做好基层煤矿秘书工作的思考与探索

秘书是辅助领导开展工作的参谋与助手，秘书工作的优劣直接影响着领导决策的执行与落实的效果。特别是基层煤矿企业的秘书工作者，当好领导的参谋助手，对矿井的安全生产起着至关重要的作用。下面，笔者就如何做好基层煤矿秘书工作谈一点浅薄的认识，企盼与同行更深层次的共同思考与探索这一课题。

一、基层煤矿秘书工作的特点

一般来讲，基层煤矿秘书工作有以下三个特点：

1、工作条件苦

煤炭企业集团一般都有多个下属子公司，子公司下辖几个或多个产能不等的矿井。由于煤炭赋存条件的限制，除一些建井时间很早的成熟矿区外，这些基层煤矿往往都建在自然条件较差，经济、交通等都欠发达的地区。在这里工作的秘书工作者，办公条件肯定无法与政府机关秘书工作人员和集团公司总部的机关工作人员相比。工作环境较差，办公条件简陋，生活条件艰苦就成了基层煤矿秘书工作者的一大特点。

2、工作压力大

秘书工作一般来讲有三大职责，既：办文、办事、办会。秘书工作又带有很强的综合性特点，面宽事多，联系较广，工作中需要具备多方面的知识，掌握多种技能，需要不断积累经验。基层煤矿的秘书更是如此，集团公司各部室下发的各种文件精神，经矿领导审阅指示后，要下达到各责任单位督办落实。在办文上，要依据公文文种要求，经常处理矿井内部的党务、政务公文的起草，校对等工作。起草领导的讲话稿、汇报材料、总结、报告等各种文字材料。同时，还要负责矿井史志材料的收集、起草;党务、政务信息的收集上报等工作。在办事上，除正常的接待、承上启下的交往工作外，由于办公室担负着“不管部”的职能，所有不能对口交办的事情，最后都要由办公室负责办理，所以，在干好领导交办的各项工作的同时，秘书人员还要把各口“剩余不管”的事情全部办结。在办会上，会议材料的准备，会期的安排、会场的部置等服务会议的工作，秘书都需要去办理。秘书的工作性质，决定了他经常要加班、夜里伏案工作，工作的压力很大。

3、收入水平低

基层煤矿秘书工作者虽然工作条件艰苦，工作压力很大，但收入水平与公务员、集团公司工作人员和生产单位的干部职工相比要少的多。秘书工作岗位是在井上，这在煤炭企业的收入分配结构上就决定了收入水平不可能超越井下干部职工收入。在这种工作条件艰苦、工作压力大，收入水平低的情况下，秘书工作者更需要调整好自己的心态，要正确认识待遇与工作的关系，秘书常在领导身边工作，为领导当好参谋助手是秘书工作者的无尚光荣，要发扬老一代基层煤矿秘书工作者“守得住清贫、耐得住寂寞”的良好职业操守。

二、基层煤矿秘书应具备的素养

基层煤矿秘书工作者，为能适应基层煤矿综合性强的特点，应该具备以下四种素质：

1、要有强烈的求知欲

“立身百行，以学为基”。当今时代，知识快速更新，科技日新月异，新生事物层出不穷，不学习就跟不上形势，就难以做好工作。基层煤矿秘书工作者，要适应矿井秘书工作的需要，必须具备两方面的专业知识，一是秘书专业知识，二是矿井安全生产专业知识。

在秘书专业知识方面，要有较强的文字处理水平，熟练掌握13种公文文种的适用范围，特别是要熟练掌握“通知”、“请示”、“会议纪要”、“函”等几种常用的公文起草技巧，公文发文办理流程和先进事迹材料、领导讲话稿、调查报告等各类公文的起草技巧。

在煤矿安全生产专业知识方面，要掌握采、掘、机、运、通、排、抽这七大系统的基本专业知识。矿井党务工作专业知识。这些知识是煤矿安全生产和党务工作的专业技能，基层煤矿秘书工作者要想成为一名称职的、能够发挥领导参谋助手作用的秘书，就必须掌握这些知识。掌握以上两大项专业知识的途径就是始终保持强烈的求知欲，不断加强自身学习，特别是煤矿的安全生产专业知识，需要经常性地向矿井技术部的工程技术人员学习，时时掌握矿井的安全生产情况。只有这样，才能写出切合实际的文章来。

为适应现代化办公的需要，熟练掌握各种办公软件的使用技能，也是基层煤矿秘书工作者的必修课，这些知识的掌握都需要不断学习和提高。

2、要有强烈的责任心

基层煤矿秘书工作者服务的对象是矿长、党委书记和其他副职领导，煤矿的高危险性和艰苦性使矿级领导必须具备高度的责任感，矿领导既要处理繁重的矿井安全生产问题，又要最大限度的解决职工的生活娱乐问题，可以说，大到矿井安全生产，小到职工吃、喝、拉、撒，矿领导都要付出很大精力去管理和解决。他们还要经常性地与区队干部一起值班、在井下一线跟班，现场解决生产中的安全技术难题，长期的脑力劳动和体力透支给矿领导带来的精神和肉体上的劳累是不言而喻的。作为秘书，领导把自己放到这样重要的位置上，没有任何理由不尽心竭力地把本职工作搞好，要有为矿领导排忧解难的强烈责任意识。责任意识又体现在“自我负责”上，尽职尽责地把本职工作干好，也是对自己负责的具体体现。

