘书提高自身素质要注意的几个方面：

秘书人员加强自身素质的提高，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。智，指的是科学文化素质。智力强弱，与参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。没有良好的素质连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。为更好的做好“参谋”，要做好以下两点：

1、秘书参谋的内容必须与领导决策的需要相一致。领导决策过程贯穿于领导工作的各个环节，在一定条件下，领导决策正确与否直接影响着组织的前途。因此，保障和满足领导的决策需要是秘书参谋的根本出发点。秘书参谋的内容是由领导决策的形态决定的。领导决策形态的差异和变化，直接决定了秘书参谋内容的变化。领导决策在不同时期有不同的特点，这是因为领导在社会发展的不同时期所要考虑解决的社会政治、经济、文化等方面的问题有所不同。领导决策的不同特点，直接影响着秘书参谋内容的变化。

2 秘书参谋活动的特点

(1)直接性。秘书部门贴近领导，秘书人员与领导接触的机会较多，便于把握参谋需求、正确领会领导决策思路以及更多获取参谋时机，快捷有效地提出参谋意见和建议，取得更好的参谋效果。

(2)综合性。秘书部门兼具办文办会办事等职能活动，信息来源广，信息量大，掌握的综合情况多，便于全方位多触角地发挥参谋作用，及时、准确、全面、有效地为领导决策提供信息依据。

(3)制约性。它是从秘书部门的地位来说的，是由秘书部门是领导集体的办公部门的职责决定的。一方面秘书部门的参谋必须是对领导意图要有具体的方案措施;另一方面，它还受到秘书对领导意图的认知程度、文字水平和时间的制约。

三、秘书工作要求从业者必须具有坚定地信念：

坚定是秘书工作者的政治要求。秘书工作者要政治立场坚定，理想信念坚定， 用马克思主义基本原理及其新的理论成果WZ头脑，坚定对共产主义的信仰，坚定对共产党的信任，坚定对中国特色社会主义的信心，坚定对事业的忠诚;深刻领会科学发展观的内涵和实质，有敏锐的政治眼光和政治触角，有很强的政治鉴别力，在大是大非面前不糊涂，在大风大浪中不动摇。奉献是秘书工作者的标志性品格。秘书工作地位特殊，工作重要，要求较高。秘书工作者必须甘于寂寞，安于清苦，乐于奉献。

从事秘书工作，别人睡觉我清醒，别人度假我加班，别人娱乐我工作。忘我工作，连续作战，任劳任怨，淡薄名利是奉献精神的具体体现。什么时候都要能守得住清贫，耐得住寂寞，经得起诱惑，干得出成绩。办事不图回报，奉献不能索求。这种奉献精神来自党性，来自对事业的忠诚，来自对社会的责任心，来自对崇高理想的追求。

秘书工作者要注重培养以苦为荣、以苦为乐的精神境界。平时要勤于锻炼， 善于休息，炼就能吃苦耐劳的体魄，时刻保持昂扬的精神风貌，任何工作都能拿得起、熬得住、做得好。自律是秘书工作者修身立命的作风。一要珍惜政治荣誉，严格遵纪守法。秘书工作是服务性工作，肩负重大职责，光荣使命，参与决策活动，知密很高。因此，必须严守党纪政纪，对上级的决策部署指示，坚决拥护，坚决执行，不得评头品足，阳奉阴违。要有强烈的责任意识，视责任为使命，视使命为生命，尽职尽责，殚精竭虑做好本职工作。用心领会和把握领导的工作思路和意图，想领导之所想，急领导之所急，备领导之所需， 做到兵谋帅事，胸有全局，立志做大事，不求做大官。要严于律己，廉洁从政。严格约束自己的言行，管好自己的嘴，管好自己的手，管好自己的脚，管好自己的人。不贪不拿不占，经得起权力、金钱、美色的考验。依法行政，依规办事。做好平凡工作，过好平常人生活，保持平衡心态。二要有强烈的服从意识，良好的民主作风和宽广的胸怀。要听得进别人的意见，特别是不同意见、批评意见， 即使批评错了，也能承受，委曲求全。要严以律己，宽以待人，不抓辫子，不扣帽子，不打棍子。要善于与人相处，做事不贪大，做人不计小，不怕吃苦，不怕辛苦。做到谦虚谨慎，胸怀坦荡，平等正直，公道正派。对上尊敬有礼，正直有度;对下和蔼热情，平易近人。细致是秘书工作者的基本工作要求。做人要老实，办事要认真细致，一丝不苟。细到一个标点符号、一个字都不能错。细节决定成败。比如，排座位、查话筒等看似是很小的事，但这些细节出了问题就会影响大局。

