浅谈如何做好办公室的文字工作

摘 要:

企业办公室是综合服务部门，也是重要的枢纽部门，担负着上传下达、承上启下、联系左右、沟通内外的重任，工作头绪多、任务重、要求高。无论是从企业办公室的工作性质，还是从其所肩负的职能来看，办公室的工作虽然千头万绪，但居于第一位的还是文字工作。办公室的地位和作用之所以特殊，主要体现在办公室文字工作的特殊性上。

关 键 词:

文字工作 服务部门 秘书工作 企业办公室 工作性质 职能

自2007年至今，我一直在鹤煤公司热电厂从事文秘工作。鹤煤热电厂作为一个现代化的新厂，在人员配置上相当精简，一人身兼多职的情况非常普遍。作为一名文秘，本人除了负责信访工作、办公室日常管理及接待外，主要的就是负责办公室的文字工作，这其中包括公文管理(收文、传文、文件起草、文件印发、文件归档)以及各类总结、汇报材料、领导发言材料的写作。

从几年的工作实践来看，企业办公室公文、材料的水平和质量是一个企业干部队伍综合素质的重要体现，代表了企业的形象。从这个意义上说，写作不是小事，提高文字表达能力是一门必修的课程。所以，对一名文秘来说，提高文字水平是练好“看家本领”。

如何做好办公室的文字工作呢?我认为做好办公室的文字工作，最基本的要做到以下几点：

一、在思想上应具备的几项素质

1、要有过硬的政治素质

大多数人认为，文字工作枯燥、无味，但文秘工作者对此要有正确的认识。文秘工作是一项时效性强、政治性及政策性都很强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作，而且岗位重要，工作要求高，责任重大。其工作的性质、作用决定了文秘人员必须具备具有较高政治理论和政策水平，要有较高的思想觉悟;要耐得住清苦，耐得住寂寞，有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，要有“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动。

就拿我本人来说吧，2009年，也就是自己从事文秘工作两年后，感觉自己在工作上选择错了道路，觉得从事文秘工作并非象以前想象的那样美好。整天加班整材料，但工资还没有生产部室工人拿得高，感觉很委屈。那段时期，思想上有了波动，工作上比较低落。后来厂长的一次话语彻底改变了我的思想。那是2009年2月13日，河南煤化集团董事长陈雪枫同志第一次来我厂视察，全厂上下高度重视，向陈董事长的汇报材料当然也被列为重中之重。因为陈董事长是第一次来我厂视察，而且陈董事长是一个非常务实的人，所以汇报材料力求精、细、实。在厂长提出的主题方针下，我把汇报材料改了又改，整整改了一个晚上。第二天，厂长在生产会上表扬了我，他说每个人的付出领导都会看在眼里。

所以，作为一个文秘，自己心里要有杆秤，时刻要增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，殚精竭虑地做好本职工作，在工作中不断提高自身素质，完善自我，只有这样，才能做一名政治思想素质过硬的秘书。

2、要有强烈的学习意识

知识就是力量，企业文秘的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。

首先是要加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，只有这样，才能保证写作的方向性、时效性。2010年上半年，我厂因申请机组热电联产认证要向省发改委等部门打请示，作为办公室文秘，如果不了解相关的热电联产政策，这样的请示是写不出来的。

二是要学习生产方面的知识。要多深入基层，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程，做好调研。在企业从事文秘工作，写材料时不光是凭借自己的文字功底，现场实践也尤为重要，否则写出的总结等材料是很空洞的。所以，文秘工作者必须了解生产，及时做好阶段性的生产总结，通过生产上一些实实在在的过程及数据这些“论据”来体现出材料所要表明的“论点”，增强材料的活力和说服力。

三是要多读书。书籍是精神食粮，作为一名文秘工作者，要把读书当作生活的一部分，求知上进，持之以恒，养成读书的好习惯。读书有助于丰富词汇的积累，有益于形象思维的升华，有益于提高理性思维的能力。写作时的思想表达、遣词用句、材料选取、逻辑推理、段落组合等方法，许多都是从读书中学来的，一篇好的作品其实就是“读—写—反复实践—不断提高”这样一个循序渐进的过程。

3、要有严明的纪律意识

文秘人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，一方面要正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号拉关系，做到自重、自省、自警、自励。另一方面要注重职业道德规范。在信息传递过程中，牢固树立保密观念，不以得知“内情”而炫耀，不以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。

二、在业务上应具备的几项条件

文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，也是一个综合性极强、涉及面非常广、十分难以把握的问题。所以，文秘在日常的工作中，一定要注意自己的工作方法，除能把繁琐的事务安排得井井有条外，对各种材料的完成以及领导的指示也要能做到招之即来，来之能战，战之能胜，写出领导满意的作品。

