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秘苑纵横

如何提高办公室工作

以稿换稿 】  作者:刘晓亮 陈海燕   发布:2018年02月28日   阅读:

办公室是每个机关单位必备部门,起着上传下达的枢纽作用和处理日常事务的助手作用。在脱贫攻坚的大环境下,做好办公室工作显得尤为重要,下面就借这个机会,就如何提高办公室工作与在座的各位领导、同志作个交流:

一、在创新中继承,在继承中创新

时代在进步,形势在发展,办公室的工作职责也随之发生了很大变化,工作任务越来越重,不仅要负责大量的日常工作,而且一些新开展的牵总性的工作也大都由办公室承担;领导不仅仅经验丰富,而且理论水平、知识水平都很高,同时对我们的要求越来越高;办公室的工作领域越来越宽,不仅有事关全局的大事,还有关系群众生产生活的事情,一些突发性、应急性的事情也越来越多。面对这些新变化,我们还有一些不适应。如思想观念上的不适应、知识结构上的不适应、办事效率上的不适应等,服务的“供给线”与领导的“需求线”还有一定距离。这些不适应,说明我们的工作需要创新,通过创新来激发更大的活力。办公室工作要把创新作为主攻方向。

一是创新思想观念。观念是个总开关,观念不同,出发点就会有差异,行为也大相径庭。曾经有两个鞋厂的业务员到太平洋某岛国考察市场,因为这里天热多雨,岛国的人都光着脚。甲厂的业务员给工厂发电报说,完了,这里的人都不穿鞋,鞋是卖不出去了;乙厂的业务员给工厂的电报说,太好了,这里的人们都还没有穿鞋,市场潜力太大了。双方的结论天壤之别,甲厂业务员是消极的观念,乙厂业务员是积极的观念。办公室是全党委、政府的领率机关,在观念创新上一定要走在前面,脑细胞要率先活跃起来。观念怎么创新、向哪里创新?市委办、县委办提出的“双创”就是我们努力的方向。

二是创新服务方法。由被动服务向主动服务转变,由滞后服务向超前服务转变,由常规型的服务向创新型的服务转变。我们既要注意做好当前工作,又要善于搞好超前服务;既要认真完成领导交办的事项,又要创造性地开展工作。要克服什么事都按老章程、按惯例办事的做法,善于应变求新,不断拓展工作领域,延伸工作触角,做到情况在一线掌握,措施在一线落实,问题在一线解决。

三是创新工作机制。机制很重要,机制对头,事半功倍,机制不对,事倍功半。有一个贩卖黑奴的例子:人贩子从海上向美洲贩卖黑奴,一开始是在出发地上船数人,按人付钱,船主便拼命往船上装人,航行中也根本不管黑奴的死活,结果途中黑奴病死、饿死的很多,人贩子损失惨重。后来改为在目的地上岸数人,按人付钱,船主就不得不考虑黑奴的死活,不然损失就是他的了。机制创新有两个重点,第一是完善工作流程机制。要把办公室每一项工作视为一条“生产线”,像现代企业一样建立起科学化的工作流程,进行程式化管理,链条式推进,一环扣一环,实现办文流程制度化,办会流程清晰化,办事流程规范化,确保各项工作有序衔接,高效运转。第二是完善抓落实的机制。形式主义是工作的大忌。要消除和避免形式主义,必须不断完善抓落实的工作机制。比如,如何使督查工作做得更加得力有效,如何使目标责任制管理考核更加科学公正等,都需要我们从机制上积极探索。

四是创新工作手段。在科技、信息飞速发展的今天,要求办公室了解情况、科学决策、实施领导的手段必须实现现代化。办公室作为参谋助手,必须自觉接受和运用新的科学技术手段,加快办公自动化、信息网络化、管理科学化的建设,大力提高办公室的整体效能和工作效率。

二、在被动中求主动,变被动为主动

办公室工作要围绕领导的需要转,围绕中心工作转,围绕发展大局转,一般地说,从属性、被动性比较强。比如要举办什么活动、召开什么会议、准备什么材料,都取决于领导的需要。就像打排球一样,球来了才知道是什么球路,才知道该怎么接球、怎么传球。但被动性强不等于无所作为,在被动中更要讲主动、讲能动,要主动出击,以“攻”为“守”。犹太教有个故事:有三只青蛙掉进了鲜奶桶里。第一只青蛙想:“这是神的意志。”于是它盘起腿,一动不动,静静地等待着死亡。第二只青蛙想:“这桶太深了,没有希望出去了。”于是它在绝望中慢慢死去。第三只青蛙想:“糟糕,怎么掉到桶里了,但只要我还能动,就要奋力向上跳。”第三只青蛙一直努力地跳着,一直也没有成功。但它并没有停止跳动,慢慢地,青蛙的后腿碰到了坚硬的东西,于是它奋力一跃,终于跳出了奶桶。原来,鲜奶在它的不停搅动下,变成了奶酪。第一只青蛙相信宿命,第二只青蛙毫无信念而言,第三只青蛙敢于挑战命运,永不放弃,主动出击,终于获得了成功。这个故事说明,一味被动无出路,主动一步天地宽。大家要善于在时间上争主动,在参谋上争主动,在“补位”上争主动,关键是把握好“三性”。

一是把握规律性。办公室工作是有一定规律的,常规性的工作也不少。比如,阶段性工作汇报、全年工作要点和总结、上级会议精神的学习贯彻、县委重要部署传达后要报情况、报信息,等等,这些事都是可以事前预见的。对此,不要消极等待领导安排,而应主动着手,提前介入,早做准备。

