你在主持会议时,两位领导相互攻击怎么办?出头当裁判不是高明之策
【以稿换稿】 作者: 佚名 来源: 官场智慧 阅读 次 【小 中 大】【收藏】
由于环境、气氛、内容、人际关系等方面的原因,领导者在主持会议时会遇到各种各样影响会议正常进行和取得良好效果的问题,其中最常见的几种“病”是会议冷场、会议争执和会议跑题。医治好这些“病”,会议才可能取得预期效果。
一、“烘热”冷场
会议上经常会出现这样的问题:会议开始了,主持人发表了简短讲话,需要与会者畅所欲言、各抒己见了,可会场内气氛却冷冷清清,很少有人发言,或根本没有人发言。这时,应根据造成冷场的不同原因,采用灵活的方式活跃会场,激活死寂的气氛。
——反复说明会议议题,耐心启发与会者发言。冷场的原因之一,可能是与会者不了解议题或对议题了解得不深刻,不知道应该如何发表意见,发表什么意见。在这种情况下,应反复说明召开这次会议的目的、召开这次会议所要解决的问题、大家应该着重讨论和研究的课题,启发大家的思维,引导大家发表意见,将会场的“冷空气”渐渐驱散,“热度”慢慢“烘”起来。
比如,发现会场冷清的原因是大家不大清楚会议的主要议题和议程,可以说,“今天我们召开这次会议的主要目的是……希望大家围绕这个问题展开热烈的讨论”,或“刚才我已经把今天这次会议的议题和议程向大家作了详细说明,请大家踊跃发表自己的观点和看法”,或“今天的会议充分发扬民主,主要由大家共同研究关于……的问题,找到解决这个问题的最佳方案。请每一个与会人员积极发挥自己的聪明才智,畅所欲言,充分发表意见”……通过反复强调和启发,人们会逐渐了解会议的意图和程序,从而把自己的认识和见解讲出来,会议气氛也就会随之热烈起来。
——减少对会议议题不感兴趣、漠不关心、持无所谓态度的人到会,并讲清会议议题的重要性及和与会者的关系。会议冷场,有不少时候是由于参加会议的人对会议所要讨论或研究的问题不感兴趣;或者是会议的议题与他没有什么关系,从而对会议结果不关心;或者认为会议议题是有关大家共同利益的事情,议成了更好,议不成对自己也无多大的妨害,从而对会议采取一种无所谓的态度。在这种情况下,应首先从会议与会人员的选定上做起。
一方面,仔细研究这次会议的议题所涉及的范围与哪些人的利益有紧密联系,与哪些人无关,将与会者的范围限定在与会议议题有关的人员身上,使每一个与会者从切身利益考虑,在会议上不能不发表意见;另一方面,反复强调议题对整体、对前途的重要性,指出议题对每一个与会者的关系所在,让人们知道这次会议对自己来说并不是一次可有可无的会议,会议的结果将对自身利益产生明显影响,从而消除对会议议题漠不关心的心理,提起积极参与会议议题讨论的热情。
——鼓励与会者大胆发言。在会场上,常有一些人属于面子比较薄、性格比较内向的类型,虽对议题有一些见解和看法,但对见解和看法正确性和价值大小的自信心不足,恐怕讲出来让人感到认识浅薄.招致嘲笑,从而闷闷地坐在那里,一言不发,同时又不断窥视会会议主持人,希望能指名让他发言。
对这类人,要及时发现,及时给予适当鼓励,点名请他发表自己的看法,并在他发言时表现出浓厚的兴趣,适时适度地点点头,或作其他肯定的示意,以增大他发言的胆量。俗话说,“万事开头难。”一个人开了头,其他人就会紧接着讲起来,会场气氛也就热烈起来了。
——给持不同意见者发表意见的机会,并强调自己准备听取各种各样不同的意见。有时候,冷场是由于有些人感到自己意见孤立,或者对主持人有这种那种的立情绪,人为地造成冷场。在这种情况下,不要对他们采用训斥或责令其发表意见的做法,那样只会激化矛盾,使其他人的发言热情也为之下降。
正确的方法,应该是寻找或创造一些机会让他们畅所欲言。可以对自己的不足和缺点进行自我批评,把与其他人矛盾和冲突的责任多一点揽在自己身上,并可以公开表示欢迎种种不同的意见,甚至与自己观点完全对立的看法;有时候也可以直接指名让其发言,以显示对他们意见的重视和尊重,消除或减少他们的成见,使之敞开胸襟,把观点和看法亮出来。一般情况下,这些人不说则已,而一说起来便不可收,其中虽可能有一些过激的观点或言辞,但对整个会议冷场的打破是非常有益的。
——讲明政策,消除与会者怕抓辫子、打棍子的顾虑。有些人由于自身性格、处世哲学或经历的原因,养成了一种谨小慎微的习惯,不大喜欢在公开场合发表意见,恐怕言多有失,被抓住辫子,日后穿“小鞋”。
