企业荣誉信用档案的建设与价值开发——以洛阳LYC轴承有限公司技术中心信息所为例

随着社会主义市场经济的发展与完善，作为建立健全企业信用管理体系、树立良好企业形象的重要组成部分，企业荣誉信用档案建设日益受到重视，同时成为企业档案工作创新的新途径、新内容和新方向。因此，重视企业荣誉信用档案建设，做好企业荣誉信用档案建设与价值开发工作，是摆在企业档案管理部门面前的一项新课题。本文就此围绕企业荣誉档案收集、整理、加工、分析与价值开发，并结合工作实际，谈几点看法。

一、企业荣誉信用档案建设的范围

企业是市场经济的主体，企业在生产、经营、科研、管理和其它社会活动中直接形成的，能够体现企业光辉业绩的物证，都是企业荣誉信用档案建设的范围和重点，比如具有良好信用价值、反映企业资质和获奖情况的各种资质证明、荣誉牌匾、奖杯、奖状和荣誉证书等。

荣誉信用档案具有直观性、原始性、客观性等特点，它向人们展现了直观的客观存在，与其他载体的档案相互印证，相互补充，使档案的内容更加丰富。企业荣誉信用档案大致包括以下几种类型：

1.企业资质证明。包括营业执照、组织机构代码证、商标注册证书、税务登记证、印模、生产许可证、保密资格证书和质量、环境、标准等各种体系认证证书等实物档案。

2.企业荣誉。获得上级表彰的各种荣誉证书、奖杯、奖牌、奖状、锦旗等。

(1)党群工作及社会公益活动得到地方政府表彰获得的荣誉。如企业参加抗震救灾、帮扶贫困地区、捐资助学、组织献血、拥军优属、计划生育工作、开展志愿者活动等，得到上级党、政、工、团组织表彰获得的荣誉，体现了企业积极承担社会责任的良好形象，有助于企业得到公众认可，提高企业知名度。

(2)企业经营管理工作中获得的荣誉。如在国家、省、市及行业协会举行的评比活动中获得的先进集体、百强企业和质量、计量、节能、档案、安全、保密等专项管理先进奖，这些荣誉体现了企业的综合实力和管理水平。

(3)科技研发工作取得的成就。如科研成果证书、科研成果奖、高新技术产品证书、发明奖、专利证书，本企业员工发表的论文和著作等，这些体现了企业的核心竞争力。

3.反映企业重大事件、生产经营科研成就的照片、题词类档案等。如上级领导和专家来企业视察、参观、检查工作的照片，知名人士为企业的题词，这些荣誉不仅是企业社会价值的体现，更是企业社会发展影响力的有力证明。

4.企业员工个人获得的重大荣誉。如全国劳模获得的五一劳动奖章、奖状等，这部分荣誉档案一般留存在个人手里，可以向持有者征集，或采用拍照、扫描、复印等手段进行留存。我公司档案室收藏的由周恩来签署的原洛轴厂长闫济民的任命书，就是由闫老捐赠，对研究洛轴的历史，证明洛轴在中国轴承行业的地位尤为重要。

5.国内外重要媒体有关企业的报道。包括广播、电视、报纸、期刊等媒体，宣传报道企业的有关新闻、图片、录音、录像等，这是反映企业社会影响的有力支撑。

6.企业各种信用记录。主要包括：⑴企业身份记录，如营业执照注册号、名称、印模、经济性质、行业归属、经营范围、发展简况、详细地址、法人代表等情况记录;⑵企业管理层记录，如董事会、监事会成员和经理的姓名、性别、出生日期、职务、职称、学历、简历、身份证号码、家庭住址、表彰奖励及刑事、民事、行政诉讼与处罚等情况记录;⑶企业财务行为记录;⑷企业纳税记录;⑸企业职工待遇记录;⑹企业治安记录;⑺企业安全生产记录;⑻企业产品(服务)质量记录，如产品质量标准、状况、制造销售等情况记录;⑼企业贷款记录;⑽企业人才记录，如专业技术人员数量、构成、使用、发挥作用、取得成果等情况记录;⑾企业消费者调查记录、履行合同记录等。这些信用记录是企业荣誉信用档案的重要组成部分。

