改进企业文秘工作的思考

办公室是企业的窗口、桥梁和领导的“左右手”，是各部门的参谋部、协调部、后勤部、服务部，秘书人员作为办公室工作的具体组织者和实施者，其素质的高低直接影响到企业各部门工作的效能和水平。而在现实工作中，一些企业秘书人员没有得到足够的重视，多被视为附属岗位，主要从事一些服务性工作，工作积极性和主动性没有得到充分发挥，在一定程度上影响了工作效能提升。

一、企业文秘工作存在的现实问题

(一)职业定位不准。文秘人员所从事的是一项政策性、专业性、前瞻性、原则性和灵活性极强的工作，对从业人员的思想理论水平和技能素质要求很高，需较高的文字功底和协调运作能力。不少单位领导对秘书工作重视认识不够，认为文秘人员就是普通管理人员，甚而把秘书定位为舞文弄墨的“吹鼓手”、跑腿打杂的“勤杂工”、可有可无的“附属人”。因文秘人员工作繁杂琐碎而不出成绩，很难得到领导认可，待遇相对较低，发展空间小，极大地制约了秘书职能发挥和工作高效开展，降低了秘书职业的吸引力。

(二)激励机制不活。各企业文秘工作从业人员较少，没有建立合理的激励机制，工作也没有统一评价标准和依据，与其它专业技术人员工作质量没有可比性，而企业各项汇报材料撰写、日常事务协调工作又非常繁重，尽管秘书人员在工作中任劳任怨，加班加点，但在评价工作绩效时，单位领导往往忽视秘书工作的特殊性，尤其文字秘书人员工作实绩的隐形性得不到认可，使秘书人员得到的回报与他们付出的劳动代价存在很大的落差，有的甚至不如单位清闲的一般工作人员，影响了秘书的工作积极性。

(三)薪酬待遇不优。在企业内部，秘书的工资待遇往往混同与一般管理人员，尽管一些企业实行市场化、绩效工资，但在执行中并没有考虑到秘书人员的技术水平和劳动强度，有的甚至和其它勤杂人员的薪酬待遇在一个基准线上测算，加上感情化因素，使秘书人员得不到应得到的报酬，导致文秘人员思想活跃，思理压力大，畏难情绪重，难以集中精力投入工作。

(四)职业素养不足。由于认知上的偏差，企业领导普遍重视各类专业技术人才，而对文秘人员较为轻视，更换、任职较为随意，至使文秘人员职业化水平普遍较低，杂家多，专家少，缺乏相应的专业知识。一是入职门槛过低。一些秘书人员是直接从基层单位调整过来的，没有接受过系统的秘书理论教育，大多数人没有考取文秘人员相关资格证书。其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应，不是办文、办会等文秘知识欠缺，就是运用电脑、传真等现代化办公设施的能力不足。一些秘书人员表达能力较差，汇报工作时支支吾吾，有的甚至无法完整汇报。绝大部分秘书调查研究、文字综合等方面的能力有待进一步加强。部分秘书写材料怕吃苦、缺乏精益求精的敬业精神，东抄西凑，缺乏创新、缺乏深度，有的甚至文辞冗长。二是参谋助手能力不强。一些秘书人员整天忙于应付事务“邮寄包裹，扫地浇花;找人传话，接转电话”，很少有时间和精力搞调查研究，绝大多数秘书提不出可供单位领导采用的调研意见。有的片面理解秘书就是为领导服务打杂，视同于“服务生”，使得秘书工作的参谋助手作用得不到充分发挥。三是把秘书职业当事业来做的较少。文秘是专业性和服务性及强的职业，加班加点，比其它岗位较为辛苦，大多数人只是把文秘岗位当成了磨练人的临时跳板，有机会便会另谋高就，补充新人又要从头学起，协调事务，撰写材料质量受到不同程度影响。四是有效沟通不够。在一些企业文秘人员受身份所限，一般与公司主要领导直接接触的机会较少，撰写文字材料大多是通过总经理办公会等专题会议领会领导意图，其余很少有和企业领导沟通交流思想的机会，很难写出附合领导意图的高质量文字材料。此外，在信息上传下达过程中与部门领导、同事之间也缺乏有较沟通，导致执行力不到位。