四、秘书工作必须具有较强的业务素质：

秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二是“秀才”型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备(传真机、计算机、电话机)使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。

1、秘书工作者要能说会写会办事， 要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。优秀的文字写作能力。文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面。特别是文秘工作者，文字写作能力是主体能力，要能起草、审核、修改文稿，归纳综合编辑各种文字材料。培养写作能力强手，要经过长期磨练，十年磨一剑。良好的口头表达能力。口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点，富于幽默感，善于与人沟通，善于交际。口头表达能力是思维综合能力、文字写作能力、理论知识水平和口才艺术的综合体现。要做到三言两语就能把复杂的问题讲清楚，善于通俗生动地阐述深奥的道理，讲话生动形象，富于鼓动性，善于激发和调动听众的情绪。

2、较强的协调组织能力。协调组织能力是秘书工作者的基本能力。秘书工作大部分是办事，例如，安排领导的活动，组织会务工作，交际接待，办理和接待来信来访，对外联系，处理领导交办的事，等等，都要求秘书工作者有干练的办事能力。这种能力是工作经验的积累，加上灵活性，形成工作魄力。这样，就能把复杂的问题简单化，用最简单的办法处理最复杂的问题。扎实的基础理论和基础知识。要学习和掌握马克思主义的基本原理，以及科学文化知识(文学、史学、法学、政治学、经济学、管理学、社会学、心理学、语言学、逻辑学等)，特别是马克思主义中国化的成果，包括邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观等中国特色社会主义理论。还要学习政策理论，党和国家的一系列路线方针政策，法律法规，行政规章，以及时事政治和本地本单位的工作重点等等。知识越丰富，工作就越主动，效率和质量就越高，进步也就越快。

3、丰富的专业知识。秘书工作所涉及的工作都是专业。包括：辅助决策、调研、协调、会务、公文处理、信息处理、信访、督查、保密、交际接待，以及办公自动化技术，等等。新时期的秘书工作者要是通用型人才，要重新学说话(学外语)，重新学写字(用电脑)，重新学走路(驾驶汽车)，特别是要精通本岗位工作的专业知识，研究掌握其本质和规律，真正成为行家和专家。

4、不断创新的精神。秘书工作是一项规范性很强的工作，也是一项不断创新的工作。新情况、新问题层出不穷，大量的具体问题要靠在实际工作中不断创新来解决，要靠秘书工作者的智慧，靠新的思路、新的方法、新的途径去解决。

5、调查、汲取、整理资料的能力。就是秘书为领导决策提供参考意见时要掌握充分的资料，要做到有理有据。这些资料来源于调查。调查研究是参谋决策的重要前提，领导就某项工作或问题做出正确决策的依据是秘书部门对实际情况的调查。可以说，没有调查研究就不可能有科学的决策。秘书只有对客观事物进行全面的调查研究，在把握了事物发展的脉络、认识了事物发展过程之后，才能提出有价值的建议，这种建议才能被领导采纳。因此，秘书要当好参谋就一定要做好调查研究。

6、办公自动化要求提高秘书的参谋活动。随着现代计算机网络进入管理系统系统和办公设备的更新直接影响着秘书参谋方法的变革。社会的进步和科学技术的发展，办公设备发生了翻天覆地的变化，这在信息收集和传递手段方面表现得尤为突出。秘书在参谋中对单一对象的认识将不再是孤立、静止、片面的，我们可以更清晰地了到它与有关的各要素的相互联系，从而将其置于系统之中，这样就能保证参谋活动的科学性。秘书人员只有熟练地掌握了现代办公设备的性能与操作方法，才能最大限度地提高参谋活动的效率。

五、秘书工作从业者必须具有良好的心理素质和思想道德素质：

受批评而不急不怨。有的秘书同志风趣地说：我们做工作挨批评是常事;如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。同时我们还应该做到“三不要”：一不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议;二不要以为自己的意见就是对的;三要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。有时，情况不说自明。这样，对处好以后的关系做好服务工作是一个良好的因素。

公正而不搬弄是非。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事，绝不可借工作之便挟私向领导人说这个人那个人的坏话。其实，如果是挟私、有偏见，说别人的"好"话，也是不应当的。这是一条美德，也应是一条纪律。

结语：秘书工作虽然看似岗位平凡，实际在企业各项工作开展过程中所以的协调、联系作用不容小觑，因此，我们作为文秘工作者，就要把不断提升自身各项素质作为工作的基石来抓，把思想素质的提升作为前提来抓，把责任心、使命感和服务意识的培养作为重点来抓。兢兢业业，克勤职守，为企业的发展贡献自己的力量。

【来源：河南秘书网】