3、要有强烈的服务观

服务是秘书工作者的永恒主题。要做好服务工作，必须从内心真正树立起强烈的服务观，端正服务态度。随着煤矿安全生产形势的不断变化，对基层煤矿秘书工作者也提出了更高要求。这就要求基层煤矿秘书工作者要用新的眼光审视工作，新的观念谋划思路，在实践中不断探索基层煤矿秘书工作的新路子。一是要在超前服务中求主动。对各项工作要主动谋划，超前介入，化被动为主动，为领导提供前瞻性服务。二是要在规范服务中求创新。基层煤矿秘书工作综合性高，工作量大，长期的劳累容易陷入僵化的工作模式，因此，我们必须要注意对现有工作的改进，在继承中创新，在创新中突破，常做常新，精益求精。三是要在服务手段上力求高效。加快办公自动化建设，要强力推行电子政务、网上办公，不遗余力地向决策层建议建立管理信息系统和决策支持系统，努力实现办公手段新革命，服务水平新跨越。

4、要善于主动沟通协调

统筹兼顾、综合协调各方力量，是基层煤矿秘书工作者所必须具备的技能之一。综合协调各方力量才能形成合力，提高工作效率，确保工作质量。沟通协调的对象主要有两大项，一项是对内的沟通协调。主要指矿井内部搞好领导之间、班子之间、科室之间、上下级之间以及其他各个方面的联系和沟通。一项是对外的沟通协调。主要指与政府各相关部门之间、上级集团公司各部室之间、矿井与矿井之间，以及地、企关系协调、工农关系协调等。对一些难事、急事、琐事和其他部门不便协调的事，要勇于承担，自觉做到难事不推、急事不缓、琐事不烦，确保所协调的工作无纰漏、无偏差、无贻误。

三、基层煤矿秘书的主要工作重点

基层煤矿秘书工作者的主要工作内容仍是三大项，既：办文、办事、办会。笔者根据14年的基层煤矿秘书工作经验，认为“办文”是秘书工作者的主要工作重点，也是秘书工作的难点。为此，笔者重点就基层煤矿秘书工作者的办文工作谈一些浅薄的认识。

1、严把公文文种和发文办理流程

基层煤矿的公文起草很大一部分是由相关科室根据工作需要自行起草文稿。如：矿井安全部主要起草“一通三防”、“隐患排查”等涉及到安全工作方面的公文。采掘科主要起草关于生产管理的相关公文等等。相关科室在起草公文稿时，由于起草人文秘专业知识的局限性，难免会有公文文种用错的事情，基层煤矿秘书工作者就要严把文种的使用关。一般来讲，经常出现错误的有以下几点：一是上行文种“请示”不能按照“一文一事”的要求进行起草，把相关的几个事放在一起请示。二是把“请示”与“报告”联起来用。三是搞不清平行文“函”的适用对象。起草者在给不相隶属的部门行文时，用“请示”而不用“函”。在实际工作中还存在一些文种混用、文字表达不准确等情况，需要秘书工作者认真对待。

无论是上行文还是下行文，为保证行文的程序化、规范化、制度化，必须建立一套完整的办文流程。基层煤矿秘书人员要自觉按照办文流程操作，以确保公文流转无差错。

办文流程应按照“似稿——审核——签发——注发——复核——缮印与校对——用印——登记、分装、发出——对外催办”这九道流程。秘书人员要严格把好审核、缮印与校对这两个关口，从行文规范、文种正确、公文格式、文字表达等多个方面进行把关。行文要符合《中国共产党机关文书办理条例》和《国家行政机关文书办理办法》的相关规定。

2、做好领导讲话稿的起草工作

领导讲话稿的起草占基层煤矿秘书文字工作的很大比例，怎样才能写出让领导满意的讲话稿，下面从以下几个方面加以探讨：

一是掌握讲话稿的写作技能。掌握讲话稿的起草程序和写作技能，是每个基层煤矿秘书人员应具备的一项基本功。这项基本技能包括扎实的文字功底;把握讲话稿的整体谋篇布局的能力;突出讲话重点、把握文脉起伏、引导听众情绪的能力;运用各种写作技巧为领导讲话增彩增色的能力。

二是熟悉讲话稿的分类。基层煤矿领导讲话稿的分类，一般来讲可以分为会议类、宣传类、礼仪类这三大项。会议类主要包括工作会、职代会、动员会、表彰会等类型的讲话。宣传类主要包括通过广播、电视、党课教案等发表的讲话。礼仪类主要包括欢迎词、感谢词、慰问词、祝贺词等。秘书人员必须熟悉并掌握这些不同讲话稿的写作技巧。

