关于加强文秘工作建设的思考

文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。随着改革开放的深入发展，文秘工作依据其本身具有的特性，其服务内容也在不断的拓宽和延伸。笔者在煤炭企业从事文秘工作多年，结合几年来的工作情况，谈几点认识和体会。

一、对文秘工作的几点认识

笔者从事文秘工作已经9年，从基层煤矿到公司机关，每天都在处理文件、撰写材料，回顾自己在文秘岗位走过的9年历程，深感从事文秘工作受益匪浅。文秘这个工作岗位标准高、要求严，它需要你不但要拥有良好的文字功底，流利的表达沟通能力，还需要你具备高效的工作效率、良好的部门协调能力。

做好服务是文秘工作者的一项基本工作。文秘工作是一项辛苦又光荣的工作，为领导、为基层、为职工服务，是企业文秘人员的天职。不管是起草文件、撰写讲话稿，还是搞行政服务工作，它的成绩和效益都不会非常明显。因此，文秘人员必须要提高自己的思想境界，树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的精神，甘当“无名英雄”。这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。众所周知，对于企业来说，大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开文字工作。文字秘书所写的文字材料首先必须充分体现领导的意图，这是由办公部门的性质所决定的，但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。在不背离领导意图的前提下，文字秘书完全可以把自己经过学习思考、调查研究形成的思想观点融入到材料之中，提供给领导做决策参考。因此，从事文字秘书工作的同志，要正确地看待自己的工作岗位，立足于本职工作，自觉为领导和其他职能部门做好服务。

吃苦耐劳是文秘工作者的一项基本素质。作为一名文秘工作者，必须要具备吃苦耐劳的精神，要认识到任何事情都不可能一蹴而就。在起草材料之前，首先必须要弄清领导的意图，然后精心构思，认真思考，阅读大量的相关资料，才能投入写作，一份文字材料，往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动，有时材料要得急，为了赶写材料，经常需要加班加点，打通宵、“连轴转”都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。而且，这种超负荷的劳动不分“淡旺季”，是常年不断的疲劳战。因此，如果没有吃大苦、耐大劳的精神，是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦，但苦中也有甜。每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时，每当自己的思路和观点被领导所采纳，都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。其实只要自己的劳动被组织、被领导、被同事所认可，对企业的发展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。

做好保密工作是对文秘人员的一项基本要求。 一个文秘工作者，经常会接触到本单位的机密。因此，文秘人员必须时刻保持清醒的头脑，做到不该说的“守口如瓶”，不该做的“纹丝不动”。 凡是符合“保密法”要求做到的和领导要求的具有保密性质的内容，文秘工作人员都必须做到，这是一个文秘工作者能否胜任的最起码的条件和要求。文秘工作者不仅要做到对周边工作人员不泄密，而且还要做到对亲戚朋友不泄密;不仅要做到白天不泄密，而且还要做到晚上不泄密。当文件的内容与朋友或家属有密切关系，那也要“打掉牙，往肚里咽”，要像无数革命先烈一样，为了保守党的机密，视死如归，国家利益至上。树立服务观念、公平正义、顾全大局，为此在某种意义上讲，文秘工作者要做到“六亲不认”。

同时，还必须具备以下素质：一是牢固树立忠诚的思想。要忠实于企业，诚实做人。文秘人员的品德优劣直接关系到工作大局和领导在职工中的形象。因而具备忠诚的品德尤为重要。文秘工作者在任何时候都要作风正派、光明磊落，做老实人，办老实事，说老实话。二是牢固树立敬业的思想。要热爱本职工作，忠于职守。文秘工作岗位重要，责任重大。只要每位文秘工作者树立了正确的人生观、价值观和从业观，不断增强做好文秘工作的责任感和光荣感，把做好自己的本职工作作为崇高的职责，尽心尽力，爱岗敬业，就一定能够在平凡岗位上做出成绩来。三是牢固树立奉献的思想。要不计较个人得失，具有任劳任怨的工作精神。文秘工作繁杂，辛苦，应当甘于吃苦，乐于奉献，埋头苦干，坚持做到以事业为重，工作为重。四是养成踏实的作风。要坚持实事求是的工作态度。不论办文、办事，还是进行信息调研、督促检查，都要从客观实际出发，反映的问题，都应是真实可靠的，决不能道听途说，凭主观臆断。五是养成高效的作风。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人员的工作应当是高效的，文秘人员应当树立效率的观念，具有雷厉风行的作风、科学的组织能力，以保证工作任务的圆满完成。

二、当前企业文秘工作中普遍存在的问题

(一)存在的问题

当前，由于种种原因，企业文秘队伍建设力度偏弱，文秘人员青黄不接问题越来越严重。主要表现在：

1、人员数量严重不足。许多单位除了办公室主任外，没有专职文秘人员，一些办公室主任坦言，由于日常事务繁杂，工作量太大，挤不出时间和精力来专心从事文秘工作。一些单位的班子成员因没有专职文秘人员不得不亲自从事文秘工作，有的单位经常被迫向外求援找“写手”。当前，文秘人员不足的问题，已引起各级各单位的强烈共鸣。

2、整体素质有待提高。主要是敬业精神有差距。有的文秘人员责任心不强，害怕吃苦，缺乏应有挤劲、钻劲和韧劲，心浮气躁，见异思迁，不思进取，一年到头难见搞一次调研，难得写几篇文章。

