客户接待流程和规定
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一、目的
为树立公司良好形象,显示管理水平,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,身份对等,严格标准,统一管理”的原则。
二、范围
适用于公司各种接待工作和相关部门。
三、管理
行政人事部或总经办为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门在接到重要来访预约后,须报行政人事部或总经办,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、行政人事部和总经办协调的重要接待应提前2天告知。
四、流程和规定
流程:
接待准备 接送和酒店安排 会谈和参观 用餐宴请 后续工作
第一 接待准备
接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分,是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充;确定接待规格;制定接待计划等方面。
(一)确认来访信息
客户信息的收集,是做好接待准备工作的基础。在接到客户来访的信息后,首先应确认来访人员的信息,包括以下几个方面:
1、来访客人情况:包括来访人数;主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译
2、来访计划:包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。
3、国外客户到访,需要我方发送邀请函办理签证的,要请对方提供来访人员的护照全名,护照号码,并请客户确认内容后发送正式的邀请函。
此外,还应告知客户我方接待人员的姓名、联系方式等信息,便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息,如人名、电话号码、日期、航班班次等,请对方确认,以保准确。
(二)补充相关信息
为了保证接待效果。因此,对客户,特别是重要新客户,对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的详细资料,公司背景,公司实力,经营状况,经营范围,区域市场,经营模式,客户此次来访的目的,主要对什么感兴趣,国家习俗,习惯和喜好,以及需注意的细节。对口接待人员/部门在提交《客户来访接待申请表》的时候,须将这些资料一并提交,以便公司领导参考。
(三)规格定位
一般来讲,接待规格依据实际情况分为三种形式。
1、对等接待,这是最常见的接待规格,指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。
2、高格接待,是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。
3、低格接待,是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。
在接待工作的准备中,只有对接待规格做出正确的定位,才能确定应该邀请哪些领导出席,如何安排车辆和行程,从而完成接待计划。
见: 接待级别及标准定义表:
(四)行程安排
与客户商讨参观访问行程表, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让生产等相关部门做好接待准备。特别要注意看哪些产品和车间, 扬长避短, 把想展示给客户的东西充分安排进去。特别是国外客户商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。
实际到访的时候,严格按照行程计划来做(甚至故意严格去做也无妨),常能给外商以好的印象。
行程安排表(Visiting Schedule)
Date 日期 | Time 时间 | Content 内容 | Place 地点 |
(五)公司信息的把握
主要接待人员首先应该对公司产品,生产流程,技术参数了解了才有可能带领客人参观。特别是国外客户到访,事前最好准备一些关于公司的英文介绍,产品和整个生产流程的英文,以免到时候翻译出现困难。另外,对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。如果有总经理或者董事长出席的情况,最好事先跟领导沟通谈话内容。
(六)准备接待材料和工作
1. 参观和谈判可能用到的物品:
数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍(包括常用的付款方式,生产周期等),产品册子,易于携带的小样品,色板,计算器,尺,笔记本,订书机,图册还有针对性的报价单。
公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌, 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访,并在客户到达时提前在LED灯牌上显示。
3. 会议室的安排,谈判资料的预备,包括企业演示文稿的准备,以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽,至少包括:企业的竞争优势,清晰的组织结构图,生产流程,企业服务标准,投诉渠道,研发队伍的实力, 历史荣誉,开发的项目介绍,实验室的参观,负责人的资力介绍, 荣誉证书,各种认证。
4. 事先准备好接机牌,公司大厅接待牌,打扫公司接待谈判室,样品卡的准备,客人感兴趣的其他产品的准备。
5. 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。
6. 客人小礼物及样品的准备。
7. 提前确定与客户谈判的三个方案,最佳方案,折中方案和妥协方案;准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
注意:有时候需要打印接待通知,下发给相关部门或工厂!
