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档案管理

档案工作——古代秘书是这样做的!

以稿换稿】  作者: 佚名   来源: 作者原创   阅读 次 【    】【收藏

在文字发明前,人们用结绳和刻契来记事,以作备忘、信守和凭证之用,这可以看作是最原始的档案行为。接下来先让我们来看看我国古代的档案管理机构和档案人员。

夏、商、西周

在夏、商、西周三代,档案主要由史官保管。西周出现了中央政府正规的档案机构——天府,保管文书档案的正本,负责管理天府的史官称“守藏史”,而文书档案的副本则由秘书机构太史寮中太史、内史、御史等保管。

秦、汉、魏晋南北朝

秦朝中央设三公、九卿,九卿少府中的尚书是专管文书档案的官员。西汉御史府是中央政府主管文书档案的重要机构,御史中丞主管宫中兰台图籍秘书,令史是实际的管理人员。东汉时尚书台则成为主管文书档案的中枢机构,档案由尚书主管。魏晋南北朝时期,中央政府逐渐形成三省制,并于中书、门下、尚书三省外另设“秘书省”,主要管理历朝档案和本朝档案。在唐、宋之前,由于印刷术没有得到广泛应用,当时档案和珍贵图书是不加区别的,天府、兰台等机构,既是中央档案馆,也是皇家图书馆。

隋、唐、宋

隋朝在秘书省内设立了“史馆”,是专门的档案机构。唐代的史馆收集了大量历代和本朝档案,并根据档案资料编修了从晋到隋的八朝正史。宋代从中央政府各部门到各地方官府,普遍设置了专门保管档案的“架阁库”,其主管官员称“管勾”,档案人员称为“守当官”、“勾当官”。

元、明、清

元朝和明朝都继承了宋朝的架阁库制度。清朝中央和地方档案工作机构一般称为“清档房”、“档房”,专门从事文书处理和保管档案的人员称为“书吏”。

那么古代又有哪些重要的管理档案制度呢?让我们来看看吧!

档案归档制度

文书办理完毕必须送档案部门保管的制度称为归档制度。我国档案归档制度在商朝已经形成。当时的甲骨档案形成之后,都要运回殷都归档保存。周代档案分为按月归档和按年归档两种情况。唐朝规定,文案处理完毕,要在文书上打红色标记,并在文书上方记明年月日后,才能归档入库。北宋时期,尚书省所辖六部的文书,一般是在部保存两年再归档。元朝档案由文书处理部门立卷后,经监察机关照刷通过,案卷才能归档保存。明清两代档案归档制度更为完备。

档案的分类制度

档案达到一定数量要按照一定的标准和方法进行分类,否则就不便于整理、保管和利用。商朝多数窖集中贮存一个朝代的甲骨档案,也有积累几个朝代的,还有甲和骨分别贮藏的情况。周朝已建立以职官为标准的分类制度。秦朝对计书(赋税档案)要求以实际收支年份登簿,不得跨年度。宋朝档案一般都按文种分类,普遍用按年月时序排列,后来还创立了“千文架阁法”进行分类上架排列。清朝前期的档案按照文种、时序或问题分类整理,到清朝末年,发展为按地区、作者、问题和重要程度分类。

档案副本制度

副本制度是从西周开始的。周朝职官所产生的重要档案,档案正本移交到天府保存,副本(当时称为‘贰”)则由各职官保存,用作现行工作的查考。此后,历代都在继承前代的基础上,建立自己的副本制度。

档案修缮制度

东晋规定公文必须用纸书写后,促进文书和档案数量的增加,但同时也带来了纸质档案因破损而需要修复的问题。唐朝曾对甲历(人事档案)有选择地进行修复。明朝曾对赋役黄册酌情修补过一次。清朝乾隆年间修缮了“满文老档”,后来修缮档案就成为制度。嘉庆时规定,军机处档案定期修复。

档案鉴定销毁制度

唐朝规定,入库档案分常留(长期保存)和非常留两类,非常留者每三年一“拣除”(销毁)。宋代事关统治“重害”的档案要长期保存,一般档案保存十年,每三年“检简”(鉴定)一次,需要销毁的还要进行复查。

档案统计制度

《唐六典》规定,各机关收到的制敕和上报的计书、奏书以及收到尚书省文书的数量,年终进行统计,并报送尚书省。尚书省将召集令史核对数据,如有隐瞒漏报的,记录在官员的考核材料上。

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