浅谈如何发挥办公室的整体功能

办公室的整体功能主要包括参谋、管理、协调服务和办文办事办会等,那么这些功能如何相互配合、相互作用，在企业的整体工作中产生作用和影响?本文谈一点粗浅认识。

一、抓好素质工程建设是发挥整体功能的基础和支点

办公室是企业工作中一个综合性很强的核心要害部门，是承上启下、联系左右、协调内外的枢纽，其整体工作水工作质量和工作效率的高低，取决于科室人员的素质状况。具备了高素质，才能保证工作的高标准、高水平、高质量，才能有益于整体功能的充分发挥。

(一)深入学习实践科学发展观，提高思想政治素质

深入学习实践科学发展观，并贯彻于办公室工作的始终，是办公室自身建设的首要任务，更是充分发挥整体功能的根本保证。办公室的地位和性质，决定了办公室必须做深入学习实践科学发展观的表率，必须把思想政治素质作为第一素质来抓，才能有力地推动办公室的各项工作，使办公室在更高的层次上发挥好作用。

(二)积极更新知识结构，培养复合型人才

科学研究表明，人类在最近30年所得的知识等于过去两千年之总和，而未来若干年内科技知识还会在许多领域出现更为惊人的突破。在当今知识经济时代，办公室工作所涉及的知识领域在急剧拓宽，企业领导对办公室的要求也在不断提高，我们必须充分认识知识经济时代对个人素质的挑战，努力培养新型的学习意识和态度，树立终身学习的观念，积极打造学习型办公室，不断加快知识更新。应系统学习并掌握社会科学、自然科学、心理学以及系统论、信息论、公共关系学、行政管理学、经济学和本企业的专业知识，会使用计算机等办公自动化设备，实现丰富的知识储备，形成与办公室工作相适应的最佳知识结构，成为知识复合型人才和“多面手”，才能更好地适应新形势下干好办公室工作的需要。

(三)加强业务技能培养，提高专业水平

办公室工作具有很强的专业性，牵扯面也很广，如信息工作、督察工作、文稿起草工作等等。办公室应通过组织培训、考察研讨、交流等方式，使科室人员在学习实践中不断提高自身业务能力和素质;办公室成员要通过向书本学习、向各级领导学习、互相学习取长补短和在实践中加强锻炼等方法，努力提高六种能力，即处理事务的辩证思维能力、较强的综合协调能力、观察和预测能力、分析和决断能力、写作和表达能力、掌握和运用现代科技知识能力，做到提笔能写、开口能讲、有事能办、多谋善行、一专多能，以过硬的本领和娴熟的技能，成为业务上的行家里手。

二、优化人员配置是发挥整体功能的关键

群体结构的优劣直接关系和影响着办公室整体工作效率的高低，关系着办公室整体功能的强化和完善。作为企业的重要职能部门，在办公室人员的配置上必须坚持有利促进、推动和保证整体功能充分发挥的原则，严格执行选人的原则、标准、方法，有效地保证用人质量，使办公室群体结构严密合理，战斗力强。

(一)合理搭配，科学组合

根据办公室的工作性质和特点，合理的办公室人才构成应包括四个方面的类型，即文秘型人才、事务型人才、管理型人才、技术型人才，并按科室定员形成合理的比例。因此，在办公室人员的配备上，应注重知识结构、专业结构、智力结构、性别结构、来源结构、资历结构，应在全面考察的基础上精心挑选，做到拟进人员与现有人员互为补充，合理搭配，逐步形成合理结构。要针对当前文字人员少、文字水平不高、文字秘书后备不足的普遍问题，注意选调文字水平基础较好，有发展潜力的人员充实到办公室来。

(二)引入竞争机制，确保用人质量

在办公室人员的配备上，应引入竞争机制，创造平等竞争、择优用人的良好环境，真正把具有真才实学的人充实到办公室来。特别是在国有企业纷纷实行减人增效、压缩机关定员的条件下，更要通过竞争择优上岗，使全员整体素质始终保持在较高的水平。可通过组织人事部门紧密配合，科学设置岗位、核定人员，按照德才兼备的标准，从政治素质、道德素养、能力素养、心理素养身体素养等方面进行严格的考试与考核，从中优化人选，择优录用，并实行半年左右的试用期，合格后按期调进。