8. 对附近娱乐设施及购物休闲设施,特色旅游点等也要了解。
准备工作完成后,应查漏补缺。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆等的准备情况。
第二 接送和酒店安排
(1)如需接送,人事部行政部根据要求安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,并保证车内的必要物资准备,如:纸巾,矿泉水,打火机等。
(2)确认时间,并提前到达机场候客区,如果是新客户,要备好接待牌提示客人。
(3)接到客人后,应热情主动地自我介绍,帮助客户拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后,接待人员应尽快带领客户返回。
(4)车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的,比如问客户旅途状况,简单城市特色或者文化特点等,如果客户比较疲倦,要保持车内安静让客户短暂休息。
(5)如果客户自行驾车来到公司。接待人员要提前与客户约定好时间和下车地点,向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。当日,接待人员应提前致电来访方的联系人,询问对方位置,再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。如有需要,还应邀请出席接待的领导一同前往等候。
(6)接待人员要在车上再次征询客人的行程打算,然后再具体定订,如果有变动,要及时通知负责的后勤人员。
(7)根据接待级别和标准:
1. 一级接待:陪同人员:总经理、副总经理、总监、部门经理
总经理、副总经理、部门经理在机场、车站、公司门口迎接,提前等候于迎接地点,由对口接待人员引见介绍主宾时,在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。初次见面时,时间一般控制在3秒内。
2.二级接待:陪同人员:副总经理、总监、部门经理
副总经理、部门经理在机场、车站、公司门口迎接。
3.三级接待:相关对口的部门经理及人员
(8)如果直接将客户送到酒店,办理好入住手续后,要再跟客户确认下一步的行程安排,并按约定时间提前到酒店等候。
(9)如果是中午时段到达公司,要征询客户用餐意见,国外客户一般是简便的快餐,比如肯德基,麦当劳等,接待人员要迅速通知后勤人员安排。
(10)客人离开公司时,司机和车辆要提前5-10分钟到门口等待,客户不可出现客户等车的现象,特别是一级和二级接待,陪同人员也要到门口送行,至于到机场送行人员,视实际情况安排。
(11)如有需要后勤人员应根据情况提前为客户购买车票及机票。
第三 会谈和参观
(一)当天的准备工作
(1)由所需会谈部门配合行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果等(按接待级别和标准)摆放于接待室。根据需要制作领席签、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
(2)国外客户,最好是有国外品牌的矿泉水(如依云),咖啡、可口可乐(有些客户要求不含糖分的可口可乐),还有一些甜食(如小糖果,巧克力),特别是可以下午3、4点到公司的,如果有一些精致的小蛋糕,谈话气氛会更好。
(三)会谈
接待人员将来宾引领至会谈地点后,先进行主客之间的相互介绍。按照礼仪,应先把宾客介绍给主人,再把主人介绍给宾客。
会谈期间,接待人员应坐在出入方便的位置,根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏,如需要,委婉地提醒相关人员把握时间。
(四)会谈结束
会谈结束,接待人员应注意清理会场的工作,如回收会议资料;领导姓名座位牌;如有需要,尽快整理完成会议纪要,及时传递给与会人员。
(五)参观
根据客户的要求及公司的实际情况,可安排一些参观活动和陪同人员。
1.公司内部参观路线:展厅--试验中心--一楼楼车间--二楼车间--三楼车间--体验馆
2.如果客户有多余的时间,也可以适当安排参观地方特色的景点。
如果公司外部参观,根据具体情况决定是否需要全程陪同。如果需要陪同,应事先策划好参观路线,收集要参观景点或地区的有关信息,届时为来宾介绍。同时还要安排车辆,准备充足的饮水,还应根据天气情况准备雨伞。
注意:接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
第四 用餐和宴请
接待餐饮的主要原则为:节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好,避免铺张浪费。
(一)确定宴请规格和形式
宴请的规格,以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定,例如是采用中餐还是西餐,以酒会还是茶会方式举办等。
(二)确定宴请地点
确定宴请地点应遵循以下原则:与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应;能够充分表达对客人的敬意;同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。
接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点,用餐房间或席位,并预留余地。提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员,举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请,还需制作领导姓名座位牌,考虑桌次安排、领导排位等工作。
(三)现场布置
若较正式的宴请,工作人员应提前到场进行布置。其具体工作内容有:在餐厅门口设立欢迎指示牌,调试灯光音响等设备,如重要宴请,应布置领导致辞稿;席位的分配和摆放;领导桌座位排位。现场布置应庄重大方,可适当点缀鲜花。
(四)中餐宴请
1、点菜:接待人员应提前联系餐厅,确定菜单。同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、(名称替换)禁忌、健康状况等具体情况。点菜应量力而行,适当控制,略有盈余,用餐标准应按有关规定执行。在宴请重要客人时,可以采用分餐上菜的形式。要准备适当的酒水饮料,规模较大的宴会,酒水最好准备三种以上。
