如何用5分钟大幅提升一篇公文的质量和水准？

领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准？

是看结构？不是！是看标题？不是！是看起始段或结尾段？更不是！本人告诉你，是格式。

前段时间本人领衔撰写单位的工作总结，收上来下面几十个部门的年度总结。有些总结下了功夫，文字通畅、资料翔实，可以不加修改的引用，极具参考价值；有些胡堆乱砌，狗屁不通，甚至赶不上高考作文的水平。

看各个部门的材料多了，本人发现一个规律。一般而言，一眼看上去格式规整，标题小标宋二，正文仿宋三，标题按“一、”“(一)”“1.”“(1)”依次排用下来的，往往文字内容也是上乘；而那些交上来格式乱七八糟，整篇宋体五、字小的看不见的，或者标题零号字，感觉不是在写公文而是在刷标语的，文字内容常常也是不忍淬读，看着好笑。

难道格式是否标准和公文水平有什么直接关系？答案是肯定的。

其实，当时请各个单位提供年度总结的时候，并未统一要求格式，但很明显，各个单位还是把自己的一贯工作作风带到了这篇总结里。

那些对格式一丝不苟，无论什么情况下都严格按照公文格式规范塑造自己文字的单位，往往都是训练有素、管理规范的单位，对内容更是会认真对待，反复推敲，结果就是公文质量高，上级单位满意。

那些对格式随随便便，随心所欲的单位，往往是对公文写作规范十分陌生，人员公务素养欠缺的单位，连格式都弄不好，还能指望他们提供什么出彩的内容呢？

将心比心、以心换心，你在拿格式评判下级单位的工作水准，上级单位也在拿格式评判你的工作水准。

本人是天平，懒得很，曾经看不上一些专司文书的同志那处女座一般的、对格式吹毛求疵的态度。

本人那时觉得，《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》之类的条例和标准，当然很重要，但那是约束正式公文，是约束有法律效力的公文的，而正式公文反正也要经过文书部门的修改，他们自然而然会把格式调正确，我干吗要懂公文格式？

本人坚信，我给领导写讲话也好，给单位写总结也好，关键是要把内容打理好，至于格式，只要字别太小领导看得清就行，干嘛非要懂那一套标题几号什么字体，正文几号什么字体，一级标题用一，二级标题用(二)的条条框框，太繁琐，太形式主义，没卵用，我也记不住。

后来有一次，给上级部门反馈一个意见，很简单的两页纸文字，分管领导看过之后，交代我，没问题，按要求反馈给XX部吧。本人秉持“马上就办”的精神，迅猛的把反馈意见传真给了上级部门。

不一会儿，本人桌上的电话急促响起，一接，是分管领导愠怒的声音，本人，你报给XX部的材料格式怎么是乱的？！我一惊，辩解道，领导啊，那不就是个反馈材料吗？连公章都没盖，更不是正式公文，还要求什么格式？

后来本人才知道，XX部并未经官方途径对本人反馈的材料提出意见，不过上级部门负责该项工作的XX处长和我们领导很熟，私下提醒了我们领导，说我们报的那材料格式乱七八糟，而其他单位都是有板有眼，我们的东西在一堆材料里很扎眼，显得极为业余，XX处还开玩笑说，不像是你们单位一向以来的工作表现啊，是不是最近抓得不紧？

原来，公文的格式一方面是单位的脸面，别人从这一点来判断单位的工作状态、管理水平。相应的，公文的格式也是办公室人自己的脸面，别人从这一点来判断你个人的业务能力、作风态度。

一个单位发的公文如果格式错误，缺字少字，那么这个单位的管理水平和运行状态必然遭到最强烈的质疑。一个人弄的材料不注意格式，随心所欲，那么你的文字水平必然难以让人信服，甚至说工作作风也难被认可。

千万不要把格式只理解成对专门核文发文人的要求，千万不要把格式只理解成对正式印发公文的要求，只要从你手里流出的文字，只要给别人看了，要派上用场了，你都要把它的格式当成自己的脸面，出个门，牙缝里的韭菜总要搞干净吧！

自此，在本人这里，调好格式就成为修改任何公文的第一步，数万言的总结、汇报也好，百八字的通知、谈参、讲话也好，给上级单位或领导精细打磨的成品也好，初步拿出来拼拼凑凑的草稿靶子也好，本人都要严格按《党政机关公文格式》调好格式。

时间长了，本人发现把格式先调好，绝对是四两拨千斤的划算买卖，本人甚至竟然经常因为这个轻易获得表扬，似乎连文字内容也跟着沾了格式的光。

有时候拿出来的东西，别人还没细看内容，就先表扬一句，很规范啊，很是那么回事啊之类的，看着没大问题，之类，第一印象不要太好，一下子就把作者本人判定为一名在文海遨游多年的老笔杆子，带着一种认可乃至敬畏去审本人的稿子，修改意见明显提的少多了，认可度明显高多了。

前面扯了半天还是提高认识层面的东西，如何快速掌握公文格式规范？当然最好的是你去把好几十条的《党政机关公文格式》背下来，如果实在力所不逮，版头套印这类格式你可以不掌握，但正文的格式一定要清楚，本人觉得你至少要记住这四个方面的要点：

标题。

并非越大越好，千万别用黑体！一般用2号小标宋体字；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形，工字型不能看！若有副标题，破折号之后则是三号楷体。

正文。

仿宋！仿宋！仿宋！不是仿宋自己打屁股，最基本的都不懂。一般用3号仿宋体字；每个自然段左空二字，回行顶格。

序号。

这个很多人乱整，完全随心所欲，还有用?圈一的，土包子！按照规范，文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；都是三号，都不加粗！

行距。

你可知道行距也是有要求的？整个行距40是几个意思？凑字数吗？规范要求的是排版每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。在Word里如何达到呢？一个，是调页面设置，页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9；二个调是行高，固定值29磅，这些数值可以根据自己的实际微调。

做到这四点，一眼看上去，公文的格式就基本规范了。当然，其他关于附件、署名、日期等都有相应要求，这个就不再赘述，请大家自行在《党政机关公文格式》里翻查吧。

公文写完了，先别急着发邮件、交领导，花五分钟，把格式认认真真调一遍，本人敢说，即使一字不改，这篇文章在别人眼里的水准，也翻了一番。

【来源：办公室的秘密（微信bgsdmm）】