二、强化企业文秘工作的必要性

一是提升企业执行力的需要。执行为决定战斗力，随着市场竞争的日益白热化，通过多种手段强化执行力建设已成为类企业强化管理提升效能的重要举措。而文秘人员不仅是企业领导安排布置日常工作的协调、服务者，同时担负着信息收集、经验总结、领导经营策略思路领会宣贯等重要工作，工作时效性和灵活性较强，如不改变对文秘人员的固有观念和管理陈旧管理模式，很难有效激发文秘人员的积极性和主动性，使企业执行力大打折扣。

二是提升办文质量的需要。文字撰写质量的高低直接反映一个企业内部职业化水平，如不深化文秘人事制度改革，健全文秘人员素质提升的长效机制，形成良好的职位晋机制，很难从根本上激发文秘人员的学习、创新热情，遏制冗长、空洞、干贬、摘抄文风的漫延，给企业文件下发，日常管理造成不良影响。

三是维护企业良好形象的需要。因工作岗位的特殊性，文秘人员经常要和来宾接触，其一举一动都代表着公司的形象，文秘人员的言谈举止，思想内涵会给来宾、客户留下的印象，往往影响到客户对公司的认知和认可。

四、改进企业文秘工作的几点建议

(一)强化文秘队伍建设。首先在组织体系上改变文秘人员现有附属岗位性质，提升文秘岗位层级，使其真正以管理者的身份参与到企业的管理工作中来，从内心真正把文秘工作当成一项事业来做，避免因人员更换频繁导致办文办会质量的大起大落现象发生。二是建立文秘后备人才选拔和准入机制。针对各基层部室、车间爱好文学、具备一定书写能力的人员定期举办文秘写作培训班，强化职业技能和政治素养培育，为选拔文秘人员打下坚实基础。三是提高准入门槛。秘书持证上岗制度，对于定员缺编的文秘岗位，要通过基层选拔、高校招聘等方式确定人选，通过相关培训取得任职职格后再行任用，从而推进秘书职业化进程，促进工作质量提升。

(二)建立正向激励机制。一是为文秘人员提供学习交流平台。二是拟定职业生涯规划，制定公平竞争的晋升激励机制。三是尽可能为文秘人员施展才华创造条件。文秘人员经过长期工作磨炼，大多已具备较强的工作和抗压能力，更具有发展潜力，企业领导者要有意识地经常给秘书人员出课题、定计划、交任务、压担子，为其成长道路搭建舞台。四是强化工作效能提升。通过实施市场化工资等方式，月度量化工作效率效能考核指标，根据业绩完成情况合理确定工资水平，真正实现多劳多得，体现文秘人员的格值所在。

(三)强化能力提升。一是实施文秘人员教育培训规划，创新培训方式，通过师带徒、走出去请进来等措施，开展多形式、多渠道、多层次的秘书人员教育培训活动，提高秘书的政治业务素质。二是拓宽学习领域。不但要学习秘书传统业务知识，还要学习政治理论、政策法规、协调处事、科技、经济、管理、现代化办公等与秘书工作有关的知识，努力提升写作能力。三是量化化技能考核。利用“手指口述”、“岗位描述”、写作水平测试等多种方式，定期测试文秘人员业务理论水平，并将测试结果纳入薪酬考核，激励文秘人员的创新进取意识，促进能力提升。四是强化沟通协作意识。畅通而有效的沟通，有利于信息在企业内部的充分流动和共享，有利于提高工作效率，有利于增强民主管理，促进生产经营决策的科学性与合理性。文秘人员要善于利用面对面交流、电话、命令、文件、会议、业务报告、内部报刊、广播、宣传栏、举办各种活动、意见箱、内部局域网等多种方式，积极与各级领导、内部成员和外部社会进行坦诚沟通，有效运用各种信息资源增进企业员工间相互交流，构建轻松的沟通环境，从而捉进工作开展。

【来源：河南秘书网】