二是把握灵活性。我觉得讲求灵活性应注意做到两点,一要善于抓主要矛盾。抓工作要善于分分类,排排队,分清主次轻重,不能不加选择,眉毛胡子一把抓,其结果必然是同时追两只兔子的人,一只也不会逮到。巴莱多定律认为,在任何一组东西中,最重要的只占一小部分,约20%,其余80%都是从属的,因此又称为“二八定律”。我们在面对一大堆的工作时,运用好“二八定律”,抓住主要矛盾,工作就会做得更好。二要善于抓突破口。有个“猴子下棋”的故事:一只猴子得道成仙,很会下棋,没有人能赢得了它。国王于是下令,要天下的棋士都来与猴子下棋,赢了的奖赏,输了的杀头。结果第一批来的全输了,都被处死。又招来第二批人,很多人都认为必死无疑,但有一个人下棋时带了些桃子放在棋盘边,猴子看见桃子,馋涎欲滴,心不在焉,结果稀里糊涂就输了棋。这位下棋者能赢猴子,靠的不是棋力,关键是他抓住了猴子的弱点,找准了突破口。对领导临时交办的任务、处理应急事件和突发事件等非确定性的工作,重要的是有灵活应变能力,善于寻找并抓住工作的突破口、切入点,做到巧筹划、分清轻重缓急,巧运作、忙而不乱,巧用兵、调动各方面积极性。

三是把握前瞻性。给领导当参谋,必须要有超前意识,做到领导未谋有所谋,领导未闻有所知,领导未示有所行,把信息调研提供在党委、政府研究之前,把工作预案拟定在领导决策之前,把督促检查做在决策落实之前。只有这样,才能参得上、参得准。在为领导决策当参谋上,要打消那种认为自己水平低、见识浅、参谋不上的顾虑,增强主动性。

三、胸怀大事,做好小事

古人曰,“天下难事必作于易,天下大事必作于细”,“九层之台,起于垒土;千里之行,始于足下。”说的都是一个道理,要做大事,必先做好小事,小事做不好,大事也肯定做不成。办公室工作既有涉及到宏观的大事,也有涉及到微观的小事,大事小事,都要事事关心。小事并不小,小事办不好,就要变大事。有一个“100-1=0”的公式,是说办100 件事,如果办砸了一件事,就等于前功尽弃。要把“100-1=0”作为办公室的工作标准,力求实现“三零”的标准:即办文零毛病,办到无可挑剔;办事零失误,办到恰到好处;办会零差错,办到规范有效。

一是大事不含糊。干大事首先要会干。要善于站在全局考虑问题,不是领导者,要有领导者的思维,不是指挥者,要有指挥者的谋略,不是决策者,要有决策者的魄力。对领导交办的要事,对向上汇报的急事,都要高度重视,认真对待,努力办好;其次要敢干。无胆无识,畏首畏尾,是干不成、也干不好大事的。

二是小事不轻视。能做好简单的事就是不简单,能做好平凡的事就是不平凡。以十分的准备迎接三分的工作并非浪费,而以三分的准备面临十分的工作,却注定会带来不可逆转的失败。1930年中原大战时,阎锡山联合冯玉祥打蒋介石,本来两军商定要到河南省北部的沁阳会合,但参谋一时笔误,把“沁阳”写成了“泌阳”,泌阳在河南省南部,就因为多划了一道撇,就差出了500 多里,最终导致联军打了败仗。西方也有一个谚语,说的是断了一个马蹄钉,绊倒了马,摔伤了将军,输掉了战争,最后亡了国家。所以说,细节决定成败。一个数字、一个符号、一个字词的差错,有可能影响到党委、政府意图的理解和贯彻,甚至会造成误导;关键的人名、地名、事实差错会扭曲真相,有时甚至会造成严重的工作失误或政治事故。因此,对小事一定不能马虎。要树立“办公室工作无小事”的观念,做到不让领导交办的事项在你手中拖延,不让正在处理的事情在你手中积压,不让各种差错在你这里发生,不让办公室的形象在你这里受到影响。特别是文秘工作,更要以“语不惊人誓不休”的精神,对文稿精推细敲,千锤百炼,要有思想、有观点、有事实、有新意,力求站在领导层面高度上“够”,符合领导决策思路上“清”,体现领导意图表达上“准”。切忌空洞无物,言之乏味,“既没有错处,也没有用处”,这种东西,不是高棋,不是臭棋,而是废棋。

三是抓大不放小。对大事做到举重若轻,对小事做到举轻若重;对自己熟悉的事,胆子要大,对自己不熟悉的事,胆子要小;重要的工作想好再做,一般性的工作做好再想;熟悉的工作精心做,陌生的工作虚心做;自己的工作主动做,别人的工作配合做。

四、忠心为党,诚心为民

办公室的天职是搞好“三个服务”,即为领导服务,为基层服务,为群众服务,既有对上服务,也有对下服务,只有把对上服务与对下服务统一起来,才能使服务更到位、更有效。

一要服务好领导。我们为领导服务必须坚持高标准,体现高水平。要站到领导身边去,钻到领导心里去,走到领导前面去,把领导想做、需要做的事做到前头,在决策上当好参谋,在工作上当好助手,在生活上搞好服务,让领导腾出更多的精力和时间来抓大事、谋全局。

二要服务好基层。从大的要求讲,要通过我们对基层的服务,沟通领导与基层之间的联系,让领导了解基层的真实情况,让基层及时把握领导的决策部署。从小的方面讲,对基层的同志要平等相待,真诚相待。

三要服务好群众。做办公室工作一定要有强烈的群众观念。要耐心细致地做群众思想工作,要设身处地为群众着想,了解民声,体察民心,反映民意;

各位领导、同志们,办公室工作说起来容易,做起来难,以上也是个人的几点感受,纸上谈兵,说的不好的请大家批评指正。

谢谢大家!

【来源:作者原创】

 

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