浅谈如何做好企业文字秘书工作

在现代企业中，文字工作无时不在，作为秘书多项职能中的首要工作，看似寻常却是至关重要，想做好这寻常而又重要的工作绝非易事，但也并非高不可攀。它需要文秘人员从多方面下手，全面提高自己的整体能力。

一、加强理论学习，在“深”字上下功夫

作为一个文字工作者，尤其是服务国有企业领导干部的文字秘书，必须具有较高的政治理论素养和深厚的总结提炼能力，具备较强的政治鉴别力和政治敏锐性，能够通过现象看到本质，并能够举一反三与企业自身工作相联系，正确认识企业发展现实中各种各样的事物。否则，看问题就有可能浅显敝陋，甚至会出现观点上的错误。所以，加强理论修养，提高政策水平就成为文秘人员一种很现实的自觉性的要求。文秘人员除了要在熟悉马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的基础上，更要掌握指导我们当前各项工作的大政方针，做到紧跟形势，与时俱进。只有这样才能高瞻远瞩，在纷繁复杂的事物中明事理辨是非，才能真正使自己的文字材料有“道”，具有针对性和实践意义。

二、注重资料收集，在“博”字上下功夫

厚积才能薄发。文字秘书平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物、与时俱进，不至于单调枯燥、言之无味、陈旧老套。当然，理论学习也是一种收集、积累，但光靠学习来积累还不够，还要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一样，点滴收集，广采博取。

首先，要注重针对性。尤其要细心留意，仔细观察本行业、本企业的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态，从而把握事件的前因后果、来龙去脉。要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合、各种载体，留意收集领导的讲话、指示、发言，紧跟领导思路，把握领导意图，了解领导用语风格，从而总结提炼出对工作有指导意义的观点和看法。其次，要有层面性。要有针对性的为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。其次，要有灵活性。收集素材是一项非常繁琐的工作，要想收集到全面、有价值的素材，必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。对报刊、杂志上看到的有价值的案例分析、有独特见解的新颖观点，特别是领导强调需要注意和学习的重点事件，可以复印或剪贴下来，列出条目、标注出处，以备参考。

三、关注企业发展，在“思”字上下功夫

作为企业的文字秘书，特别是在为领导撰写的讲话和报告上，必须要使自己的文字能够反映企业的发展状况、存在的问题、下一步发展所要注意的问题和工作重点。这就要求文秘工作者必须紧跟企业发展，并站在领导的高度考虑企业发展。一是要以企业主要领导考虑的问题为课题，使材料真正为领导所需。企业秘书要通过董事会、总经理办公会、安全办公会、党政联席会、生产调度会和其它表现领导思维的媒介，分析掌握他们的工作思路，了解他们最关心、最敏感的问题，分析企业的发展方向和发展思路，并最终在自己的文字材料中得以体现，满足领导的需要。二是要积极参与企业安全生产、经营管理、企业改革等专业会议，更加全面把握企业发展脉搏，并围绕企业工作中的重点难点，深入调查研究，在相应的问题材料中提出，为领导决策服务。三是要紧密围绕企业发展实际积极思考，要把所学所知的理论知识与企业发展过程中的一些典型案例相结合，认真分析思考，大胆的提出超前见解，虽然可能因为理论水平和思路的问题，有些思考不成熟，但是通过思维的创造性为领导提供一定的启发，进而形成系统的创新思路，指导下一步工作，推动本企业的发展。