对这些人,应及时亮明政策,可以说,“今天这次会议请大家广开言路,畅所欲言,不必有什么框框架架,说错了也不要紧”;“今天这次会议上大家可以就一些问题展开广泛的讨论,会议只将会议的最后决议记录在案,对中间的讨论不作记录”。这样,可以使之消除顾虑,大胆亮明观点,会议也就不会“冷”了。
当然,上述一系列措施卓见成效的前提,是领导者自己要善谈、善诱、善启,不要一见“冷场”就惊慌失措,就乱了方寸,就手忙脚乱。一方面,对会议出现“冷场”要有思想准备,认识到这是一种正常的现象,并没有什么可怕的;另一方面,又要充分认识会议“冷场”的危害,从会议成败的高度注意处理这个问题。而更为重要的,是要认真分析和寻找造成“冷场”的原因,据实采取准确而有效的处理方法,根据“病因”对“症”下“药”,不能采用“八股”式的方法,无论头痛脚痛,都用“脚癣一次净”。
二、“调和”争执
会议上,与会者因思想不统一、观点不一致、看法不相同而发生争执、争吵的情况并不是个别的,有时甚至还会大动肝火。这时,会议正常的秩序不见了,正常的议题议不下去了,很容易将会议弄得不欢而散,很可能还会给与会者日后的关系带来不利影响。因此,对会议上出现的争执苗头必须尽早发现,及时处理,尽量不要让其燃成“战火”。如果一时不慎让争执产生了,就要尽快采取得力措施加以化解,把会议重新推入正常运行轨道。
会议出现争执的原因多种多样,表现形式也多种多样,化解起来不能“以不变应万变”,而必须因“争”制宜,什么钥匙开什么锁,灵活机动:若争执系有人偷换论题所致,可首先肯定双方各自的正确之处,然后分别指出他们逻辑上的错误,让双方口服心服,自然而然地化解争执;若争执系有人借会场发泄对对方的不满和怨恨而导致相互攻击,没有必要当场为其判个你黑他白,首先应严厉制止无谓争吵,或者用目光、手势示意,或者直接以语言制止,或者暗示有威信的第三者出面调停,先让他们闭上“尊口”;若自己不小心成了争执的一方,应表现出襟怀大度,主动避开争执的话题,对不同意见日后再议,同时可以利用自己主持人的身分限制对方发言,并承诺会后与其个别交换意见。
需要强调的是,在会议出现争执时,要尽可能地处于超脱局面,处身局外。一不要有意无意地站在某一方的立场上,当场对另一方的观点进行驳斥和否定;二不要左右逢源,不判你是我非,而要对双方的观点和理由进行客观评说;三不要参与争执,一旦发现有可能被牵入,就要及时退出。同时,对会场上的争执必须严厉制止,对一些屡制不止的争论、吵闹者,不妨采取强硬措施。
三、“牵回”跑题
会议有时会出现偏离会议议题的“跑题”现象。“跑题”意味着舍弃了“正题”而转向了一些无谓的“邪题”,大家可能对其谈得津津有味,但与会议的主题没有任何关系,从而不会产生任何好的效果。所以,应像防止瘟疫一样防止会议跑题。如果发现会议离了题,绝不能听之任之,甚至加入进去阐述自己在那方面的“高见”,必须采取果断措施,及时将跑了的题召回来。如何将题拉回才能既不影响会议气氛又能“书归正传”呢?
——发现题离了“正路”,不必直接点出,硬生生拉回到正题上,可以有意识地加入到这个离了题的讨论中去,适时插入一句转折的话,使讨论顺势回到正题。
比如,在讨论本单位的下一步工作时,发现讨论偏离了方向,跑到了当前国际热点问题上去了,不妨与谈兴正浓的人谈几句相关的问题,随后说:“当前的国际形势确实令人捉摸不透。那么,在这风云多变的国际环境中,我们有必要增强紧迫感和事业心。下面,还是让我们就我们单位的工作计划问题进行讨论吧。”
——针对“岔题”中的某些问题提出新的议题,让与会者沿着这个新的“正题”讨论下去。比如,在研究本单位的工作时,如果讨论跑到了其他热点问题,难以控制时,可以说:“这个问题确实是一个十分重要的问题,需要社会各界引起高度重视。人口多了,必然会造成就业的压力,出现大量的失业现象。即使不出现失业,也会使一些单位人员过多,办事效率下降。我们单位也存在这样的问题。大家议论议论,我们单位的富余人员应该如何安排?”
——对一些跑得“离谱”的题,如果感到确实没有办法委婉地拉回来,那就干脆直接拉回,“书归正传”。
——对有意表现自己而夸夸其谈,且谈得丝毫不着边际的与会者,对其离题议论可以用礼貌的方式加以制止,如用眼睛直直地盯住他,或略略摇头表示有点厌烦,使之自觉停止侈谈。
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