二、企业荣誉信用档案的收集与管理

企业荣誉信用档案的收集与管理，是企业荣誉信用档案建设的基础和前提。

1.抓基础、打基础，做好企业荣誉信用档案收集工作

首先，与企业信用管理体系建设相结合，做好宣传工作，提高企业全体职工对企业荣誉信用档案归档的主动意识。其次，强化档案管理人员的专业意识和收集能力，经常关注企业的重大活动和重大事件，及时要求相关责任部门和责任人归档荣誉信用档案。再次，建立健全企业荣誉信用档案收集与管理规章制度，并将荣誉档案归档率纳入职工考核和部门负责人经济考核之中。第四，与广大员工申报课题、晋升职称、评先争优等工作挂钩，既方便个人又保证收集工作的顺利进行。

2.上层次、上水平，做好企业荣誉信用档案管理工作

企业荣誉信用档案不断产生，种类繁多，单靠手工整理、检索等传统管理方式，不仅速度慢、容易漏检，而且提供利用时反复提取、复印、拍摄，容易损坏档案原件。为了更好地开发企业荣誉信用档案，提高档案的检索效率和利用率，更好地保护原始档案，必须利用现代信息技术和数字化手段，从开发荣誉信用档案电子查询系统着手，提升管理水平，做好企业荣誉信用档案管理工作。

(1)进行荣誉信用档案的数字化处理。利用电子录入、扫描、数码拍照等信息技术手段，对过去产生的已在其它档案中组成案卷的荣誉信用档案，采用不拆卷也不再重新组卷的方式，对实物、文件等按类、属类分别进行扫描，对牌匾、奖杯、奖状、荣誉证书等用数码相机拍照，录入计算机建立荣誉信用档案电子图片库，同时对新产生的牌匾、奖杯、奖状和荣誉证书等实物，按年度随时补充，更新内容实现对荣誉信用档案的动态管理。

(2)进行荣誉信用档案电子查询系统的软件开发。建立荣誉信用档案电子查询系统数据库，用高级编程语言开发和编制《荣誉信用档案电子查询系统》,通过荣誉信用档案电子查询系统的“数据录入”、“数据查询”、“图片浏览”、“系统维护”、“报表打印”等功能，与数据库良好兼容。

(3)利用好荣誉信用档案电子查询系统的各项功能。一是查询功能，通过题名、档号、设计者、专利号、时间、载体等多种途经进行档案检索，同时将档案原件图片和目录链接在一起，实现目录和原件图片同时查阅和利用的目的。在使用该管理系统查询荣誉档案时，只要选择系统主页上的查询图标，屏幕就会弹出所需的查询页面，按程序设置的检索条件，输入需要检索的关键字，按照完整条件或模糊条件，进行单条件和多条件的查询，单击“检索” 按钮后，系统将检索出符合条件的记录。在设计程序时我们将每一条档案记录都与实物图片进行一一对应连接，点击查询“原件预览”按钮，利用者不需要通过提取原件就可以很快在电脑中浏览到该记录的实物图片，同时还可以查阅到该档案的全部数据内容，然后根据需要将电子图片下载和备份到我们所设置的特定存储路径上，以便保存和提供利用。二是统计功能，对所输入的荣誉信用档案进行各项数据统计，我们在查询功能模块中直接插入统计功能，这样利用者就可以按照检索条件，从不同途径对录入的档案进行数据统计。三是报表打印功能，可以通过档号、专利号等途经对档案进行分类和排序，利用报表打印功能编辑出《档案分类目录》和《专利证书目录》，为利用者提供更加完善的服务。四是维护功能，通过系统维护功能模块,对所建立的“荣誉信用档案数据库”的内容及结构及时进行修改、删除等数据库的更新工作，保证数据库的正常运行。

三、企业荣誉信用档案价值的深度开发与利用

最能显示企业荣誉档案建设的成效的工作，就是让企业荣誉信用档案在企业多项重大活动中发挥作用。这方面我们的探索是：

1.支持企业申报河南省高新技术企业

2009年初公司组织高新技术企业申报工作，为配合申报工作，档案管理部门利用“荣誉信用档案电子查询系统”从企业资质、科研成果证书、科研成果奖、高新技术产品证书、发明奖、专利证书，专业技术人员取得成果、论文等方面，为撰写《高新技术企业认定申请材料》提供了翔实准确的荣誉信用档案和实物直观扫描件，为该项工作的开展创造了有利条件。 2009年 7月28日，在河南省科技厅、财政厅、国税局、地税局组织开展的河南省2009年度第一批高新技术企业认定工作中，洛轴被认定为“高新技术企业”，使公司获得了减按10%的税率征收企业所得税的优惠政策，直接为企业增加了212万元的经济效益。

