古人是怎样做档案工作的？

档案是人类社会发展到一定阶段的产物。在文字发明前，人们用结绳和刻契来记事，以作备忘、信守和凭证之用，这可以看作是最原始的档案行为。传统观点认为，档案和档案工作是国家出现之后的产物。而笔者以为，我国历史上最早的档案和档案工做应当出现在原始社会末期。

古代档案管理机构和档案人员

在古代文献中有夏朝档案工作的确切记载，商代档案工作则有出土的大量甲骨案作为证 明。

在夏、商、西周三代，档案主要由史官保管。西周出现了（中间的意思，一个名称替换）政府正规的档案机构——天府，保管文书档案的正本，负责管理天府的史官 称“守 藏史”，而文书档案的副本则由秘书机构太史寮中太史、内史、御史等保管。战国时期各诸侯国管理档案的官员名称不一，赵国称御史，齐国称掌书，秦国称尚书。秦朝（中间的意思，一个名称替换）设三公、九卿，九卿少府中的尚书是专管文书档案的官员。西汉御史府是（中间的意思，一个名称替换）政府主管文书档案的重要机构，御史中丞主管宫中兰台图籍秘书，令史是实际的管理人员。东汉时尚书台则成为主管文书档案的中枢机构，档案由尚书主管。魏晋南北朝时期，（中间的意思，一个名称替换）政府逐渐形成三省制，并于中书、门下、尚书三省外另设“秘书省”，主要管理历朝档案和本朝档案。隋朝在秘书省内设立了“史馆”，是专门的档案机构。唐代的史馆收集了大量历代和本朝档案，并根据档案资料编修了从晋到隋的八朝正史。宋代从（中间的意思，一个名称替换）政府各部门到各地方官府，普遍设置了专门保管档案的“架阁库”，其主管官员称“管勾”，档案人员称 为“守当官”、“勾当官”。元朝和明朝都继承了宋朝的架阁库制度。清朝（中间的意思，一个名称替换）和地方档案工作机构一般 称为“清档房”、“档房”，专门从事文书处理和保管档案的人员称为“书吏”。

在唐、宋之前，由于印刷术没有得到广泛应用，当时档案和珍贵图书是不加区别的，天府、兰台等机构，既是（中间的意思，一个名称替换）档案馆，也是皇家图书馆。

古代档案管理的重要制度

1. 档案归档制度

文书办理完毕必须送档案部门保管的制度称为归档制度。归档是档案工作的前提和基础，没有统一的归档制度，就没有完整的档案。

我国档案归档制度在商朝已经形成。当时的甲骨档案形成之后，绝大部分集中贮存于殷都宗庙的窖穴中，殷王在外地占卜形成的甲骨档案也运回殷都归档保存。周代档案分为按月归档和按年归档两种情况。唐朝规定，文案处理完毕，要在文书上打红色标记，并在文书上方记明年月日后，才能归档入库。北宋时期，尚书省所辖六部的文书，一般是在部保存两年再归档。元朝档案由文书处理部门立卷后，经监察机关照刷通过，案卷才能归档保存。明清两代档案归档制度更为完备。

2. 档案的分类制度

档案达到一定数量就要按照一定的标准和方法进行分类“同其所同，异其所异”，否则就不便于整理、保管和利用。

商朝多数窖集中贮存一个朝代的甲骨档案，也有积累几个朝代的，还有甲和骨分别贮藏的情况，说明商朝已有意识地按朝代、按载体进行分类。周朝已建立以职官为标准的分类制度。秦朝对计书(赋税档案)要求以实际收支年份登簿，不得跨年度。宋朝档案一般都按文种分类，普遍采用按年月时序排列、登记、编号、保管的方法，后来还创立了“千 文架阁法”进行分类上架排列。“千文架阁法” 就是“以千字文为号”，“以岁月为次”，给每一 份档案设立存放和查找标号。清朝前期的档案按照文种、时序或问题分类整理，到清朝末年，发 展为按地区、作者、问题和重要程度分类。

3. 档案副本制度

原始档案只有一份，不能再生，一旦出现损毁等意外，无法补救。因此，建立档案副本且在异地保存就是很有创见的做法。

副本制度是从西周开始的。周朝职官所产生的重要档案，档案正本移交到天府保存，副本(当 时称为“贰”)则由各职官保存，用作现行工作的查考。此后， 历代都在继承前代的基础上，建立自己的副本制度。

4. 档案修缮制度

东晋规定公文必须用纸书写后，促进了文书和档案数量的增加。但同时也带来了纸质档案因破损而需要修复的问题。唐朝曾对甲历(人事档案)有选择地进行过修复。明朝曾对赋役黄册酌情修补过一次。清朝乾隆年间修缮了“满文老档”，后来修缮档案就成为制度。嘉庆时规定，军机处档案定期修复。

5. 档案鉴定销毁制度

唐朝规定，入库档案分常留 (长期保存) 和非常留两类，非常留者每三年一“拣除”(销毁)。宋代事关统治“重害”的档案需要长期保存，一般档案保存十年， 每三年“检简”(鉴定)一次，需要销毁的还要进行复查。

6. 档案统计制度

《唐六典》规定，各机关收到的制敕和上报的计书、奏书以及收到尚书省文书的数量，年终进行统计，并报送尚书省。尚书省将召集令史核对数据，如有隐瞒漏报的，记录在官员的考核材料上。据《后湖志》记载，明朝万历三十年(1602) 黄册库收贮黄册 153万余册，明末收贮黄册多达179万余册。可见，档案统计已成为一项基本的制度。

古代档案的利用

档案能起到“资治”和“存史”的作用。我国古代非常重视档案的利用，档案利用的方式主要有：

1. 利用档案修史

“以史为鉴，可以知兴替”。历代统治者把修史作为巩固统治的一项重要措施，从中总结治理国家的经验教训。中华文明没有中断得以延续下来，与我国历代始终注重治史有着直接的关系。有着“正史”之称的“二十四史”，从西汉司马迁的《史记》到清代乾隆年间的《明史》，整个编撰过程长达 1800 多年，记事起于传说中的黄帝，止于明崇祯十七年(公元 1644 年)，长达4000 多年。每一部史书都是根据档案修撰而成的，因此，没有档案就没有信史。

2. 利用档案编写地方志

编修地方志是我国特有的传统。自汉代以来，盛世修志已绵延2000 多年。地方志简称方志，是一个地区的综合性资料书，具有“资政、教化、存史”的作用。编修地方志需要大量的、多方面的、真实可靠的资料，如档案、图书、报刊、文物等，其中档案的作用最大。清朝方志学家章学诚认为， 档案是方志之骨。

隋朝大业年间，皇帝曾下诏各地积累档案以备修志。明代共修成各类志书2892 种，流传至今的有1017 种。清代是方志的全盛时期，据统计，全国现存的8000 多种志书中，清代占5000 多种。

3. 档案汇编与公布

商周时期档案深藏官府，为贵族统治者专用。春秋时期社会动乱，档案流散到社会。孔子进行搜集整理，编定了“六经”，《尚书》就是我国历史上第一部档案汇编。孔子利用“六经”作为教材，扩大了档案利用的范围， 为古代文化的传播作出了重大贡献。

我国历代虽编有档案汇编， 但都出于施政或修史的需要，因而很少能为民众所用。随着时代的发展，清末刊印了带有公布档案性质的《官报》，创办了刊布折件的《政 治官报》，发行范围很广。“无论官民，皆当购阅”， 这就突破了档案利用的传统形式，开辟了档案利用的新领域， 具有重大意义。

原载：《秘书工作》2007年第10期