(三)注重培养提高，做到人尽其才

办公室要善于用人，大胆使用，做到知人善任，用人之长，扬长避短，充分发挥每个人的聪明才智，形成合力推动整体功能上台阶。对业务素质高低不同的人员，可根据工作任务要求合理地组织使用，既发挥骨干的作用，又使新手得到培养和提高。同时，办公室既要聚集人才，始终保持一定数量的工作骨干，又要培养和输送人才，保留骨干和适当流动都是形成合理人才结构的需要，只有在相对稳定的基础上又合理流动，才能保持整体活力。

三、发挥整体功能的主要途径和方法

办公室应从实际出发，突出重点，把握全局，充分认识改革新新形势下做好办公室工作的重要性，努力适应新形势和新任务的新要求，采用切合实际的科学操作方法，引导和依靠全体工作人员，树立和强化整体意识，增强责任感、紧迫感和使命感，不断拓宽工作领域，全面提高办公室工作水平。

(一)建立务实高效的工作机制

办公室工作跨度大、环节多、涉及面广、协调性强，特别需要健全的制度来保证。要把实行制度化、规范化、科学化管理作为改进工作的重要一环，作为一项必不可少的基础性建设来抓，从建立和完善各项工作程序、标准、规范入手，进一步理顺内部关系，形成统一协调的工作次序，特别是要实行严格科学的岗位责任制，建立公正、合理、严格的考核制度，实行制度完善、规范有序、运转高效的工作运行机制。要提高对办公室自身工作规律性的认识，对各个岗位的职责任务、目标要求、工作程序、考核标准、奖惩办法等做出明确具体的规定，各项工作制度和工作程序必须严格、具体、可操作性强，便于实施、检查和考核，实现办公室工作由经验管理向制度管理转变。

(二)开拓创新，创造性地开展工作

创新是办公室工作的基础，不创新就很难干好工作。要根据国企改革的新形势、新任务，树立勇于创新的思想观念，保持开拓进取的精神状态，善于运用创造性思维，按照建立现代企业制度的要求，不断探索办公室工作的新思路，新办法和新经验，以更加开阔的视野、更加敏捷的思维、更加审慎的态度，更加扎实的作风，努力开拓办公室工作的新局面。在日常工作中，每办理一份文件、安排一次会议、受理一个问题、协调一件事情，都有可能遇到意想不到的情况，既要按照制度办理，又不能简单的恪守成规，要从单凭经验转变为科学管理，从被动服务转变为主动超前服务，努力克服一般化的工作方法，积极转变观念，打破旧的思维定势，在思路创新、方法创新、工作创新上下协夫，不断创造灵活多样、丰富多彩，行之有效的工作方法，卓有成效的抓好落实，促进企业发展。

(三)强化职能意识当挥职能作用

办公室为充分发挥整体功能，必须认真把握工作重点，发挥好职能作用。

一是在综合协调上下功夫。办公室是企业管理和生产经营的桥梁和纽带，抓好事前协调、事中协调和事后协调三个环节，保证部门之间、工作之间的有机联系、合理衔接。

二是在督查工作上花力气。督促检查是办公室的一项重要工作，应进一步规范督查运行机制，强化督查手段，及时主动地进行督促检查，保证企业重大决策和工作部署不打折扣地得到贯彻落实。

三是在信息工作上抓精品。要围绕企业生产经营等工作情况，把握信息的准确性、及时性、指导性和特色性，及时、准确、客观的反馈信息，特别是要善于挖掘和综合处理高层次、有深度、主题重大、材料新鲜、客观决策参考性较强的精品信息，更好的为领导决策服务。

四是在办文办事办会上用心思。办文、办会、办事是办公室的主要工作，哪一个环节出了差错都会造成严重后果。因此，要在提高办会质量、办事效率和办文水平上多动脑筋狠下功夫，公文制发要把好政策关、内容关、法律关、文字关;每安排一次会议，受理一个问题，从拟定预案到前期准备、组织团体调、现场服务和事后落实，要考虑周到，安排妥当，不出差错，保证及时、准确、高效。

五是向办公室自动化要效率。为适应信息社会和领导工作高效率、快节奏和需要，必须加快办公室自动化建设，以减轻办公室人员的劳动强度，提高工作效率。

■中原油田供热管理处办公室主任 李晓军

■重庆邮电大学移通学院大四学生 李世睿

【来源：河南秘书网】