2、进餐:宴请前,主人应提前到达宴会地点迎接客人;有一定级别的客户到来后,应先将其迎进接待室休息,并安排身份相同的人员陪同,待客人到齐后,主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。接待人员坐在餐桌最靠外的位上,并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。
开餐后,接待人员应留意上菜、饭的进度,适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够,应及时加菜。
宴会一般控制在一个半小时左右为宜,最多不超过两个小时。如果在外就餐工作人员应避免当着客人面看帐或付款。
(五)自助餐
自助餐,是目前国际上所通行的一种非正式的西式宴会。自助餐具有如下几条明显的长处。
其一,可以免排座次。正规的自助餐,往往不固定用餐者的座次。这样既可免除座次排列之劳,也便于用餐者自由地进行交际。
其二,可以节省费用。自助餐多以冷食为主,不提供正餐,不提供高档的菜肴、酒水,故可节约主办者开支,并避免浪费。
其三,可以招待多人。自助餐不仅可用以款待数量较多的来宾,而且还可以较好地处理众口难调的问题。
依照惯例,自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后,作为其附属的环节,是招待来宾的项目之一,极少独立出来,因此自助餐的具体时间要受到正式公务活动的限制。
自助餐时要依从一般的西餐礼仪,还应该注意以下几个要点:
1.排队按顺序取食物;
2.每次少取;
3.要分类,不要把冷热食物同时放在一个盘子上;
4.西餐的食物先后大约是:
沙拉→开胃菜→汤→主菜→甜品→咖啡/茶。
(六)午餐
如果是会谈接近中午,可以按级别和接待标准,安排客人到公司餐厅简单用餐。国外客人可征询其意见,外购麦当劳等快餐。用餐后,可根据客人的意见安排短暂休息或者继续会谈。(公司最好能备有麦当劳和肯德基的中英文餐牌)
中午在公司餐厅用餐,要事先通知后勤人员安排。
(七)晚上娱乐
根据接待级别和标准,以及会谈的情况,在咨询客户的意见后,可适当安排一些娱乐购物等活动。特别是国外客户,一定要尊重其意见,不可强求。
第五 后续工作
后续工作务必做好.客户走后, 及时发邮件给客户, 一是问候, 二是将本次访问双方达成的共识, 或者会议记录, 备忘录发给客户, 敦促这个项目的执行。客人走后写一封感谢函感谢其来访。另将要准备的样品或待回复事宜列出并告之回复或跟办的日期。这样还有另外一个好处,若有会谈中漏记的客人还可及时指出。
附:
一、接待礼仪:
1、仪表:面容清洁,衣着得体。
2、举止:稳重端庄,从容大方。
3、言语:语气温和、礼貌文雅。
4、态度:诚恳热情,不卑不亢。
5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
8、 进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。
10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
二、乘车座次安排 三、中餐桌位置
四、会议室
接待级别及标准定义表:
级别 项目 | A级 | B级 | C级 | ||
业务员、职员级别 | 总监、部门经理级别 | 总经理、董事长级别 | |||
接待人员 | 对应部门1人 | 对应部门负责人 | 公司总经理、董事长 | ||
陪同人员 | 本部门1-2人 | 本部门1-2人 | 对应部门负责人 | ||
车辆 | 一般 | 较好 | 公司最好 | ||
接机 | 司机 | 本部门随行 | 部门经理随行 | ||
住宿 | 公司不承担住宿费 | 按实际情况 | 按实际情况 | ||
房间准备 | 入住时办理 | 入住时办理或提前 | 提前办理房卡 | ||
餐饮 | 早 | 包含房间内 | 包含房间内 | 包含房间内 | |
午 | 客人餐厅(标准规格) | 看实际情况(国内外) | 公司高规格餐厅 | ||
晚 | 按实际情况 | 按实际情况 | 不设 | ||
会议 | 公司会议室 | 公司会议室 | 公司会议室 外部会议室 | ||
参观地点 | 展厅 | 展厅,生产成品车间 体验馆 | 展厅,生产成品车间 实验室,体验馆 | ||
会议用品准备 | 资料 设备 | 纸笔、公司资料 | 日程表、纸笔、公司资料等 | 日程表、投影仪、纸笔、公司资料 | |
茶歇 用品 | 茶、咖啡、纸巾等 | 茶、咖啡、湿巾、纸巾等 | 茶、咖啡、水果、干果、饮料、湿巾、纸巾等 | ||
纪念礼品 | 50元/以内 | 100元/以内 | 200元/以内 | ||
送行 | 司机 | 本部门随行 | 部门经理随行 | ||
客户来访接待申请单
部门 信息 | 申请部门 | |||||||||
申请人 | 申请日期 | |||||||||
到达 信息 | 来访公司名称 | 到达日期 | ||||||||
航班(车,船次) | 预计离开日期 | |||||||||
出发地 | 到达地 | |||||||||
出发时间 | 预计到达时间 | |||||||||
访客 信息 | 姓名 | 性别 | 职位 | 备注 | ||||||
联系电话: | ||||||||||
接待 要求 | 接待 | 接待级别 | □ A级 □ B级 □ C级 | |||||||
迎接地点 | □ 机场 □车站 □ 其他 | |||||||||
其它要求 | □需在迎接地点欢迎□制作欢迎标志 □车型有特殊要求 | |||||||||
礼品 | 礼品类别 | □ 特产 □ 文化类 □ 工艺品类 □ 其他 | ||||||||
礼品名称 | 元/件 | 礼品总数 | ||||||||
送行 | 送到地点 | |||||||||
送到人员 | ||||||||||
费用 | 费用预算 | 费用承担(部门) | ||||||||
交流 内容 | ||||||||||
其它 要求 | □ 录像 □ 拍照 □ 翻译 □ 会议纪录 □ 其它 | |||||||||
配合部门 | ||||||||||
部门经理审批 | 签字: 日期: | |||||||||
总监、总经理、董事长审批 | 签字: 日期: |
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