归档文件如何整理

今年中职文秘竞赛仍有归档文件整理赛题。关于归档文件整理，由于师生很少接触，平时没有体验，故对于教与学都有点难。

所谓归档文件整理，是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。

其实，仔细地去研究一下《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)，也就那么回事。当然，该记的还得记，该背的也要背下来。

先简单画个图，纸质文件的归纳整理流程一目了然。

1.修整，即对不符合要求的归档文件进行必要的修整。需要注意的是，修整前首先要判断文件是否需要归档，剔除不需要归档的文件，然后去钉、修裱、复制、折叠等。

2.装订，指采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。需要注意的是，归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

件内文件排序，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

常见的装订方式有：线装法装订、直角装订或缝纫机轧边装订、“三孔一线”装订等。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

3.分类，即将所有的归档文书，按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组放在一起，使其构成一个有机整体的过程。归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

4.排列，即在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.编号，即依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。

同时，归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

6.编目，即依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。这里，关键是档号不要写(编)错了。

7.装盒，即将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

提示一下，中职文秘竞赛归档文件整理赛项是在竞赛平台(软件)中进行的，答题结束，软件会自动显示选手本赛项的成绩。

来源：文秘教学研究