2.支持企业申报中国驰名商标

公司于2009年6月启动了“LYC”商标申报中国驰名商标的活动。为了确保驰名商标申报工作的成功，公司成立了有档案人员参加的《LYC商标构成中国驰名商标证据材料》编写组，我们利用“荣誉信用档案电子查询系统”检索了大量的与LYC商标相关的营业执照、组织机构代码证、商标注册证书、税务登记证、生产许可证、保密资格证书和质量、环境、标准等各种体系认证证书等企业资质等方面的信用档案，以及编写证据材料所需的企业在社会公益活动、经营管理、科技创新活动中获得上级表彰的各种荣誉证书、奖杯、奖牌、奖状等荣誉档案，编写了长达1688页的证据材料,为LYC商标成功申报中国驰名商标起到了不可替代的作用。企业获得中国驰名商标后，一方面受法律保护的力度加大，可享受商标跨类保护;另一方面可获得政府的政策支持，除直接的经济奖励之外，还给予种种优惠政策;此外，更为重要的是带来巨大的经济效益、品牌荣誉和无形资产的增值，获得驰名商标认定，意味着LYC品牌已得到国家权威部门认可，由此带来的综合效益是不可估量的。

3.标准化良好行为企业确认

在公司申报“AAAA级标准化良好行为企业”的过程中，档案部门利用“荣誉信用档案电子查询系统”，提供了历年来公司参与国家和行业标准制定、获得“中国最具市场竞争力品牌”、“中国最具影响力品牌”、“河南省著名品牌”、“河南省名牌产品”和“河南省免检产品”、“质量管理奖”等荣誉信用档案材料，得到审核加分奖励、最终通过了现场确认，巩固了企业的核心优势，提高了企业的综合竞争力。

4.市场开发与项目招投标方面的利用

企业的规模、信誉、水平是开发市场的重要条件，利用“荣誉信用档案电子查询系统”提供以上各种证明、证书，在开发新用户、大用户，在国家、省、市重大项目招标等工作中已成为必不可少的一个环节。因此，这些有关企业资质、信用、荣誉档案的利用率也呈逐年上升的趋势。

5.企业文化建设和企业品牌形象宣传中的利用

企业的文化建设和企业品牌宣传是企业快速、协调、健康发展的必然，在当今信息化时代，企业要站稳行业市场，并不断地拓展自己的市场空间，拥有先进的设备、过硬的技术实力固然重要，但如何向社会宣传自己，展示自己企业形象也同样不可忽视。为此，我们利用“荣誉信用档案电子查询系统”，为企业编制宣传册、业绩册、《洛轴改革开放30年专题》、《中国轴承工业六十年辉煌成就图片集》，制作声像光盘，提供了大量的荣誉信用档案，在宣传洛轴企业品牌、传播企业文化和宣传企业形象、向市场展示洛轴的综合实力方面，荣誉信用档案起着不可替代的作用。

6.技术人员晋升职称、评聘专家等方面的利用

每年的技术人员晋升职称、评聘专家等工作，对专业技术人员来说尤为重要，它反映了专业技术人员技术水平，也是技术人员升职晋级的极好机会。“荣誉信用档案电子查询系统”建立以来，已为公司多个部门、不同业务需求提供利用400多人次，提供服务3000多项。实践证明，做好荣誉信用档案的管理和利用工作，不但能提高企业自身的社会地位，而且对档案管理工作水平也有促进和提高。因此，建立企业荣誉信用档案管理系统是非常必要的，也是非常及时的，它不仅提高了企业的信用程度，而且也提高了企业的经济效益。

综上所述，建立企业信用档案管理系统是企业适应市场经济发展的需要，是企业树立和提高企业形象，准确反映企业信用状况，构建健康有序的企业信用体系的有效措施，企业的荣誉信用档案正在发挥着越来越重要的作用。我们的实践证明，不断提高企业荣誉信用档案管理的规范化、制度化和现代化水平，真正把企业荣誉信用档案收集好、管理好、利用好，企业荣誉信用档案建设是必要的、有意义和有价值的，也是可以大有作为的。

作者简介: 刘玉萍(1966-)，女，本科，馆员，现任河南煤化集团洛阳LYC轴承有限公司技术中心信息所所长，曾发表图书、档案、信息管理方面论文数十篇。

通讯地址：河南省洛阳市涧西区建设路96号

洛阳LYC轴承有限公司技术中心信息研究所

【来源：河南秘书网】