公文写作的五步法

公文的写作要按一定的步骤进行，一般来说，五步就可以完成公文的写作，包括明确写作出发点、选用材料、编写提纲、落笔起草和审核定稿。

第一步：明确写作的出发点

在撰写公文前首先要明确写作的出发点，即确定主旨。写作出发点在公文写作中起到提纲挈领的作用。公文的出发点要正确和鲜明，且要点明行文目的等主要内容，点明公文的重点内容，做到准确地将文中的观点表达出来。在确定公文写作出发点时，不少撰写者容易陷入误区之中。就是将自己作为公文的行动主体，实际上公文的行动主体是公文的阅读者，因此在确定写作出发点时要考虑公文是对谁讲的。明确公文是给上级领导看的，还是发给下级机关或所属部门的，或者说是给社会公众阅读的。弄清楚受文对象后，就要确定公文的主要内容了，可以从下图所示的几方面来考虑。据“实”：即根据实际需要和客观的实际情况来确定出发点。据“令”：即根据方针政策或领导的意图来确定出发点。明确了公文的发送对象和范围后，还需要确定公文的文种和行文方向。即公文是决定、命令、请示还是纪要，是采用上行文、下行文还是平行文。行文方向只要在明确发文和受文对象后就能确定。文种则要根据使用环境来通定，如是公布重要决定或者重大事项则使用公报用于记载会议主要情况和议事项就使用纪要；发布和传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事则采用通知文种。

第二步：对材料的掌握

公文不是凭撰写者的想象来书写完成的，它会使用各种材料，因此公文撰写的第二步就是收集和整理材料。材料收集是否充分会影响公文写作的速度和质量。公文的材料来源很广泛，有的属于日常积累得来的：有的属于有关部门发布的方针政策；有的属于统计数据。公文写作内容不同，对材料的要求也会不同。收集材料只是第一步，收集得来的材料有一手材料，还有二手材料。一手材料是原始材料，它的收集要比二手材料复杂。二手材料是对原始材料处理后所得到的。不管是一手材料还是二手材料，都需要进行加工处理后才能使用。可以按以下处理方法处理公文材料。

筛选和分类法对于收集得来的材料，首先需要对其进行筛选并将其分类。材料的筛选要求剔除无用或不需要的材料，只留下对公文撰写有意义的材料。另外，在筛选材料时不能孤立地看待某一材料，因为部分材料单独来看或许并没有太大价值，但通过全局的眼光来看就能体现其价值。对材料进行分门别类有助于材料在使用时可以方便查找，如数据型材料放在个文件夹中，声像型材料放在另一个文件夹中。也可以按照索引的方式将材料进行分类，这样只要检索索引就可以直接找到公文材料的位置。需要注意的是，在筛选和分类材料时对于需要使用的材料都要标明出处和作者。

整理加工法整理加工法是指对材料进行压缩删减，去粗取精。由于收集的材料有多种格式，因此更需要进行整理加工。如将声像型材料的重要内容提取出来，整理成文字资料；将不清楚的图片材料录入成文字资料；将数据材料进行统计汇总等。在整理加工材料时要进一步对材料进行筛选，剔除过时的和重复的材料。对于一些重要的内容可以做好标记，也可以将重要的材料内容截取下来，单独放在一个文件夹中。收集和积累公文材料的目的是为了使用，因此公文的整理也要遵循实用性、时效性和真实性的原则。

第三步：编写提纲

通过公文的提纲可以看出公文的大致内容和结构提纲并不要求把公文的全部内容书写出来，只需提纲挈领地写出主要内容即可。对于内容较少的公文来说，由于篇幅不长，因此只需明确先写什么，后写什么即可；而对于内容较多的公文来说，就需要罗列提纲结构。在编写公文提纲时，首先要确定公文内容的结构，即公文有哪几部分构成，分为几个段落，要表示几层意思。如一篇关于开展城镇居民社会养老保险试点工°作的通知公文，其提纲由以下几部分组成一、养老保险制度建设的主要进展二、为什么要开展城镇居民社会养老保险试点三、开展城镇居民社会养老保险试点的重要意义（一）深入贯彻落实科学发展观（二）加强和创新社会管理的重要步骤（三）完善覆盖城乡居民社会保障体系的重要环节四、开展城镇居民养老保险试点的目标任务和基本原则五、城镇居民社会养老保险制度与新农保基本一致六、城镇居民社会养老保险试点的主要政策（一）参保范围（二）基金筹集（三）个人账户（四）养老金待遇及领取条件（五）相关制度衔接七、中央财政对城镇居民社会养老保险补助水平和办法与新农保一致八、大力提升经办管理服务能力九、加强基金监督通过上述提纲的阅读，可以看出该公文主要包括哪些内容。也能确定这篇公文先写哪些内容，后写哪些内容。

第四步：落笔起草

编写完公文的提纲后，接下来就要正式落笔起草公文了。在落笔起草时要注意公文布局，以及公文语言和写作的规则要求。公文的落笔起草要在一个安静的不境进行，尽量一气呵成地完成写作，如果断断续续地写作容易影响行文思路，且容易出错。根据《党政机关公文处理工作条例》的要求在起草公文时要做到如的几点。1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。4.文种正确，格式规范。5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7.机关负责人应当主持和指导重要公文起草工作。

第五步：审核定稿

完成前面的步骤后，就到了公文完善和定稿的阶段。公文的完善包括文字内容的完善和版式的完善。公文的完善实际上就是公文的校对，公文的初校主要由拟稿人来完成，校对要求如下所示。

文字：校对公文中的错别字、多余字或漏字，确保公文文字内容准确，表述无误。检查公文的发文和受文对象、成文时间、标题、主题词以及附件等是否正确。

版式：校对公文的字体格式、编号、紧急程度以及成文时间的位置是否正确，确保公文的整体版式符合要求。在进行初校后，公文一般还需要进行二校和三校等。在校对工作完成后，需将公文交给发文机关进行审阅，审阅的重点如下所示。

公文审阅重点具体说明1.　行文理由是否充分，行文依据是否准确2.　内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行3　.　涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见4.　文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范

5.　其他内容是否符合公文起草的有关要求审阅合格的公文就可以定稿，公文的最终定稿标志着一篇公文已符合发文要求可以发送给受文对象了。