1、要练就成扎实的文字功底

有一定的文字功底是对文秘人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，似乎是一种享受，但若没有一定的功底是不可能达到这样的效果的。

文秘也并非我的专业，我毕业时是学理科的，是爱好让我走到“文秘”这个岗位上来。其实目前有很多企业也都是这种现状。我想说的是，不管是否专科出身，既然做出了选择，那就要能胜任岗位;胜任岗位，那就得练就出扎实的文字功底。为了不断提高自己的写作水平，我案头常备几样工具书，如《现代汉语词典》、《英汉双语词典》、《成语词典》、《标点符号用法》等，遇到没有把握的字和词，随时翻一翻，查一查，使遣词造句更加准确。不论是上下班，也不论是在办公桌还是床头，随时随地我都摆上一两本文学写作方面的书籍，每天睡前、醒后都用心读，用心背，注意各种结构和格式的作品，细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。再者就是自加写作压力，通过经常“试写”，提高丰富自己的写作思路，随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。

2、要有一丝不苟的写作精神

古今中外，凡是文章写得好的人，大概都是在修改上下够了功夫的人。一篇好文章，与其说是写出来的，不如说是改出来的。写作都应提倡一丝不苟的精神。往往有这样的情况，一篇稿子，过目的人不少，但错情却“一路绿灯”。有的同志草拟好文件后，也不愿意多看几遍，再检查一遍有无明显的错情，就匆匆交给领导。这是一种写作的浮躁心理，是写文章尤其是写好文章之大忌。

在我身边的兄弟单位就曾出现过这样一件事。某矿向公司报送请示材料，由于文书把关不严，请示文件中出现了一个错别字，公司领导在审阅时非常生气，因此，该矿请示的事情非但没有批复，还为此罚了几万元钱。通过这样一件事我们可以想象到粗心的后果是有多么严重。所以，秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，切忌敷衍塞责、应付差事。

3、写作前要领会领导的“意图”

无论是起草公文还是给领导写发言稿，文秘在下笔前必须了解领导的作风、文风和思路特点，否则所写的文稿就很难被领导赞成。因为领导人说话各自有不同的特点：有的详细，有的是一句话带过;有的说话比较慢，文秘人员还能简记一下，但有的说话比较快，只能记心而后靠记忆整理;有的领导说话比较直，但有的说话含蓄，需要文秘人员去延伸。有时，领导说了，就认为秘书懂了;而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距，所以这当中就全靠秘书领会了。

当然，对领导"意图"的把握往往是以丧失写作个性为代价的。对一名秘书来说，什么是好文章?我认为只要领导看得满意，就是好文章!而要达到领导满意，文秘人员就要将领导的思想、观点通过自己的文章表达出来，文风、用语、用词等都得合乎领导的脾气，要根据领导的性格用心写。若领导讲话喜欢条理清晰，那么写时就要简明扼要;若领导喜欢讲话具体，那么写时就要多用详例;若领导喜欢名人名言，那写时就得适当引经据典;若领导喜欢文彩，那写时就得多用古诗词润色。这样才能达到想领导所想，思领导所思，写领导所需的效果。

所以，做好写作的前期准备十分必要。一是要掌握材料和信息的基础，充分酝酿，认真研究，把好政治和政策关。二是要充分领会领导的指示精神，确定基本思路、主要内容和结构框架，然后再从容地动手起草。切不可匆忙上阵，草率动笔，否则只能捉襟见肘，劳而无功。

4、要有一定的创新意识

当今,“创新”已成为时代的显著特征。作为一名秘书,必须与时俱进,及时更新知识、更新理念, 把原则性的思想观点具体化,把领导的思想和意见进行深化和完善,从理论和实践结合上提出突破性措施和建议,这样写东西才能精深,工作才能有成效。惟命是从、没有自己想法和创新意识的秘书,很难被领导看重。

5、要有一定的工作方法

秘书除了写作，还要面对千头万绪的工作，为此在工作中要有一定的工作方法，分清轻重缓急，理清思路，不漏办、不误办、不错办，对领导安排的工作一旦接受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，高效率地办好每件事情，做到事事有回音，件件有着落，力求达到领导满意。

新的形势和任务给新时代的文秘工作者提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，内强素质，外树形象，高调做事、低调做人，只有这样，才能做一名让领导满意的秘书。

河南煤化集团鹤煤公司热电厂 苏向前

【来源：河南秘书网】