关于做好煤炭企业档案工作的思考

摘 要：科学规范的企业档案工作是企业健康发展的需要，文章指出了现在煤炭企业档案工作存在的问题，提出了做好煤炭企业档案工作的见解。

关键词：档案 管理 应用

1.做好煤炭企业档案工作的重要意义

做好煤炭企业档案工作是企业健康发展的需要，科学规范的档案管理，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。煤炭企业档案工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体生产经营状况，适时调整生产经营策略提供准确依据，为生产经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好煤炭企业档案工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

2.煤炭企业档案工作存在的问题

2.1 煤炭企业档案工作缺乏长期发展规则

由于部分员工对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

2.2 没有运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

现在，煤炭企业档案管理一般都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入不足;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。

2.3档案管理不规范、不健全

目前，我们选煤厂主要存在卷宗编制不规范，内容不全;管理性工具(利用效果反馈、档案总登记簿等)不健全;编研材料内容不完整，体例不规范等现象。部分单位为了使用方便，将应统一归档、集中保管的档案资料分散保管，利用档案的人员在借阅档案后没有及时归还档案部门，导致档案内容不全、材料失散，严重影响了档案的完整性。

3.如何做好煤炭企业的档案工作

在知识经济时代，各类信息多元化，档案工作也随之发生了很大变化。作为煤炭企业档案工作人员，面对新时期档案工作的新要求、新变化，这对看似清闲工作的档案人员提出了严峻的挑战。如何才能够把档案工作做好呢?能否让档案工作在推动煤炭企业改革发展中发挥更大的作用呢?笔者认为应该从以下几点做起：

3.1提高认识，加强领导，健全机构，落实责任

加强档案工作的领导，成立由企业领导挂帅，部门负责人专门抓落实的领导体制，制定档案工作长期发展规划，把档案管理列入企业管理工作的重要议事日程，与其他工作同研究、同安排、同部署，年底与其他工作一起考核，定期召开会议，研究部署档案工作，协调解决档案工作中的问题，同时挑选责任心强、整体素质高、有奉献精神的同志做档案工作，强化其责任意识和大局意识，形成以兼职档案员收集，专职档案人员整理、保管的工作流程。真正做组织健全，制度落实，形成了层层有人抓，级级负责任的局面。

3.2加强教育培训，提高管理人员综合素质

由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既掌握新技术，又熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

21世纪的档案工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，将档案工作者的教育培训列入重要的议事日程，开展综合培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训，给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。煤炭企业的档案大多与安全生产有关，煤炭企业的安全生产又是专业性、技术性很强的工作，不懂安全生产知识档案工作就无从下手，这就需要档案管理人员要掌握安全生产上的常识和专业术语，明白安全生产工作中的重点，对档案管理做到有的放矢。普及相关学科知识，档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。当前更要强化现代科技知识的学习，现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件、网络技术等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。

3.3规范管理，广泛收集，充分利用

建章立制是档案规范化管理的保证，煤炭企业在制定明确的档案管理人员岗位责任制的同时，要完善《档案室职责范围》、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》等，使档案工作有章可循、有规可依。把各类规章制度尽可能地细化、量化，增强可操作性，为实现档案工作规范化、标准化提供有力保证。

在做好档案管理规范化的基础上，在单位内部各科室设立兼职档案管理员，制定相关制度，奖罚分明，充分调动他们的工作积极性，广泛收集档案资料，力争保持档案文献资料齐全完整。

全面加强档案工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现企业的发展目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享,就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。在管理好档案的基础上，档案工作也要适应需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造企业经济效益的同时，促进档案事业的发展。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案工作的新局面。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案工作的自身价值，而且可以为企业的经济发展做出应有的贡献。

参考文献:

1、杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。

2、白桂芝，《略论计算机技术在档案管理现代化中的运用》，[J]，《江苏水利》，2002年8月。

3、王凤霞，王秀芳，《深化档案工作》，[J]，《齐齐哈尔大学学报》(哲学社会科学版)， 2004年第3期。

【来源：河南秘书网】