当前位置:首页>> 文秘工作>> 业务性工作>> 档案管理

档案管理

对河南省机关档案工作认证标准的比较研究

以稿换稿 】  作者:刘春英   发布:2016年07月29日   阅读:

2006年10月,河南省档案局发布了《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》(豫档〔2006〕54号),本办法自2006年11月1日起实施,原《河南省各级机关档案工作定级升级试行办法》和《机关档案工作等级标准》(豫档〔1988〕39号)同时废止。这是河南省档案局为适应新形势下全省机关档案工作发展的需要,不断提高全省机关档案工作水平,更好地为经济发展和机关各项工作服务而制定的新办法。与(豫档〔1988〕39号)相比,新办法无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变。本文从结构形式、内容设置等方面将新办法与(豫档〔1988〕39号)进行比较,对它们的优劣进行揭示并给以评价。

1、从文件适用范围上

新办法适用范围增加了民办非企业单位。这与国家现行体制相符合,体现了该认证办法与时俱进的指导思想。

2、从文件结构上

(豫档〔1988〕39号)标准分省直机关(70条)、市地直机关(60条)、县(区)直机关(50条)档案工作等级三个标准,三个标准中内容相似,结构独立的等级标准共180条,造成篇幅冗长,结构零散,操作烦琐。新认证办法将老标准合三为一,共分四个认证项目,40个条款,采用百分制,以分数的形式,规定了从高到低四个等级。省特级(96-100)为最高等级,其次为省一级(91-95)、省二级(81-90)、省三级(70-80),新标准具有结构严谨,语言简练,操作方便,实用性强。

3、从证书的管理上

机关档案规范化管理认证等级证书是已通过认证单位档案工作达到相应管理水平的标志,是档案工作部门和档案人员年度考核、评优评先和评聘专业技术职务的重要依据。因此在证书的颁发上,新办法改原办法等级证书由省档案局、市档案局或县(区)档案局分级颁发为省档案局统一编制颁发,实行代码制即一个省辖市一个代码,增强了证书的权威性和防伪性。且新的认证等级证书规定有效期为五年,在五年内对不能保持认证等级标准的单位,令其限期整改,到期仍未达标的,作降级处理或收回等级证书;五年届满,从新组织复核,这样就可以避免各级机关档案管理水平的下滑,推动机关档案工作健康持续发展。

4、从认证标准的认证项目设置上

新认证标准设置改原认证标准三个认证项目为四个认证项目,即改管理工作为档案管理体制,业务建设为档案业务(两基)建设,档案信息开发为档案信息化建设,并将档案提供利用单独列出,不仅增加了信息化建设内容,而且突出了档案的服务功能。认证项目名称的改动,使得各项认证内容与认证标准更加贴切。

5、从认证标准的相关内容上

5.1新认证标准第一认证项目档案管理体制(一)组织领导条款第1条,增加了每年至少召开一次档案工作领导小组会,专题研究档案工作,切实解决档案工作的人员、经费和设备等问题。这一规定从制度上解决了多年以来困扰档案工作者经费难的问题。第4条,增加了档案登记、备案、年审工作及对违反《档案法》案件,不报不处理的,不予认证的规定。这有利于加强法制观念,增强《档案法》的执法力度。(二)机构人员中第7、8两条对机构设置、人员调整都有严格要求;对人员素质、文化水平有较大提高。如第7条增加了配备与机关档案工作相适应的专兼职档案人员且保持相对稳定;调整档案人员时,要全面清点室藏档案数量;新老档案人员交接工作时,在交接清单上签字等规定。第8条规定档案人员达到相应素质要求,大专以上文化程度达到80%以上(原标准为30%)等。

5.2新认证标准第二认证项目档案业务(两基)建设(三)基础业务建设第11条中新增建立档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度,这对防止档案发生突发性事故采取了预防机制。为保证各类归档文件齐全完整,新标准第14条对收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和各种年度统计报表及人员编制名册专门列出,以做重点关注、及时收集归档。

5.3新认证标准第三认证项目档案信息化建设,为进一步加强档案信息化建设,规定把档案信息化建设列入单位电子政务规划,实行文档一体化管理,建立电子档案管理数据库,实现本系统档案管理全部联网或建有专业网站,用现代传输方式开展档案业务指导,提高各级档案管理人员的业务水平,实现信息资源共享。这一认证标准充分体现了档案工作要适应科学发展观要求,逐步实现管理现代化,存储数字化,利用网络化。

5.4新认证标准第四认证项目档案提供利用,本项目内对编制检索工具、编研材料、档案科研成果等条款的设置比原标准都有较高要求,更加重视档案人员的综合编研能力、归档文件材料的开发利用、档案科研成果研究。取消了查准率、查全率这一模糊概念,对提供利用的服务水平及熟练程度有严格规定。通过这些条款的设置,从根本上改变了档案人员坐等服务、你来我查的旧观念,突出了档案为经济社会发展和机关各项工作服务的宗旨。

通过以上对新旧认证办法的对比研究,可以看出,新认证办法是加强全省档案事业管理,推动机关档案工作健康持续发展,不断提高档案管理水平的重要举措,也是档案工作依法行政,实现档案工作规范化管理不可或缺的重要措施。

鹤煤综合办 刘春英

【来源:河南秘书网】

 

相关文章

用户评论

(以下评论仅代表网友意见,与本站立场无关)

网友评论共 0