学校办公室会务工作程序

一、会议的准备 1.接到有关会议通知后，学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等，通知办公室秘书。
       2.承办秘书应及时做好各项准备工作，包括按照会议性质和要求准备材料，确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等，并将准备情况向学校办公室负责人汇报。
       3.按照会议的要求（如录音、录像、投影、照相等），要事先通知有关单位（部门）准备。
       二、会议的通知 1.承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知，经学校办公室主任核准后，通过办公网发布。
       通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、参会人员等有关事项；下周会议通知一般应于上周五下午4点前发出。
       2.临时召开会议，可采用电话通知。
       如无法通知到当事人，需请其他人转告时，承办秘书应记录受话人的姓名和接听时间，以备查考。
       3.承办秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。
       三、会议的服务 1.由学校办公室承担会务工作的会议，一般情况下，学校办公室相关工作人员应提前准备好会议需用的座签、音响、茶水等，并在会议开始前10—15分钟进场，检查会场情况。
       2.设置会议签到处，会议开始前向大会主持人报告会议到会情况。
       对缺席人员要及时反馈到相关单位，要求告知缺席原因。
       3.承办秘书准备好专用的记录本以及符合存档规定的书写工具，做好会议记录。
       如需特殊记录工具，则应在会议开始前30分钟调试完毕。
       4.会议记录应包括会议时间、地点、主要内容、与会人员情况、会议进行情况、与会人员发言摘要以及会议结论等内 …

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