3、混岗现象比较突出。一些单位从下属单位或其他单位选调了一些文秘人员，却无法正式调入，有的长达数年之久，造成明显的混编混岗现象。

(二)问题产生的主要根源

当前，企业文秘工作队伍建设中存在的问题和困难，其原因既有受国家宏观政策调整、体制限制的影响，又与各级各部门对文秘工作重视不够，在实际操作中缺乏灵活性有关，也与文秘工作人员自身努力不够不无关系。

第一，办公条件较差。多年来，笔者曾经到过许多兄弟单位办公室系统学习调研，关于文秘工作最有感触的问题就是，许多单位没有为文秘人员配备专门办公室，与接待室或值班室混合办公。这些场所人员来往频繁，电话铃声不断，不利于文秘人员专心工作。有的单位没有给文秘人员配备专用电话、电脑等必要的办公设备，文秘人员工作不方便，效率大打折扣，影响了工作的正常开展。

第二，工作负荷较大。文秘工作作为一项服务性工作，临时性、突击性任务较多，文秘人员时刻处于临战和待命状态，经常加班加点，精神压力和工作强度较大。许多文秘人员患有视力下降、腰椎盘突出、颈椎病等职业病，身体素质每况愈下。

第三，待遇相对较差。相当一部分单位没有建立健全相应的工作激励机制，对文秘人员既没有加班加点补贴，也没有明确的岗位津贴，在经济待遇上也不及其它工作人员。加之从事的工作非本单位中心工作，尽管整天忙忙碌碌，但工作成绩难以量化，难为领导所注意，相比而言，得到提拔重用的机会较少。很多同志不愿从事文秘工作，不安心于文秘工作，也进一步加剧了文秘人员匮乏问题。

第四、学习培训抓得不够。近些年，煤炭企业对文秘人员培训主要采用以会代训的形式，组织文秘人员进行系统集中培训较少，与外界开展学习交流也很不够。加之一些单位为文秘人员创造的学习条件有限，以及文秘人员自身主观方面的一些原因，部分文秘人员知识逐渐老化，视野不够开阔，创新意识不强，动手能力较差。

三、对文秘工作的几点建议

当前，煤炭企业文秘队伍建设问题已成为办公室系统的一大“短板”，加强文秘人员队伍建设已迫在眉睫。针对当前文秘队伍建设的困难和问题，需要各单位要进一步解放思想，创新思路，落实措施，切实加强文秘队伍建设，以业务建设、能力建设为重点，着力在扩充队伍、改善条件、提升素质上下功夫。

1、要加强学习交流。以文辅政是文秘人员的首要职责，是衡量工作水平的主要标尺。各级各单位要尽可能创造条件，利用一切机会，加强文秘人员的学习培训，促进文秘人员业务素质和工作能力的提高，提升服务水平。一方面要加大培训力度。要着力建立健全学习培训长效机制，创新培训形式，采取会议培训、集中培训、印发资料等方式相结合，多形式，多渠道，加强对文秘人员业务素养的系统培训。同时，要注重提高培训的针对性和目的性，增强培训效果。另一方面要加大学习交流力度。他山之石，可以攻玉。经常“走出去”，加强与外界的学习交流，适时安排文秘人员到上级部门学习，组织文秘人员赴外地参观考察，通过学习外地的先进经验，借鉴别人的成功做法，拓宽视野，完善工作，提升水平。各单位要鼓励文秘人员互相交流学习，加强联系，互通有无，促进共同提高。与之同时，文秘工作者要严于自律，勤于自学，把学习当作一种习惯，一种追求，不断丰富知识结构，提高自身综合素质。

2、要改善工作条件。要坚持“以事业留人，以感情留人，以适当的待遇留人”的原则，对文秘人员高看一等，厚爱一筹，使文秘工作者在经济上有甜头，政治上有奔头。第一，要大力改善办公条件。要急其所急，办其所需，积极为文秘人员解决好办公场所，配置好电话、电脑等办公设备，切实改善办公条件，提高工作效率。第二，要营造宽松的工作环境。多理解、宽容、支持文秘人员的工作，不求全责备，大力营造有利于文秘人员干事干成事的浓厚氛围，激发文秘人员的工作热情。第三，要适当提高各项待遇。要根据文秘工作的特点，适当建立工作激励机制。如：文秘人员上稿激励机制，对在中央、省、市、有关刊物和媒体上发稿的，给予一定的物质奖励。有条件的，要发放加班补贴。同时，在政策允许范围内，在评先评优、晋级晋职等方面，优先考虑文秘人员，形成优秀人才做文秘工作、文秘人员优先提拔的用人导向，始终保持文秘人员队伍的工作活力和创作激情。

3、要拓宽进人渠道。不断创新文秘人员选拔机制，拓宽选拔渠道，把高素质、肯奉献的人才选拔进文秘人员队伍来。在坚持原则的前提下，对文秘人员的调动问题，要灵活处理，特殊对待，单位有编制空缺时，要优先补充文秘人员，保证优秀人才能顺利进入文秘工作岗位。

“天行键，君子以自强不息。”总之，文秘工作在很大程度上代表着一个单位的形象，是一个单位的工作重心，也是一个单位与外界、单位内部工作的交叉点。学会并干好文秘工作，是对人综合能力的强力锻炼。衷心祝愿我们煤炭企业的每一名文秘工作人员，既要耐得住寂寞，又要提升意志能力，做到在工作中敬业奉献、开拓创新、团结协作、认真学习、积善慎独、自我完善，以良好的工作态度、工作作风、工作形象，为企业发展做出一个文秘工作者应有的贡献。

鹤煤公司 黄金波

【来源：河南秘书网】