四、以领导为中心，在“高”字上下功夫

企业的秘书工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的，文字秘书更是如此，要摸准领导思想脉搏，并发挥主观能动性，使写出的材料切中主题、让领导满意。这就需要学做“关门领导”，换位思考，以领导的高度去领会。领导讲话稿是为领导写的，也要由领导去讲。领导想讲什么，秘书怎样知道?面对领导交代写作任务的只言片语，很多文秘人员无所适从。实践中，我们觉得及时换位思考是深刻领会写作意图，迅速进入写作状态，提高文稿质量的有效方法。这里说的换位思考是指秘书人员写作前要调整心态，从思想上努力将自己摆在领导的位置，尝试做“关门领导”。站在领导的高度，就要注意研究上级的政策，了解本部门、本行业的工作情况，通盘考虑全局性的工作进展状态。在此基础上，提出做好工作的方略和措施。思想上真正进入了领导状态，就与领导坐在了一条板凳上，领导在想什么?哪些工作需要加强?什么措施最得力?思路豁然开朗，就容易产生与领导不谋而合的功效，这样写出的讲话稿定位准确，才“像”领导讲话。在写作的过程中，一是遵循领导意图，而不拘泥于领导。在文稿的起草过程中，要坚持遵循与超越的原则，就是要遵循领导写作意图，尊重领导意见，而不拘泥于领导个人，要充分发挥主观能动性，创造性地进行写作。二是主动思考，不因循守旧。要善于挖掘领导思想的深刻内涵和闪光点，积极探索解决问题的办法和策略，将领导的理念落实到实际工作中。三是勇于创新，不固步自封。文秘人员对领导意图的落实过程，不是简单的执行过程，而是对领导意图的再提炼、再升华、再创造过程。通过文秘人员的创造性工作，使领导的意图更加完善、丰富和全面，更具有可操作性，更能够解决实际问题。

五、善于借助资源，在“学”字上下功夫

有比较才有差距，有借鉴才有进步。提高写作水平必须善于总结，善于和同行比较，善于向同行学习。在网络时代，各种资料更加方便的被我们所利用，对于开阔思路、搜集素材提供了便利条件，但并不是一味地拿来主义，否则势必使自己的材料文不对题，甚至南辕北辙，与企业实际背道而驰。因此作为秘书，要赋予“学”字以更丰富的内涵，要懂得学习，善于消化，善于提升，做到触类旁通，“为我所用”。一是要学习借鉴别人的思路和经验，拓宽视野，完善思路，使自己的材料更加突出重点、结构清晰。二是要与本企业实际相结合，就是要有自己的东西，有自己的语言，有自己的风格，要把本企业情况融入到材料的方方面面。三是要注意材料针对的对象，文字材料中一大部分是领导讲话，在学习借鉴过程中，要注意不同的场合有不同的受众，要适时改变领导讲话的方式、角度和口气，切实提高针对性，发挥作用。

六、加强辞章修养，在“活”字上下功夫

文秘人员的写作表达虽以平实为主，但是一篇好的综合文稿，除了结构上的缜密外.也离不开语句的流畅与活泼。通俗易懂、形象活泼的文稿让人读了听了容易接受。我们读古代的政论文，无论是《过秦论》，还是《六国论》，都气势恢宏，语句精辟独到，文学味浓，让人酣畅淋漓，是一种美的享受。然而，我们在写领导人的讲话稿时却往往又落人集自，失去灵性，洋洋洒洒十几页，没有起伏跌臂，读的人照本宣科，听的人更是左耳进右耳出。事实上好的文稿是离不开生动活泼的，它既有内容上的要求，也有形式上的要求。从内容上来说，文稿中要提出新问题，有新观点，有来自生活实际的新鲜材料，有体现与时俱进的思想，而不是翻来覆去的老一套，让人看了听了还是老调子，毫无新鲜感。从形式上来说，就是要从语言、修辞、表达方式、写作技巧等方面多下功夫，使文稿既形象生动，又不落俗套，从而达到形式和内容的统一。毛泽东同志的《反对党人股》、《湖南农民运动考察报告》等著作形象生动，让人耳熟能详。真正要使领导文稿达到较为理想的境界，在文稿结构上动脑筋，在文稿语句上下功夫是我们文秘人员不可回避的事情。

素养是秉赋与努力、才气与阅历等综合因素的结合，当一位成功的文字秘书绝非一蹴而就之事，也不是仅限于以上几个方面，还需要我们在文字的沙场上跌摔滚爬，敢于吃苦，甘于寂寞，执著追求。

【来源：河南秘书网】