三是熟悉领导的讲话风格。基层煤矿矿长平均任期都在三年左右，基层煤矿秘书工作者一般都要服务多届领导。不同的领导由于工作经历不同、受教育程度不同、工作方法不同、个人性格不同，他们都有着各自不同的讲话风格。有的喜欢高调，有的喜欢低调，有的喜欢语句华丽，有的喜欢语言朴实。这样的差异是秘书必须了解和熟悉的。写出的讲话稿一定要全符合领导的讲话风格。

四是吃透领导讲话的目的。要充分领会领导开会讲话的意图。领导开这个会是要解决什么问题。目前存在的问题有哪些。存在问题的根源是什么。解决问题的思路是什么。通过这次讲话要达到什么效果。这是吃透领导讲话精神所必须解决的问题，也是这篇讲话的中心思想，更是能否起草成功的关键所在。

五是收集材料列好提纲。确定了讲话的中心思想，就要收集写好这篇讲话所需要的材料。比如，笔者在起草一篇《在创建鹤煤集团公司“标杆矿井”动员大会上的讲话》前，就收集和掌握了矿井在质量标准化建设上与兄弟矿井相比有了一些差距的材料，上级领导检查出的一些问题的材料，矿井内各生产单位质量标准化工作有所滑坡的材料。在上级领导检查评比后，矿领导深刻认识到了质量标准化存在问题的严重性，并做出了要创建集团公司质量标准化矿井的决定。为此，召开全矿动员大会，向全矿干部职工宣布这一决定。

当所需材料全部收集齐后，按照领导要求，笔者先列出了这篇讲话稿的提纲：1、做出这一决定的原因，这里面包括矿井先前质量标准化工作的先进史;目前矿井质量标准化滑坡的现状;分析质量标准化滑坡的原因;指出质量标准化滑坡对矿井安全工作的危害2、提出具体目标，如质量标准化工程的确定及责任单位，负责人、进度表等。3、实现具体目标的方法。4、加强考核、突出奖罚的要求。5、鼓舞士气、坚定信心的号召。

六是撰写初稿修改完成。列好提纲后，就要全身心地投入到初稿的撰写过程中。力求使讲话稿结构紧凑、层次分明、通俗易懂、哀梨并剪。初稿完成后，要围绕讲话的主题要求，对初稿反复修改，补苴调胹。

3、做好秘书的日常工作。

基层煤矿秘书的日常工作一般有一下几项：

一是办公室整理。这项工作一般都安排专职的通讯员去完成，领导班子成员都是秘书服务的对象，领导下班后，秘书要提醒通讯员把每位领导的办公室打扫干净，使领导有个干净舒适的办公环境。

二是会议记录和会议纪要的整理。秘书一般要参加各种专题会议，其中每周各一次的矿务会(总经理办公会)和安委会是秘书记录工作必不可少的内容。速记是秘书的基本功，要掌握会议记录的基本要求和技巧，忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，做到重要内容不漏记。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。

三是信息收集整理工作。基层煤矿秘书要注意收集与生产、安全、经营有关的各方面的信息，收集加工信息，是为了更好的服务领导，让领导了解更多的情况，为决策服务。信息收集工作经常会涉及一些需要保密的事情，所以秘书一定要强化保密意识。要做到及时、准确、充分、适用、经济。

四是领导个人资料的整理。秘书经常会为领导撰写一些个人材料，如先进事迹材料、个人简介、述职报告、职称材料等，这些经常会用到领导家庭成员的材料，在收集整理的同时，一定要把保密工作做好。

五是做好接待工作。矿井经常要接待上级领导的查检;兄弟单位来访和其他需要接待的客人。这项工作一般都有办公室专职人员负责，秘书人员主要负责相关文字材料的准备。

六是做好值班工作。基层煤矿秘书人员参加办公室值班。在值班时一要 办理好领导交办的事务 。二要上传下达，沟通内外， 三要认真处理来函、来电 。四要 随时掌握领导的外出活动情况，以便有事及时通知。五是协助保卫部门加强安全保卫。

七是做好矿志材料的收集上报工作。矿志是记录煤矿发展轨迹的重要文献资料，鹤煤集团公司已经坚持出版《鹤煤集团年鉴》多年，为鹤煤集团的发展留下了详实的文献资料。每年收集整理矿志材料就成了秘书工作必不可少的一项工作。内容包括大事记、先进集体、先进个人材料整理、矿井重大技术创新，改、扩建工作等。

以上只是笔者对做好基层煤矿秘书工作的一点浅薄认识，希望通过交流，能向更多经验丰富的老师学习，使自己的工作水平进一步提高。

河南煤化鹤煤集团    中泰矿业有限公司总经理办公室：王英朝

【来源：河南秘书网】